Должностная инструкция секретаря руководителя

Функции секретаря-делопроизводителя

Крупные фирмы, охватывающие большой диапазон деятельности, имеют возможность содержать в штате как секретаря, так и делопроизводителя. Маленькие и некрупные фирмы с небольшим количеством сотрудников обычно совмещают обе должности в одну — секретарь-делопроизводитель.

Сотрудник, занимающийся только делопроизводством, должен выполнять задачи, касающиеся документооборота. Рассмотрим функции делопроизводителя более подробно.

1. Приём и обработка всей входящей корреспонденции: регистрация писем и направление их согласно классификации адресату. При указании предписаний в письмах — контроль за их исполнением. Ведение записей в журналах и карточках, информация из которых впоследствии необходима для составления банка данных.
2. Сопровождение документации на всех этапах подготовки и оформления согласно правилам и стандартам. Приём, обработка и отправка на архивацию.
3. Строгий учёт отправленной и принятой корреспонденции, необходимый для документационного порядка.
4. Чёткое проведение архивирования документов. Оперативность в нахождении необходимого документа в архиве.
5. Создание и ведение справочной базы с учётом удобного поиска.
6. Контроль за правильностью оформления и подписанием документации во избежание проблем с её аннулированием.
7. Ответственность за весь документооборот на предприятии.

Если в функции сотрудника входит ещё и секретарская работа, то кроме вышеперечисленных обязанностей, ему нужно принимать входящие звонки и обрабатывать их, работать с резолюциями руководства, составлять план работы начальника и решать организационные вопросы и тому подобное.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Профстандарты секретаря | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

С 1 июля 2016 года в силу вступили новые профстандарты секретаря. Об изменениях, которые за ними последуют, а также о новых обязанностях секретаря – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• что включает в себя профстандарт секретаря руководителя с 2016 года;
• какие требования к секретарю предъявляются по профстандарту;
• следует ли вводить пофстандарты секретаря.

С 1 июля 2016 года вступил в законную силу Федеральный закон от 02.05.2015 №122-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации и статьи 11 и 73 Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации» (далее – Закон №122-ФЗ).

В ТК РФ начали действовать введенные Законом статьи 195.2 и 195.3. Статья 195.2 ТК РФ устанавливает порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов (далее – ПС, профстандарты), а вот статья 195.3 – порядок их применения.

Об изменениях, которые они принесут в работу секретаря, мы расскажем подробнее.

Профстандарт секретаря руководителя с 2016 года

Смысл разработки профстандартов заключается в том, что их применение к сотрудникам, занимаемым особые должности, становится обязательным. Для остальных работников применение профессиональных стандартов носит рекомендательный характер и остается на усмотрение руководителя.

Изначально планировалось введение профессиональных стандартов обязательным для государственных и муниципальных учреждений, а также для тех компаний, в которых более половины доли участия принадлежит государству.

Однако было принято решение применить профстандарты 2016 года ко всем видам организаций без исключения. Таким образом, если закон (нормативные акты, Трудовой кодекс и т.д.

) устанавливает обязательное соответствие стандартам сотрудника, то руководитель обязан их применить. Но как это отразится на сотрудниках секретариата?

Профессиональные стандарты в Российской Федерации

На данный момент Трудовой кодекс не требует строгого соответствия секретаря руководителя профессиональным стандартам.

Это означает, что в этом случае профстандарты секретаря руководителя 2016 года носят лишь рекомендательный характер.

Следовательно, каждый руководитель может сам решать, требуется ли использовать на практике профстандарты для секретаря с 2016 года. Также можно учитывать лишь некоторые разделы профессиональных стандартов.

Требования к секретарю по профстандарту

Требования, предъявляемые к секретарю руководителя, могут варьироваться в зависимости от должностных обязанностей. Согласно уровню квалификации, обозначенному в профессиональных стандартах, в полномочия секретаря входят:

деятельность под руководством с проявлением самостоятельности при решении практических задач, требующих анализа ситуации и ее изменений;

планирование собственной деятельности и/или деятельности группы работников, исходя из поставленных задач;

ответственность за решение поставленных задач или результат деятельности группы работников.

