Должностная инструкция секретаря-референта (образец заполнения) 2023

Общие сведения

Типовая должностная инструкция секретаря

Они сводятся к следующим рекомендациям, обязательным к исполнению:

— обеспечение административной деятельности начальства;

— прием и распределение корреспонденции по отделам, обработка, подготовка и отправка ответных писем, если это необходимо;

— организация делопроизводства, сбор и обработка необходимых сведений для начальства;

— прием от сотрудников разных отделов различных документов для передачи их руководству для ознакомления или подписи;

— организация планерок (совещаний) и ведения протокола этих мероприятий;

— организация закупки или собственно закупка канцелярских товаров и другой нужной продукции для обеспечения нормальной трудовой деятельности сотрудников;

— организация приема начальством сотрудников и других посетителей;

— выполнение некоторых других поручений.

Требования к знаниям

Обязанности сотрудника могут немного отличаться от представленных выше, в зависимости от его главной специализации. Но определенные знания и навыки никогда не будут лишними для человека, занимающего эту должность.

К таким знаниям относятся следующие:

— основы административного и трудового законодательства;

— основные нормы делового этикета и этики;

— основы делопроизводства;

— правила работы с различной оргтехникой, приемно-переговорной, а также вычислительной техникой;

— техника безопасности;

— охрана труда;

— основные знания по ведению деловой переписки.

СПРАВКА! Кроме вышеперечисленного, для выполнения секретарем должностных обязанностей, понадобятся знания внутренних основ работы предприятия, распорядка его работы, нормативных документов и другой важной информации

Обязанности помощника руководителя

Должность помощника руководителя является смежной с должностью секретаря, их обязанности практически ничем не отличаются. Помощник руководителя точно также осуществляет прием и передачу корреспонденции, копирует и архивирует документы, доводит до сведения ответственных лиц распоряжения директора, осуществляет делопроизводство, производит закупку необходимых товаров.

СПРАВКА! В основном секретарем может стать человек, который имеет высшее или среднее профессиональное образование. Во втором случае необходим также опыт работы по специальности не менее двух лет.

Какие предъявляются требования к должности?

Список требований по данной специальности весьма существенный, так как сразу же становится очевидным, что секретарь является прямым помощником директора, и на основании этого формируется весьма серьезная ответственность. Впрочем, все естественно зависит от того, о какой компании идет речь. Если компания является маленькой, то требования к специалисту будут минимальными – принимать звонки, следить за определенными документами, назначать встречи, варить кофе. Если же компания крупная, то секретарь-референт будет иметь более широкий круг обязанностей, но и преимуществ профессионального развития в данном случае будет весьма существенное количество:

Как правило, руководители крупных компаний стараются принимать на работу специалистов, которые имеют высшее образование по нужной специализации. На, маленьких предприятиях нередко устанавливается требование по наличию среднего образования. Сразу же скажем о том, что для многих вопрос образования не является критичным. Так как существует весьма значительное количество практических примеров, которые определяют, что работники вовсе не имеющие образования порой выполняют такие обязанности в разы лучше, чем специалисты с образованием высшего порядка. Так что, данный вопрос для многих не имеет существенного значения;
В крупных компаниях стараются принимать на работу секретарей, которые уже имеют определенный опыт работы. Все дело в том, что времени на осуществление обучающих процессов очень немного, именно по этой причине, требуется знающий и умеющий специалист. В других компаниях данный вопрос не является критичным, и на работу нередко принимают специалистов, которые вовсе не имеют опыта работы. Причем даже отсутствие опыта является предпочтительным, так как руководство считает, что лучше не переучивать человека под собственные требования, а научить делать все так, как нужно изначально;
Очень важным требованием выступает владение персональным компьютером, а также умение использования определенных программ. Причем, многие руководители в инструкцию должностного характера вносят специализированные параметры, которые касаются именно знаний четко определенного обеспечения программного типа. Так что, если для вас критичными являются определенные умения и навыки будущего сотрудника, их лучше всего описать в данном документе;
Непременно формируется указание на необходимость знаний делопроизводства. Вполне очевидным является тот факт, что секретарь-референт обязан будет осуществлять составление определенных документов и отчетности, принимать документы к рассмотрению и пр. Соответственно, указанные знания являются необходимыми, чтобы соблюдать все установленные требования по составлению той или же иной отчетной и ответственной документации;
В определенных случаях в качестве обязательных требований формируется указание на необходимость знаний иностранных языков. В тоже время, такое требование не является обязательным. Но, если компания имеет массу международных связей и контактов, и в офисе систематически появляются представители таких компаний, то возникает необходимость приема на работу специалиста, который будет иметь нужный уровень знаний для общения с такими посетителями.

