Как правильно написать деловое письмо. образец делового письма

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Как написать письмо о принятии предложений

Считайте радостью писать письма о принятии должности.

Устное принятие подходит для первоначального принятия позиции; однако письмо о принятии важно по нескольким причинам. Письмо официально подтверждает ваше согласие с занимаемой должностью

В этом письме у вас есть возможность повторно указать дату начала и зарплату в письме с предложением. Это также ваша возможность сообщить вашему новому работодателю, как связаться с вами в преддверии вашего первого рабочего дня, и сообщить ему, если вы будете недоступны в какой-либо момент.

Вот пример того, как ответить работодателю на приглашение на работу, то есть ответ на письмо с оффером:

Мария, добрый день! Я с радостью принимаю предложение присоединиться к вашей команде в роли редактора. Как мы обсуждали вчера в телефонном разговоре, я приступлю к работе 1 декабря. Искренне, Маргарита Шумская.

Этот вариант подходит, если все условия оффера вы уже обсудили с работодателем и достигли соглашения. Если у вас остались нерешенные вопросы, то стоит об этом спросить в ответе на предложение.

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером. Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме

Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку

В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

• Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
• Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
• Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Как написать деловое письмо на английском

Написание деловых писем на английском не самая легкая задача, особенно для тех, кто изучал английский, как иностранный. Мы на простых примерах разберемся, как правильно писать деловые письма на английском.

При написании делового письма на английском очень важно излагать информацию в нужном стиле. Необходимо всегда оставаться предельно вежливым и деликатным

Иногда лучше показаться немного консервативным, чем невежливым. Также важно формулировать предложения коротко и четко.

Каких формулировок стоит избегать:

• Сокращений
• Сленга, жаргона, даже использование идиом нежелательно
• Эмоционально окрашенных слов

Структура делового письма в английском языке

Структура делового письма на английском такая же, как и в русском, отличаются в основном только формат адреса и речевые обороты.

Контактная информация

Имя ФамилияВаш номер телефонаВаш адрес электронной почты Дата

Anna [email protected] 11, 2005

Вежливое приветствие

Если вы не знаете имя собеседника	Dear Sir – для мужчиныDear Madam – для женщины
Если знаете имя	Dear Mr John – для мужчиныDear Ms Jane – для женщины
Если у адресата есть ученое звание используйте его	Dear Dr. SnowDear Prof. Black

Завершение

Если вы не знаете имени адресата	Yours faithfully
Если знаете имя	Yours sincerely

Конструкции для разного типа писем

В зависимости от типа делового письма, следует использовать соответствующие фразы. Вот несколько примеров.

Письмо-жалоба

Я пишу, чтобы пожаловаться на…
I am writing to complain about…
Я пишу, чтобы привлечь ваше внимание к…
I am writing to draw your attention to…
Я недавно купил … в вашей компании.
I recently purchased … from your company.
Я хотел бы получить полный возврат средств.
I suggest that I get a full refund.
Я был бы признателен, если бы вы могли вернуть мне деньги.
I would be grateful if you could give me a refund
Я с нетерпением жду ответа.
I look forward to receiving a prompt reply.

Письмо-запрос

Я пишу, чтобы узнать о…	I am writing to inquire about…
Не могли бы вы предоставить мне некоторую информацию о…	Would you be kind enough to provide me with some information about…
Буду признателен, если вы поможете мне узнать…	I would appreciate if you could help me find out…
Не могли бы вы сказать мне, если…	Could you tell me whether…
Мне также было бы интересно…	I would also be interested in…

Сопроводительное письмо

Я пишу, чтобы подать заявку на должность…	I am writing to apply for the position of…
Я пишу в ответ на вашу вакансию …	I am writing in response to your advertisement…
Я особенно заинтересован в этой работе, потому что…	I am particularly interested in this job because…
Как вы можете видеть из моего резюме…	As you can see from my resume, …
В настоящее время я работаю в…	I am currently employed by…
Я стремлюсь делать карьеру в…, потому что…	I am keen to pursue a career in…, because…
Мои сильные стороны…	My main strengths are…
Если вам требуется дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.	Should you require any further information, please do not hesitate to contact me.