Согласно данным полномочиям должностная инструкция секретаря по профстандарту включает в себя следующие трудовые функции:

• оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени;
• формирование плана рабочего дня секретаря;
• организация телефонных переговоров руководителя;
• организация командировок руководителя;
• организация работы с посетителями в приемной руководителя;
• организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий (совещаний, заседаний, переговоров, конференций и т.п);
• осуществление контроля исполнения поручений руководителя;
• организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя;
• составление и оформление организационных документов;
• составление и оформление управленческой документации;
• организация работы с документами;
• организация текущего хранения документов в организации;
• организация обработки дел для последующего хранения.

Психологическая совместимость секретаря и руководителя (Школа практической психологии)

Также профстандарты для секретаря не устанавливают наличия особых условий допуска к работе. Для работы секретарем необходимо наличие среднего специального либо неоконченного высшего образования.

Помимо этого, в профстандартах секретаря 2016 года указано, что необходим опыт практической работы.

Именно наличие опыта работы для секретаря является обязательным условием, в виду того, что планирование и организация деятельности руководителя в каждой компании по своему уникальна и во многом зависит от деятельности и направленности предприятия.

Особенности профессии

Несмотря на постоянное изменение списков самых популярных и востребованных профессий в мире, должность секретаря продолжает оставаться довольно распространенной. Официально в России эта профессия существует уже три столетия. В 1720 году ее утвердил Петр I, требования к работникам были достаточно высокими: грамотность, знание законов, умение составлять документы.

Первоначально секретарями были только мужчины, сегодня же это преимущественно женская профессия. Отчасти это связано с тем, что выполнение секретарских обязанностей требует усидчивости, исполнительности, способности выполнять однотипную и монотонную работу.

Какие требования предъявляют современные руководители к сотрудникам, занимающим такую должность? Секретарь должен быть уверенным пользователем основных офисных компьютерных программ, уметь обращаться с оргтехникой, работать с документацией, обладать хорошими коммуникативными навыками (грамотная речь, умение вести диалог, вежливость, знание этикета). Кроме того, быть внимательным, организованным, дисциплинированным, эмоционально стабильным.

Что касается необходимого образования, то в профстандарте секретаря нет жестких требований в этом отношении. При наличии общего образования достаточно профессионального опыта или специальных курсов. Однако наличие диплома о высшем образовании, как правило, дает преимущество при приеме на работу.

Характеристика отдельных функций

Каждая из обобщенных функций раскладывается на ряд более конкретных, именно их описанию и посвящен третий раздел профстандарта. Так, к примеру, функция по организационному обеспечению компании в целом включает:

• прием телефонных звонков и их распределение по сотрудникам-адресатам;
• работу с посетителями, пришедшими в организацию;
• координацию и обеспечение работы организации.

Однако это еще не всё. Дело в том, что структура профстандарта предусматривает, что помимо общего перечисления функций для каждой из них указывается, какие конкретно трудовые действия должен совершить секретарь. В частности, упомянутая выше функция по координации и обеспечению раскладывается на следующие виды действий:

• ведение журналов перемещений и разъездов сотрудников;
• координация труда курьеров и водителей;
• составление справок о разъездах и маршрутах.

При этом для каждой конкретной функции дополнительно еще указывается, каким именно объемом знаний и умений должен обладать секретарь. Объемы эти пересекаются для разных функций (к примеру, знание деловой этики требуется практически всегда), но благодаря такой структуре профессионального стандарта легко разобраться, что именно можно требовать от секретаря в различных случаях.

Помимо характеристики функций третий раздел профстандарта имеет еще одну нужную особенность — в нем для каждой из обобщенных функций дополнительно указывается следующая информация:

1. О возможных названиях должностей, которые может занимать секретарь.
2. О требованиях по образованию.
3. О необходимом стаже трудовой деятельности.

Для простых функций от секретаря требуется только среднее образование и программа профессиональной подготовки. Однако начиная с обобщенной функции по обеспечению деятельности руководителя профстандарт предусматривает уже высшее образование не ниже бакалавриата (хотя допускается и среднее профессиональное). А вот для аналитической и административной поддержки выбора уже нет: секретарь в этом случае обязан иметь только высшее образование.

Что же касается необходимого стажа, то для секретаря, обеспечивающего организацию в целом, он не требуется. Но в том случае, когда он выполняет обязанности помощника руководителя, требования ужесточаются:

• для функции по организационной и документационной поддержке руководителя требуется стаж не менее двух лет именно в качестве секретаря;
• для аналитической и административной поддержки — уже не меньше трех лет, однако здесь достаточно любой работы, относящейся к той области, в которой действует организация.