В качестве дополнительных требований, к навыкам нередко указывается пунктуальность. Все дело в том, что секретарь всегда должен везде успевать, не должен задерживаться, сбор и оформление документов должен осуществлять своевременно, в установленные сроки. Обязательным условием выдвигается презентабельность. Вполне очевидно, что секретарь выступает своеобразным лицом компании, поэтому, формируется необходимость раскрытия умения хорошо выглядеть. Непременно отмечается, что специалист данного формата должен быть организованным. Нередко в крупных компаниях требуется секретарь, который имел бы образование в сфере управления.

Требования к специалисту прорабатываются в индивидуальном порядке. Ведь каждый руководитель ставит перед собой четкие цели, и понимает, какой именно специалист ему нужен «под рукой», чтобы выполнять те или же иные задачи. Соответственно, сразу же можно сказать со значительной уверенностью о том, что требования в инструкции могут выступать самые разнообразные, но использование шаблона позволяет определить самые важные моменты, которые непременно должны быть обозначены в документе.

Требования к этой вакансии

Хорошее знание компьютера и высокая скорость печати. Современные системы заменили прежние печатные машинки, но основные положения должностной инструкции секретаря-референта остались прежними: умение обращаться с офисной техникой и быстрота записи.
Представительный внешний вид: законом РФ запрещена любая дискриминация по расовому, половому или возрастному принципу при наборе сотрудников. Но аккуратный и опрятный внешний вид, вежливая речь и умение поддержать разговор будут вашими несомненными преимуществами.
Пунктуальность и организованность: эти качества не помешают и другим специалистам, но для секретаря являются особенно важными.
Среднее специальное образование или высшее.
Для некоторых вакансий может потребоваться и знание английского языка. Особенно внимательно к этому относятся в крупных фирмах.

Где найти работу?

Должность секретаря-референта есть практически в каждой компании. Рынок вакансий изобилует различными предложениями, среди которых можно найти вариант с подходящей доступностью и заработной платой. Но имейте в виду, что и конкуренция в этой сфере тоже высока. Чтобы получить место, нужно выделиться среди десятков остальных соискателей. Кроме того, в маленьких фирмах должностные обязанности секретаря-референта зачастую не регламентированы четко, и сотруднику приходится выполнять множество разнообразной работы. Чтобы избежать этого, выбирайте большие компании, в них обычно четко прописаны рамки ваших обязанностей. Если такой возможности у вас нет, то просто детально обговорите все обязанности, которые вам предстоит выполнять на новом месте работы.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
- законодательными актами РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- приказами (указаниями) руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
- организации работы с документами, составления документации;
- организации управленческого труда;
- применение средств вычислительной и организационной техники;
- перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
- культуры труда и служебной этики;
- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Общие положения секретаря — референта в 2018

В общепринятом понимании, секретарь-референт — это офисный работник, помощник руководителя, чья работа основана на нормах, закрепленных в уставных документах, в том числе и должностной инструкции. Он числится в штате сотрудников, а соответственно, имеет свои права и обязанности, функции, требующие добросовестного выполнения, несет ответственность в полной мере за не исполнение прямых обязанностей.