Письмо-извинение

Пожалуйста, примите наши извинения за…	Please accept our apologies for…
Мы искренне извиняемся за…	We sincerely apologize for…
Ошибка, видимо, была связана с…	The mistake was apparently due to…
В настоящее время мы работаем над…	We are currently working on…
Чтобы этого не случилось снова …	To prevent this from happening again, …
Мы понимаем, как вы были расстроены, когда … но, к сожалению …	We understand how upset you must have been when…, but unfortunately…

Структура деловых писем

При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

Пример написания делового письма — заключительной его части — представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

• Позицию адресата.
• Характер отношений.
• Официальность.
• Этикет.

В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «…Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)…». После этих фраз следует подпись автора.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д

Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Порядок составления

Слишком большие письма крайне редко дочитываются до конца

Как показывает практика, адресат сразу смотрит в начало и в конец, чтобы оценить важность корреспонденции. Во избежание таких случаев письма должны быть краткими с изложением только существенной информации

Структура

В целом, законом не предусмотрена единая форма документа, но есть универсальные правила, которые используются отправителями во всех видах деловых писем. Эти требования утверждены правилами ГОСТ 6.30 от 2003 года. 

Так, структура письма должна состоять из следующих элементов:

1. «Шапка» пишется в правом верхнем углу. Этот раздел должен содержать наименование компании отправителя, почтовый и электронный адрес, банковские реквизиты, ИНН отправителя.
2. Реквизиты канцелярии, которые вписываются в официальный штамп (как правило, прямоугольный) отображаемый в левой стороне страницы. Информация состоит из регистрационного номера и даты отправки документа.
3. Наименование письма, которое состоит из указания категории письма, а также детализированной информации. Например, завещание на дом от гражданина Самсонова. При этом слово «завещание» отображается на одной строчке, а оставшаяся информация – на следующей строчке документа.
4. Вступительная часть – содержит краткое описание причин направления документа, целей. Адресат должен с первых строчек понимать, зачем ему направлен этот документ.
5. Основная часть, в которой расписано подробно предложение. Вместе с тем, указываются возможные пути реализации предложенных правоотношений.
6. Итоговые предложения, содержащие дальнейшие рекомендации касательно обратной связи или сотрудничества.
7. Указание вежливых фраз, а также реквизитов отправителя.

В зависимости от категории письма, может потребоваться печать предприятия, которая ставится поверх подписи руководителя предприятия.

Стиль письма

Деловой стиль подразумевает использование только одного языка, а именно официального языка той страны, на территории которой ведется переписка. Если корреспонденция направляется в другую страну  или в филиал иностранной компании, то целесообразно использование языка той страны, представителю которой направляется письмо.

Правила стиля:

• точность;
• содержательность;
• последовательность;
• использование коротких предложений;
• исключение сложной терминологии;
• больше фактов и конкретики.

Обращение к адресату

Недопустимо использование обращения в стиле «Добрый день». Лучше применить универсальное «здравствуйте». Независимо от того, к кому обращается компания, лучше указать имя и отчество адресата. Если же это массовая рассылка, то не лишним будет указать обращение «Дорогой, клиент, читатель, получатель, покупатель». Второе слово избирается в соответствии с получателем корреспонденции.

Этикет деловой переписки

При составлении деловых писем принято придерживаться ряда правил:

Общепринятый стиль любой деловой корреспонденции (как внешней, так и внутренней) — официальный.
Грамотно составленное деловое письмо должно быть кратким, но достаточно содержательным и максимально информативным.
Важно не допускать в деловой переписке орфографических, пунктуационных и затрудняющих понимание написанного синтаксических ошибок. Перед отправкой текст официального письма стоит вдумчиво проверить.
В текстах служебных писем желательно не употреблять просторечных и не соответствующих деловому стилю общения слов.
Также в деловой корреспонденции не место витиеватым, сложным для восприятия оборотам, излишней эмоциональности

Однако перегружать рабочие письма канцеляризмами и речевыми штампами также не стоит.
Обращаться к адресатам внутренней переписки допустимо так, как это принято в компании: по фамилии, имени и отчеству, только по полному имени. При этом обращаться в деловых письмах нужно исключительно на «Вы».
При написании рабочих писем руководству и официальных деловых писем в сторонние организации и компании к имени-отчеству получателя обязательно добавляют слово «уважаемый».
В качестве приветствия недопустимы расхожие выражения: «привет», «приветствуем», «доброго здоровья», «доброго времени суток» и т. п. Фразы «доброе утро» и «добрый вечер» также не совсем уместны — адресат может читать письмо в другое время суток. Лучше всего ограничиться нейтральным «здравствуйте».
В современной официальной деловой переписке слова приветствия обычно пропускают, начиная письма непосредственно с обращения к получателю.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Категории деловой переписки

Написать деловое письмо на практике оказывается достаточно сложно, но зная ряд универсальных требований можно подготовить максимально качественное письмо. 