Названия должностей профстандарт устанавливает следующие (в порядке возрастания требований по квалификации):

1. Секретарь-администратор.
2. Делопроизводитель.
3. Секретарь руководителя.
4. Помощник руководителя.

Возможные названия следует учитывать при составлении штатного расписания и оформлении документов по кадрам. Профстандарты для секретаря стали обязательными в 2016 году, продолжают действовать и в 2021-м, а их соблюдение в тех случаях, когда это предусмотрено ТК РФ, будет контролироваться. Несоответствие названий вполне может рассматриваться как нарушение.

В чем своеобразие функциональной карты секретаря

В третьей части отражается подробный перечень профессиональных обязанностей. Для успешного выполнения каждой из предписанных обязанностей предусмотрены квалификационные категории, которым должен соответствовать работник в данной должности.

Квалификационных уровней всего 6. Их градация зависит от опыта, профессиональных навыков и общего стажа работника. Они фиксируются по определенной системе, предусмотренной стандартом.

Основными функциями, представленными в обобщенном виде, являются:

1. Информационная поддержка руководителя по текущим вопросам.
2. Организация и обслуживание конферентных мероприятий.
3. Организованный сбор профессиональной информации.
4. Документирование поступающей информации и ее систематизация.
5. Создание оптимальных рабочих условий для руководителя компании, фирмы или предприятия.
6. Подготовка рабочего места руководителя и создание деловой атмосферы в кабинете.

Секретарь руководителя не должен быть просто статистом, принимая корпоративную или производственную информацию. Он должен проводить анализ поступаемых сведений от коллег, руководителей подразделений, клиентов, рядовых сотрудников.

Аналитический подход к сбору профессиональной информации заключается в том, что секретарь ранжирует поступаемые сведения по степени важности и выделяет на представление руководителю самые безотлагательные

Порядок применения профстандарта

Итак, как же могут применить на практике описанный функционал и требования по должности коммерческие структуры, для которых внедрение его необязательно? В любом случае, в компании должна быть разработана должностная инструкция, а при ее разработке профстандарты секретаря – лучший помощник. Оттуда вполне можно взять формулировки трудовых функций, понять, подходят ли они к специфике данной конкретной компании. Возможно расширять или наоборот сужать функции, примеряя на свою сферу деятельности, на свою структурную организацию, свои задачи. Это наиболее правильный путь использования данного документа.

С профстандартом руководитель коммерческой структуры может сверить уровень квалификации своих секретарей, проверить, обладают ли они навыками, умениями, знаниями, которые предъявляет профстандарт к данной должности. При необходимости может быть принято решение о повышении квалификации, обучении, перераспределении обязанностей и т.д.

Подпишитесь на 12 месяцев журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» со скидкой 7007 рублей. Вместо 14 784 рублей Вы заплатите всего лишь 7777 рублей.

Как вводить профстандарт

Процедура введения требует длительных подготовительных действий. Если же вы решитесь заняться внедрением ПС, то рекомендуем вам делать это в соответствии с алгоритмом. Для начала рекомендуем создать рабочую группу, которая будет заниматься процедурой введения профессиональных стандартов. Далее следует назначить ответственное лицо или группу лиц в обязанности которых будет входить отслеживание обязательных к применению ПС. Согласовать штатное расписание организации с ПС и определить, работа каких сотрудников должна вестись в согласовании с ПС. На данный момент может отправить любого сотрудника на экзаменацию для определения соответствия его навыков профстандартам

его должности. В случае несоответствия рекомендуем направить работника на обучение либо оформить перевод на должность, соответствующую знаниям и навыкам.

Сен 10, 2019adminlawsexp

голос

Рейтинг статьи

О правах секретаря

На что дано право секретарю? Как утверждает инструкция, ему позволяется запрашивать те материалы, которые потребуются в работе, в различных подразделениях компании, определять порядок их использования.

Еще – передавать исполнителям просмотренные документы непосредственно помимо руководства, устанавливать очередность посетителей в приемной и распределять телефонные звонки согласно их важности, требовать от сотрудников объяснений в случае дисциплинарных нарушений. Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности. Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности

Как и любой другой сотрудник, личный секретарь руководителя имеет право на трудовую деятельность в подходящих для этого условиях, которые должны соответствовать требованиям охраны труда и нормам безопасности.