Прежде всего, нужно отметить, что принимает его на работу, непосредственно директор, которому он в дальнейшем и подчиняется

Отбирая кандидатов на эту должность, руководитель в первую очередь, акцентирует внимание на уровень образования и стаж работы. Если же стаж на некоторых предприятиях не столь важен, то образование у поступающего на работу должно быть высшее или среднее специальное. Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов

Лучше всего иметь на руках свидетельство о прохождении курсов.

Секретарь — референт – это офисный труженик, а значит, работает с документацией, компьютерными программами, личными делами сотрудников. Кроме того, он должен обладать навыками перевода с иностранных текстов

Это очень важно для работы, потому что в большинстве случаев приходится иметь дело с партнерами — иностранцами, особенно это приемлемо для больших фирм. Иметь достаточно широкое понятие финансовой и хозяйственной деятельности предприятия. Быть подготовленным к решению организационных вопросов

Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок

Быть подготовленным к решению организационных вопросов. Владеть и правильно распоряжаться информацией доносить ее до персонала в неискаженном виде. Пройти инструктаж по технике безопасности. Быть вежливым и добросовестно исполнять поручения и приказы, точно и в установленный срок.

Должностные функции секретаря — референта – должностные обязанности

Секретарь — референт имеет доступ ко всей документации, чтобы правильно информировать сотрудников и партнеров, при возникновении у них каких-либо вопросов и предложений. Присутствие его на совещаниях обязательно, потому что одной из главных функций — является осуществление записей всего совещательного процесса.

Если на предприятии отсутствует кадровая служба – эта работа возлагается на секретаря. Следовательно, он может оформлять приказы, касающиеся личного состава, вести личные дела сотрудников, табеля учета рабочего времени, а также выдавать персоналу справки качающиеся их зарплаты и стажа.

Еще одной обязанностью секретаря-референта является проверка поступающей документации, перед тем как она попадает на подпись к руководителю. При поступлении документа, он должен проверить правильность его оформления, исключить наличие ошибок в подсчетах и заполнении, проследить, чтоб он был вовремя подписан, а также правильно хранился.По итогам года все документы подвергаются проверке, по результатам которой некоторые попадают в архив или подвергаются утилизации.

Прием телефонных звонков, факсов, телеграмм, выполнение копирования и сканирования тоже прерогатива помощника директора.

На что имеет право секретарь — референт?

В ходе рабочего процесса может сложиться ситуация, в необходимости наличия документа, который хранится у партнеров или в других организациях, секретариат имеет право направить запрос о необходимости предоставления бумаг, а в случае их несвоевременного доставления, наличия недочетов или ошибок — дать объяснение руководителю и с его согласия или по приказу направить документацию на доработку.

Секретарю разрешено запрашивать материалы, необходимые для исполнения распоряжений, а также рассматривать и перенаправлять документацию до места использования, требовать доработки документов, если в них имеются какие-либо недочеты и ошибки, а также визировать их в рамках своей компетенции.

Если произошли какие-то задержки в выполнении поручений руководства, сотрудник имеет право дать объяснения по поводу сложившейся ситуации. Ему позволительно работать с конфиденциальными документами. Кроме того, сотрудник вправе требовать от директора предоставления нормальных условий для осуществления труда, правильно оборудованного и хорошо освещенного рабочего места и места хранения бумаг. Прежде, чем попасть на стол начальника вся документация обрабатывается секретарем, чтобы избежать недочетов и ошибок. Секретариат может предлагать директору усовершенствование форм внутренней документации.

Что гласит инструкция, составленная для секретаря-референта

Общие положения ее содержат название организации, указывают на непосредственное начальство и называют того, кому предстоит замещать секретаря в случае его отсутствия. Там же вы найдете требования, предъявляемые к стажу и квалификации работника, и перечень всех необходимых для работы документов (правил, ГОСТов, кодексов и нормативных актов).