Деловые письма могут быть не только письменными на бумаге, но также электронными.

Таблица «Используемые виды и образцы делового письма»

Наименование	Особенности	Признаки, шаблоны	Образец
Гарантийное	Такое обращение должно содержать конкретную просьбу, но с требованием гарантии ее выполнения	Письмо должно содержать формулировку «Прошу Вас…»
Коммерческое	Это предложение компании на осуществление коммерческой деятельности. Со своей стороны фирма делает массовую рассылку на получение предложений о сотрудничестве.	Содержит предлагаемые условия работы, а также просьбу перезвонить или написать в случае желания установить сотрудничество.
Извещение	Письмо, не требующее ответа, когда компания уведомляет вторую сторону об изменениях или конкретных событиях.	Независимо от того, что документ не требует ответа, необходимо обязательно указать обратный адрес для корреспонденции.
Оферта	Это коммерческий договор на осуществление правоотношений, который должен содержать подробности коммерческой сделки.	Обязательные элементы: сроки исполнения; наименование товаров; стоимость; ответственность участников.
Рекламация	Это письменная претензия к некачественному или неполному исполнению условий соглашения.	Обязательно предстоит указать дату подготовки претензий, поскольку есть ограниченная продолжительность времени, когда клиент может направить претензию за некачественные услуги и товары.
Сопроводительное письмо	Требуется только в том случае, когда необходимо указать конкретного адресата.	Сопроводительное письмо обязано содержать список прилагаемых документов (опись) с количеством листов, занимаемых каждым из них.
Просьба	Содержит официальное обращение ко второй стороне с просьбой выполнить услуги.	Такое прошение необязательно к выполнению.
Напоминание	Чаще всего такие деловые письма используются банками, когда необходимо напомнить клиенту о необходимости погашения кредита или внесения средств по депозиту.	Такие письма не требуют ответа и могут быть универсальными для всех клиентов без уточнения конкретного адресата.

В зависимости от того, какой используется тип письма, оно может быть индивидуальным или массовым, но даже при массовой рассылке предстоит указать обращение к адресату. Например, подписчики, клиенты, читатели  и т.д.

Примеры деловой переписки

Чтобы показать, как использовать представленные рекомендации, рассмотрим практические примеры писем в деловой переписке. Для наглядности ниже представлены образцы не только хороших, но и плохих писем.

Информационное письмо, неудачный вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! В целях оптимизации производственного процесса отделом коммуникаций разработан план внедрения новой системы документооборота. В связи с этим 12 апреля в вашем отделе будут проведены работы по установке дополнительного программного обеспечения на компьютеры сотрудников. Просьба обеспечить работникам отдела связи доступ в кабинет в назначенное время».

Почему такое письмо неудачно? Оно перегружает адресата лишними данными, не даёт конкретной и полезной информации. Текст перегружен страдательными залогами. При этом суть преобразований не раскрывается.

Информационное письмо, хороший вариант:

«Уважаемый Павел Петрович! Отдел коммуникации разработал план внедрения новой системы электронного документооборота. Она поможет ускорить обмен информацией между структурными подразделениями и сократит количество бумажной работы. Однако, чтобы система заработала, на компьютеры сотрудников необходимо установить новую программу. Специалисты планируют провести все работы в вашем отделе 12 апреля с 10 до 14 часов. Пожалуйста, спланируйте рабочий график подчинённых с учётом этой информации».

Почему это письмо лучше? Прямой порядок слов и лаконичное изложение упрощают понимание информации. Появились дополнительные данные, которые поясняют адресату, какую пользу принесут изменения. Есть точное время. Общий более позитивный, хотя все нормы официально-делового стиля соблюдены.

Деловое письмо призвано решить конкретную задачу, в соответствии с которой автор выбирает форму и способ изложения

Письмо-претензия, неудачный вариант:

«Тема: сломанный ноутбук.

28 февраля наша компания заказала в вашем магазине ноутбук для руководителя. Вы прислали бракованный экземпляр, он постоянно выключается. Замените».