Должностная инструкция секретаря руководителя по профстандарту

Такое понятие как «профессиональный стандарт» или сокращенно «профстандарт» было введено в области кадровой деятельности не так давно. Оно включает в себя перечень квалификационных требований, которые предъявляется к сотруднику, занимающему определенную должность или ту или иную специальность.

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя

Скачать образец должностной инструкции секретаря-референта

Скачать образец должностной инструкции секретаря руководителя с учетом требований профстандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»

На текущий момент профессиональные стандарты действуют наряду с установленными в единых квалификационных справочниках требованиями, однако в недалеком будущем они будут полностью заменены профстандартами.

Профстандарты следует применять во всех организациях, вне зависимости от формы их собственности. Сначала планировалось, что такие регламенты должны распространяться на государственных и муниципальных служащих, работников школы, а также на профессии, которые связаны с вредными и опасными условиями труда. Однако в результате стало очевидно, что такое ограничение неуместно. Повсеместное введение данных регламентов позволило работодателям и самим сотрудникам получить конкретные представления о следующем:

• о персональном функционале той или иной должности, специальности, профессии;
• о требованиях, предъявляемых к сотруднику (опыт и уровень образования);
• о критериях оценки работы.

Профстандарт «Секретаря руководителя» был утвержден в июне 2015 года, одна на сегодняшний день действующим документом в этой области является его новая редакция, которая была утверждена приказом Минтруда России № 333н. В нем установлен исчерпывающий перечень требований к сотрудникам, работающим в административно-управленческой области. Таким образом, сюда относятся все работники, в чьи обязанности входит работа с документами, обработка телефонных звонков и входящей корреспонденции, а также прием посетителей. В профстандарте определены потенциальные наименования для тех специалистов, исполняющих различный функционал.

Таким образом, данный документ содержит требования относительно следующих должностей:

1. Помощник руководителя.
2. Секретарь руководителя.
3. Делопроизводитель.
4. Секретарь-администратор.

Таблица №1. Уровни квалификации специалистов по ДОУ и их трудовые функции.

Возможные наименования должностей	Уровень квал-ции	Обобщенная трудовая функция	Трудовые функции
Секретарь-администратор	3	Организационное обеспечение деятельности компании	Принимает и распределяет звонки; Работает с посетителями; Выполняет функции по координации и обеспечению работы компании;
Делопроизводитель	5	Документационное обеспечение деятельности компании	Работает с документацией; Осуществляет хранение документов; Обрабатывает дела для их последующего хранения.
Секретарь руководителя	6	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя	Оказывает руководителю помощь при планировании рабочего времени; Планирует рабочий день секретаря; Организует переговоры; Организует командировки, в которые руководитель планирует отправиться; Работает с посетителями, которые обращаются в приемную руководителя; Подготавливает, проводит и обслуживает мероприятия, в которых принимает участие руководитель; Контролирует выполнение поручений от руководителя; Организует и поддерживает рабочее пространство кабинета руководителя и его приемной; Разрабатывает нормативную документацию, которая регламентирует деятельность секретаря; Составляет и оформляет управленческие документы; Работает с документами, которые поступают в приемную руководителя; Организует в приемной руководителя хранение документации; Обеспечивает руководителя необходимой информацией.
Помощник руководителя	6	Информационно-аналитическая работа, а также оказание руководителю организационно-административной помощи	Организует информационное взаимодействие между руководителем и организациями; Организует мероприятия и деловые контакты; Анализирует информацию и подготавливает руководителю аналитические данные; Организует выполнение решений, которые вынес руководитель.

Образец типовой должностной инструкции секретаря руководителя

І. Общие положения

1. Секретарь принадлежит к категории «технические исполнители».

2. Секретарь непосредственно подчиняется генеральному директору/руководителю структурного подразделения.

3. Назначение или освобождение от должности секретаря осуществляется приказом генерального директора.

4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального, опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

5. В период отсутствия секретаря функциональные обязанности, права, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

6. Секретарь должен знать:

• организационную структуру;
• нормы делового общения и этикета;
• организацию делопроизводства;
• основы гражданского, трудового законодательства РФ;
• правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;
• прикладные программы (Word, Excel и др.);
• машинопись;
• правила охраны труда, техники безопасности, противопожарной защиты.