Функции, возлагаемые на секретаря, приводятся во втором (одноименном) разделе. Сюда входит обязанность готовить нужные документы согласно указаниям руководства, регистрировать, принимать и отправлять корреспонденцию, организовывать и контролировать работу приемной, вести документарное делопроизводство и многое другое.

Более подробно его деятельность расписана в следующем разделе — «Должностные обязанности секретаря». Речь идет о сохранности и учете корреспонденции, выдаче справок относительно различной зарегистрированной документации, организации и подготовке служебных совещаний, копировании и распечатке, записи сообщений для начальства, оставленных в его отсутствие и информировании его о них, обеспечении офиса компании необходимыми канцпринадлежностями.

В каждой организации обязанности секретаря могут иметь свои особенности в зависимости от специфики работы. Его должность может звучать как «секретарь-делопроизводитель», что подразумевает расширение круга основных обязанностей.

Отличия обычного секретаря от референта

С каждым годом помощник руководителя получает ценный опыт от трудовой деятельности. Более эффективные и коммуникабельные работники не стоят на месте, а стараются продвигаться по карьерной лестнице. Сегодня мы разберём должность специалиста, который имеет более широкий круг обязанностей, чем обычный секретарь.

Референт это кто?

Высшая квалификация у помощника начальника. С этой должностью служащий должен одновременно вести общение по телефону и выполнять основную техническую работу секретаря с дополнительными обязанностями. Для того, чтобы получать большую заработную плату и быть уважаемым референтом с имиджем, работник должен иметь как минимум одно любое высшее образование, иностранный язык и опыт работы в определенной компании. Должностные обязанности соответственно повышаются, из-за дополнительных полномочий.

Чтобы понять, что делает секретарь референт, можно просмотреть список его расширенных обязанностей:

введение деловых переговоров по телефону;
консультирование клиентов и ответы на их вопросы;
принятие самостоятельных решений, когда начальника нет на месте;
переговоры с обычными и иностранными партнерами;
подготовка бумаги и различной корреспонденции.

Медицинские противопоказания к работе

Должностные обязанности секретаря-референта предполагают наличие хорошо поставленной речи и психологической устойчивости к стрессам, обусловленных рабочей обстановкой. Этим объясняется ряд заболеваний, при которых не рекомендуется трудоустраиваться на должность помощника руководителя. Расстройства нервной системы, заболеваний внутренних органов, проявляющиеся в раздражительности, не способствуют обеспечению нормальной рабочей обстановки. Сердечно-сосудистые заболевания могут усугубиться в процессе выполнения обязательств, поскольку должность предполагает выполнение работы, в основном, сидя за столом. Дефект речи и явные физические недостатки не будут способствовать поддержанию рейтинга компании.

Обязанности секретаря-референта

Обязанности секретаря включают в себя, как правило, организационную работу, работу по сбору и распространению информации среди сотрудников по оформлению, хранению, систематизации документов, выполнению поручений руководства и т. д.

В зависимости от того, какой деятельностью занимается компания, в обязанности этого сотрудника может вменяться:

ведение деловой переписки;
работа с архивом;
своевременная передача документов между структурными подразделениями организации и конкретными исполнителями;
оформление приказов руководителя;
организация рабочего времени руководителя;
осуществление посреднических функций при работе с иностранными партнерами (в т. ч. перевод устной речи и документов).

На многих предприятиях к обязанностям секретаря относится также ведение кадрового учета. Правда, работа с кадровыми документами требует определенных знаний и навыков, поэтому это можно назвать необязательной частью полномочий секретаря. Под кадровым учетом здесь следует понимать не только оформление приема или увольнения работников, но и ведение табелей учета рабочего времени, формирование личных дел сотрудников, подготовку трудовых договоров и ведение их реестра, оформление документов для командировок, работу с листками нетрудоспособности и так далее.

В небольших компаниях к должностным обязанностям секретаря иногда относят работу в сфере охраны труда и пожарной безопасности. При этом на него возлагаются обязанности:

по проведению вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте (первичных, внеплановых, повторных);
инструктированию работников по пожарной безопасности;
проведению тренировок по действиям работников предприятия в случае чрезвычайных ситуаций.