Почему не стоит так оформлять претензию? Во-первых, здесь недостаточно информации для решения проблемы. Во-вторых, обвинительный тон помешает конструктивному диалогу.

Письмо-претензия, хороший вариант:

«Тема: Замена ноутбука по чеку №1 от 28.02.2019.

28 февраля наша компания ООО «Финансы» приобрела в вашем магазине ноутбук марки «…» модель «…» стоимостью 25 000 рублей. В начале использования оказалось, что ноутбук неисправен: через 10 минут после включения он перегревается и отключается. В технической поддержке нам ответили, что ноутбук подлежит замене и сказали написать вам, чтобы уточнить детали замены. Контактный телефон «…».

Почему этот вариант лучше? Претензия изложена сдержаннее, в ней появилось больше конструктивной информации и деталей. Понятно, почему покупатель пишет именно на этот адрес и что просит сделать. Есть контактный телефон для обратной связи, указан номер чека.

Особенности электронного делового письма

Поле «Тема» всегда должно быть заполнено. Это помогает адресату распознать письмо автора среди множества других, поступающих на электронную почту

Тема, как и заголовок, должна кратко и ёмко отображать содержание письма.
«Важность письма». Если отправляемое деловое письмо носит важный или срочный характер – в электронном его варианте необходимо поставить соответствующий флажок.
Не рекомендуется в тексте использовать слова, написанные в верхнем регистре (когда все буквы в слове – прописные)

В сети Интернет такое написание может быть воспринято как агрессия.
Чересчур специфические термины, сленг или сокращения – недопустимы, особенно если нет уверенности, что адресат знает их значение.
Для демонстрации дружелюбия или другого позитивного настроя допускается использование смайликов, но в умеренных количествах.
В конце делового письма, отправляемого как сообщение по электронной почте, должна быть подпись с контактами (например, номер телефона, аккаунт в социальной сети и др.).
Если к сообщению прикрепляется какой-либо файл как приложение, о его наличии должно быть упоминание в тексте сообщения.

В отношении деловых писем, направляемых посредством электронной почты, актуальны все требования и правила, что и для классической деловой письменности.

Составление делового письма

Структура

Реквизиты отправителя. Это информация об авторе. Как правило, эти сведения можно найти на бланках предприятия-отправителя.

Реквизиты получателя. Информация об адресате (например, должность, Ф. И. О. и др.).

Дата написания. Зачастую, этот реквизит уже находится на бланке.

Заголовок. Кратко, но ёмко описывает содержимое делового письма

Позволяет получателю быстро ознакомиться с тематикой письма и степенью важности. Правильно подобранный заголовок, написанный в строгом и лаконичном стиле, – залог того, что письмо не затеряется среди десятков других.

Обращение

Расположенное по центру письма, оно содержит должность, фамилию, имя или имя и отчество получателя. Допустимо использование классического «Уважаемый».

Преамбула. Здесь должны быть указаны мотивы написания данного конкретного письма данному конкретному получателю. В преамбуле нередко встречаются ссылки на разного рода информацию (даты, мероприятия, события и т. д.), которая известна получателю, но могла быть забыта.

Основная часть. Часть делового письма, содержащая развёрнутую информацию. Например, непосредственное предложение, просьба, обращение и т. д.

Заключение. Вежливое завершение письма.

Подпись. Деловое письмо должно быть окончено подписью отправителя и стандартной формулой вежливости (например, «Искренне Ваш», «С уважением» и т. д.).
Дополнительно письмо может также содержать постскриптум и приложения.

Стиль и форма

• нейтральную и надличностную форму изложения письма;
• термины и речевые средства, применяемые в таком письме, должны быть единообразными и стандартизированными;
• конкретные части делового письма должны содержать шаблонные для них языковые формы.

Требования

1. Лаконичность. Суть делового письма – изложить максимум информации в минимуме слов.
2. Чёткая структура. Деловое письмо обязательно должно быть жёстко структурировано по шаблону, приведённому выше.
3. Отсутствие эмоций. Следует избегать эмоциональной составляющей при написании. Главное в письме – информация, которую необходимо донести или запросить, стараясь при этом не демонстрировать субъективное отношение.
4. Простота изложения. Несмотря на максимальную концентрацию информации и минимальную – эмоций, это вовсе не означает, что текст делового письма должен содержать исключительно терминологию. Напротив, текст должен быть легко читаем и понятен.