7. Секретарь в своей деятельности руководствуется:

• Уставом организации;
• законодательством РФ;
• правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими актами организации;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие функциональные обязанности:

1. Принимает посетителей.

2. Принимает и передает на подпись руководителю документы и личные заявления.

3. Получает корреспонденцию, поступающую в адрес руководителя на рассмотрение. В соответствии с принятым решением направляет ее в структурные подразделения или конкретным лицам для использования в работе.

4. Проводит коммуникацию с помощью средств связи, регистрирует, передает служебную информацию руководителю.

5. Осуществляет деятельность по техническому, организационному обеспечению работы руководителя.

6. Составляет запросы, письма, иные документы по поручению руководителя.

7. Занимается подготовкой совещаний, заседаний, устраиваемых руководителем. Собирает необходимые сведения, регистрирует, информирует участников о месте, времени проведения встречи, повестке дня. Ведет, оформляет протоколы заседаний, совещаний.

8. Организует командировки руководителя: приобретает билеты, арендует транспорт, помещения.

9. Контролирует выполнение сотрудниками организации распоряжений, приказов руководства.

10. Формирует дела, обеспечивает сохранность документов, передает их в архив в установленные сроки.

11. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

ІІІ. Права

Секретарь имеет право:

1. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

2. Не приступать к выполнению своих полномочий при возникновении опасности для жизни или здоровья.

3. Предъявлять к руководству требования о создании нормальных условий для выполнения своих служебных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

4. Получать служебную информацию в полном объеме для исполнения своих полномочий.

5. Направлять в адрес руководства рационализаторские предложения для улучшения деятельности организации и собственной работы.

6. Информировать руководителя о выявленных недостатках в деятельности организации, выдвигать предложения по их ликвидации.

7. Получать от работников структурных подразделений необходимые материалы и пояснения причин нарушения сроков и качества выполнения заданий, поручений руководства.

ІV. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

1. Проведение несанкционированного руководством представления интересов организации, встреч.

2. Результаты принимаемых решений, собственных действий.

3. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

4. Нарушение требований руководящих документов организации.

5. Неправомерное обращение с личной информацией, передачу конфиденциальных сведений, коммерческой тайны.

6. Причинение ущерба организации, ее сотрудникам, контрагентам, государству.

7. Нарушение требований трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, норм техники безопасности, противопожарной защиты.

8. Нарушение этикета, норм делового общения.

Ученый секретарь и его обязанности

Это должность относится к сфере науки. Ученые секретари востребованы в вузах, исследовательских институтах, академиях, научных организациях. Как правило, именно они обеспечивают работу научных сотрудников и диссертационных советов. Профстандарт ученого секретаря предполагает планирование научных мероприятий (заседаний, конференций, круглых столов), их организацию и проведение, подготовку соответствующей документации и контроль за выполнением принятых решений.

На эту должность могут быть назначены сотрудники, имеющие ученую степень, опыт организаторской и научной работы (не менее 5 лет), публикации в рецензируемых изданиях.

Ученый секретарь:

• осуществляет сбор предложений в годовой план научных разработок и исследований;
• контролирует своевременное выполнение установленных тематических планов научной работы и подготовку соответствующих отчетов;
• готовит проекты планов работы научного (научно-технического) совета, следит за выполнением принимаемых им решений;
• рассматривает материалы, требующиеся для присвоения ученого звания и защиты диссертации;
• готовит предложения по плану издания научных трудов;
• разрабатывает критерии оценки деятельности сотрудников для аттестации;
• формулирует предложения по повышению квалификации и стажировке научных работников.

Нормативная регламентация

Деятельность делопроизводителя, старшего помощника руководителя, администратора, секретаря регламентируется федеральным (Трудовой кодекс РФ), региональным (приказы, издания, постановления региональных властей) и местным (локальные нормативные акты, распоряжения руководства, должностные инструкции) законодательством.

Видео, на котором рассказывается о том, как составлять и вносить изменения в должностные инструкции.

Об авторе

Григорий Знайко

Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

• 2020.06.30Общие вопросыКак правильно подать в архив запрос о подтверждении трудового стажа и зарплаты
• 2018.07.26Трудовая дисциплинаГарантии и способы защиты чести, достоинства и деловой репутации
• 2018.07.26Общие вопросыИсточник повышенной опасности: правовые основы и определение понятия
• 2018.07.13Договорные отношенияОбразец договора поручительства по Гражданскому кодексу РФ

Составление должностной инструкции секретаря

Документ составляется в единственном экземпляре. Его подписывает сам секретарь после того, как внимательно прочтёт и изучит. Если на предприятии по штату предусмотрено несколько секретарей, то можно распечатать несколько экземпляров, внеся соответствующие правки для каждого в отдельности, в зависимости от должности руководителя, к которому «прикрепляется» секретарь.