Также секретарь принимает участие в расследовании несчастных случаев на производстве, подготавливает и сдает документы, касающиеся охраны труда и безопасности.

Помимо вышеперечисленного на секретаря могут возлагаться обязанности по снабжению аппарата управления или непосредственного руководителя расходными материалами. К этой категории можно отнести организацию поставок питьевой воды, обеспечение канцелярскими принадлежностями, контроль за исправностью офисной техники, своевременную организацию ее замены и т. п.

Если в компании принято организовывать деловые встречи, переговоры (в т. ч. в виде различных деловых обедов), либо устраивать кофе-брейки, обязанности по их проведению обычно также возлагаются на секретаря.

Как самостоятельно составить инструкцию должностного формата?

На самом деле процесс составления инструкции такого формата не является сложным. Есть масса шаблонов, которые вы можете использовать в качестве основы составления всех разделов. Изначально следует определить все требования, которые будут сформированы по отношению к будущим специалистам, которых вы собираетесь принять на работу. Впоследствии, обязательно укажите те знания и навыки, которыми должен обладать соискатель. Произведите перечисление всех обязанностей. Также укажите, какими именно полномочиями, вы готовы наделить своего специалиста. Причем тут нужно описывать все крайне детально, чтобы в дальнейшем не возникало никакой путаницы и никаких проблем. Ответственность также должна быть зафиксирована документом.

После того, как вы примите решение принять на работу специалиста, ему под роспись выдается инструкция должностного порядка. По сути, вы сразу же моментально осуществляете процесс знакомства специалиста с его прямыми обязанностями, а также ставите перед ним четко определенные цели. Также следует отметить, что инструкция не является стандартной, она может быть изменена в зависимости от ваших индивидуальных взглядов и понятий, в зависимости от того, какие именно обязанности, по вашему мнению, должен выполнять данный специалист на вашем предприятии. Рекомендуем вам также просмотреть интересное видео, раскрывающее особенности данной профессии.

Обязанности секретаря-референта

Среди народа ходит немало шуток и поговорок про секретарей. Но, несмотря на их плохую репутацию, должностных обязанностей у секретаря-референта очень много. Если вы хотите работать по этой специальности, то вам будет не обойтись без дисциплинированности, ответственности и определенных знаний. Что же входит в обязанности такого сотрудника?

Ведение делопроизводства: на плечи женщин ложится нелегкая задача скрупулезно проверять все бумаги и содержать их в порядке. Помощь может понадобиться всем сотрудникам компании, и, как правило, в больших фирмах на должность секретаря-референта набирают несколько человек.
Организация совещаний, поездок, встреч: секретарь всегда должен быть в курсе всех новостей и держать руку на пульсе. Он не только обычно согласовывает рабочий график руководства, но и занимается подготовкой командировок и деловых встреч.
Прием телефонных звонков: в систему непосредственных обязанностей сотрудника входит общение с клиентами, партнерами и другими людьми.
Прием посетителей: представительный внешний вид очень важен для данной профессии, поскольку зачастую первый человек, которого видят в компании, это секретарь.
Заказ канцтоваров и другое жизнеобеспечение офиса.
Выполнение просьб руководства. В некоторых компаниях именно эта статья занимает большую часть рабочего времени. Поэтому, устраиваясь на работу, нужно сразу четко обговорить с будущим начальником рамки ваших обязанностей.

Как можно заметить, ответственность у секретаря-референта довольно высокая. И список требований тоже внушает трепет. Какими качествами должен обладать секретарь для того, чтобы его взяли на работу?

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

требуемый уровень образования;
социальный статус;
престижность профессии;
оплата труда;
перспективы профессионального роста.

специалист;
или руководителям среднего и низшего звена.

ВАЖНО! Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Должностная инструкция секретаря-референта

Основной должностной обязанностью секретаря-референта является организационное обеспечение нормальных условий труда руководителю субъекта хозяйствования. Для ее реализации специалист должен заниматься:

Делопроизводством, в которое входит оформление и регистрация внутренней документации, а также обработка корреспонденции.
Планированием рабочего времени директора.
Приемом посетителей.
Подготовкой документации для ознакомления и изучения специалистами по распоряжению руководителя.
Составлением докладов и протоколированием совещаний.
Приемом документации на подпись.
Ведением телефонных переговоров, а также учетом телефонных звонков.
Координацией взаимоотношений между представителями структурных подразделений.
Приемом и отправкой факсов.
Бронированием билетов для командирующихся сотрудников.
Решением хозяйственных вопросов, выраженных в обеспечении сотрудников канцелярскими товарами.

Обучение. Карьера. Требования

Профессия секретаря в большинстве случаев не требует высшего специального образования. Позицию референта можно занять после окончания специальных курсов. Естественно, наличие диплома вуза по специальностям, связанным с бизнес-процессами или документооборотом, будет серьезным плюсом.

Карьерная лестница секретаря-референта не изобилует большим количеством ступеней. Как правило, квалифицированные работники сотрудничают долгие годы с одним начальником. Если секретарь чувствует потребность смены обстановки или хочет улучшить условия работы (уровень заработной платы), то он может перейти в другую организацию.

>> Профессия Антикризисный менеджер. Пример резюме

Довольно часто позиция секретаря-референта рассматривается в качестве трамплина для перехода на руководящую должность. В процессе работы помощник начальника получает опыт ведения дел и переговоров. Талантливый и целеустремленный референт может использовать этот бэкграунд для получения руководящей позиции.

Для работы секретарем-референтом необходимо отлично разбираться в тонкостях бизнес-процессов и документооборота, иметь навыки работы с офисной и компьютерной техникой, уметь вести телефонные и очные переговоры

Также важно располагать особым набором личных качеств:

исполнительность;
пунктуальность;
организованность;
опрятный внешний вид;
хорошо поставленная речь;
ответственность.

Кто такой секретарь референт?

В зависимости от особенностей деятельности организации к данной должности предъявляются различные требования.

Корни профессии уходят во времена Древнего Рима. В переводе с латинского «secretus» означает «секрет». Именно так именовались доверенные лица при знатных вельможах. Это были исключительно мужчины.

Только в начале 19-го века эта профессия стала отождествляться с представительницами женского пола. С того времени функциональные обязанности специалиста существенно расширились. Работник должен был не только владеть пишущей машинкой и принимать входящие телефонные звонки, а быть основным помощником руководителя, организовывать документооборот, решать огромное количество организационных вопросов.

В результате появляется необходимость в выделении узкой специализации из большого объема полномочий. Так, человек занимающийся приемом и переводом телефонных звонков стал называться сотрудником на ресепшене. Тот, кто оформляет входящую и исходящую документацию – делопроизводителем.

Профессия секретаря референта продолжает совмещать в себе разнообразные функции – от офис-менеджера, до первого помощника руководителя. Работа требует наличия особенных личных качеств, таких как пунктуальность, ответственность, собранность, организованность и коммуникабельность.

Не стоит считать, что секретарь референт бесперспективная должность. Многие целеустремленные люди рассматривают ее как старт удачной карьеры. Очень часто из хороших секретарей «вырастают» топ-менеджеры и руководители второго звена.

Для чего нужна должностная инструкция

Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.

Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.

Профстандарты секретаря | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

С 1 июля 2016 года в силу вступили новые профстандарты секретаря. Об изменениях, которые за ними последуют, а также о новых обязанностях секретаря – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

что включает в себя профстандарт секретаря руководителя с 2016 года;
какие требования к секретарю предъявляются по профстандарту;
следует ли вводить пофстандарты секретаря.

С 1 июля 2016 года вступил в законную силу Федеральный закон от 02.05.2015 №122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон №122-ФЗ).