Если самому секретарю необходим для личного пользования дополнительный экземпляр, он может снять копию с уже подписанной им должностной инструкции. Это не запрещено!

Чтобы правильно составить документ, необходимо соблюсти некоторые правила. В частности, в правом верхнем углу должна быть оформлена «шапка». Это место для утверждения инструкции руководителем всего предприятия. Тут необходимо заполнить несколько строк:

• обязательно должно быть слово «утверждаю»;
• далее указывается должность руководителя. Например, «генеральный директор» или «директор»;
• название фирмы в сокращённом варианте;
• ФИО руководителя;
• календарная дата для утверждения;
• подпись руководителя.

Потом в середине листа необходимо указать название документа. Это «должностная инструкция секретаря». Только после этого прописываются все основные моменты.

Выше упоминались разделы, из которых должна состоять инструкция секретаря. Они прописываются в соответствии с регламентом выполняемых обязанностей. Например, функциональные обязанности секретаря руководителя департамента могут быть несколько «уже» нежели обязанности помощника руководителя всего предприятия.

После того как инструкция будет составлена, её необходимо согласовать с работником, который является ответственным за секретариат. Это может быть руководитель соответствующего структурного подразделения. Если такого человека в штате нет, то с руководителем кадровой службы или иным работником, в чьи обязанности входит такое согласование.

Отметка о согласовании ставится в конце документа. Необходимо заполнить несколько строчек:

• обязательно указать слово «согласовано»;
• должность ответственность человека;
• название фирмы в сокращённом варианте;
• ФИО этого сотрудника;
• календарная дата для утверждения;
• подпись того, кто согласовал инструкцию.

После нужно дать документ на ознакомление самому секретарю. Также нужно заполнить несколько строчек:

• обязательно указание фразы «с инструкцией ознакомлен»;
• должность секретаря так, как она указана в штатном расписании;
• название фирмы в сокращённом варианте;
• ФИО этого сотрудника;
• паспортные данные. При необходимости можно снять копию с той страницы паспорта, где указаны личные данные секретаря. Копию приложить к инструкции как подтверждение указанных данных;
• календарная дата для утверждения;
• подпись сотрудника, которая подтверждает, что он действительно ознакомился со своей должностной инструкцией.

Не стоит «подмахивать» документ, не прочитав его внимательно. Тщательное ознакомление является гарантом того, что он будет верно исполнять свои обязанности, не будет делать работу за других работников. Если секретарь отступит от своих функциональных обязанностей или не будет выполнять их, его привлекут к ответственности.

Наоборот, если его будут привлекать к ответственности за мнимое неисполнение, он всегда может сослаться на инструкцию и оспорить приказ руководства о назначении дисциплинарного взыскания. Также это поможет при оформлении жалобы в инспекцию по труду или при подаче иска в суд. Поэтому нужно быть внимательным!

Секретарь-делопроизводитель

Основная задача делопроизводителя – контроль над документооборотом подразделения или всей организации (часто в штате имеется несколько сотрудников, выполняющих данную функцию). Перечень ключевых обязанностей указан в профстандарте секретаря-делопроизводителя:

• формирование архива и надлежащее хранение документов;
• организация работы с документами;
• формирование дел в соответствии с номенклатурными требованиями организации.

Для приема на эту должность соискателю требуется среднее профессиональное образование.

В ходе организации работы с документами секретарь-делопроизводитель может осуществлять прием и обработку входящих материалов, сортировать их и регистрировать при необходимости, готовить для рассмотрения руководителем, перенаправлять непосредственным исполнителям, вести базу данных.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов, делопроизводитель должен уметь разрабатывать номенклатуру дел, проверять правильность оформления документов, формировать дела и определять сроки их хранения, распределять и подшивать документы.

Перед тем как документы отправятся на хранение в архив, секретарь-делопроизводитель проверяет сроки их хранения (постоянное или долговременное), составляет внутреннюю опись, оформляет обложки дел.