В ТК РФ начали действовать введенные Законом статьи 195.2 и 195.3. Статья 195.2 ТК РФ устанавливает порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов (далее – ПС, профстандарты), а вот статья 195.3 – порядок их применения.

Об изменениях, которые они принесут в работу секретаря, мы расскажем подробнее.

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Смысл разработки профстандартов заключается в том, что их применение к сотрудникам, занимаемым особые должности, становится обязательным. Для остальных работников применение профессиональных стандартов носит рекомендательный характер и остается на усмотрение руководителя.

Изначально планировалось введение профессиональных стандартов обязательным для государственных и муниципальных учреждений, а также для тех компаний, в которых более половины доли участия принадлежит государству.

Однако было принято решение применить профстандарты 2016 года ко всем видам организаций без исключения. Таким образом, если закон (нормативные акты, Трудовой кодекс и т.д.

) устанавливает обязательное соответствие стандартам сотрудника, то руководитель обязан их применить. Но как это отразится на сотрудниках секретариата?

Профессиональные стандарты в Российской Федерации

На данный момент Трудовой кодекс не требует строгого соответствия секретаря руководителя профессиональным стандартам.

Это означает, что в этом случае профстандарты секретаря руководителя 2016 года носят лишь рекомендательный характер.

Следовательно, каждый руководитель может сам решать, требуется ли использовать на практике профстандарты для секретаря с 2016 года. Также можно учитывать лишь некоторые разделы профессиональных стандартов.

Требования к секретарю по профстандарту

Требования, предъявляемые к секретарю руководителя, могут варьироваться в зависимости от должностных обязанностей. Согласно уровню квалификации, обозначенному в профессиональных стандартах, в полномочия секретаря входят:

деятельность под руководством с проявлением самостоятельности при решении практических задач, требующих анализа ситуации и ее изменений;

планирование собственной деятельности и/или деятельности группы работников, исходя из поставленных задач;

ответственность за решение поставленных задач или результат деятельности группы работников.

Согласно данным полномочиям должностная инструкция секретаря по профстандарту включает в себя следующие трудовые функции:

оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
формирование плана рабочего дня секретаря;
организация телефонных переговоров руководителя;
организация командировок руководителя;
организация работы с посетителями в приемной руководителя;
организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);
осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
составление и оформление организационных документов;
составление и оформление управленческой документации;
организация работы с документами;
организация текущего хранения документов в организации;
организация обработки дел для последующего хранения.

Психологическая совместимость секретаря и руководителя (Школа практической психологии)

Также профстандарты для секретаря не устанавливают наличия особых условий допуска к работе. Для работы секретарем необходимо наличие среднего специального либо неоконченного высшего образования.

Помимо этого, в профстандартах секретаря 2016 года указано, что необходим опыт практической работы.

Именно наличие опыта работы для секретаря является обязательным условием, в виду того, что планирование и организация деятельности руководителя в каждой компании по своему уникальна и во многом зависит от деятельности и направленности предприятия.

Образцы резюме

организация жизнедеятельности офиса
прием и распределение телефонных звонков
регистрация и оформление документации, подготовка деловых документов на подпись руководителю
перевод документации, в том числе и технической
работа с оргтехникой
организация переговоров, совещаний и встреч, ведение протоколов
организация встреча VIP-гостей
обеспечение комфортной и приятной рабочей обстановки

Секретарь– это лицо фирмы. Должность секретаря-референта очень ответственная. В обязанности секретаря-референта входит прием и распределение телефонных звонков, встреча посетителей. Хоть и принято считать, что должность секретаря является трамплином в карьере, но уровень образованности должен быть достаточно высоким, а вот внешний вид секретаря-референта является визитной карточкой предприятия. Обязанности секретаря могут ограничиваться лишь подачей кофе и приемом звонков, а могут и значительно расширяться до составления важнейших документов и организации отдыха руководителя и его семьи.