Должностная инструкция архивариуса: шаблон, образец, пример, бланк

О документе

Перечень обязанностей, прав и основных функций работников отражаются в разных документах. Рядовой сотрудник и заместитель руководителя пользуются должностными инструкциями, директор – уставом, а начальники подразделений (отделов) – соответствующими положениями.

Должностная инструкция архивариуса является внутренним локальным актом учреждения, содержащим в себе основной перечень функций, обязанностей, поручений и прав. Письмо Роструда № 3042-6-0 называет инструкцию не просто формальной бумагой, а документом, регламентирующим организационно-правовой статус специалистов, требования к квалификации, порядок утверждения и разрыва трудовых взаимоотношений и прочие условия.

Его особенности

Составление должностной инструкции архивариуса предполагает использование следующих документов:

Единого квалификационного справочника должностей служащих.
Государственного стандарта РБ (СТБ) 6.38-2004, отражающего требования, обязательные к соблюдению при оформлении бумаг.
Общегосударственного классификатора, принятого в начале 1997 г.
Трудового Кодекса.
Локальной нормативной документации.

Архивариус должен уметь:

получать и выдавать дела;
хранить и использовать подотчетные бумаги;
вести учет и формировать отчеты;
правильно описывать и хранить документацию;
обращаться с компьютером и иной офисной техникой;
эффективно работать в режиме многозадачности;
грамотно формулировать свои мысли как письменно, так и устно.

Выдача необходимого документа пройдет без лишних вопросов, если архивариус будет иметь представление об организации в целом и каждом специалисте, задействованном на определенном объекте.

Чтобы приступить к выполнению должностных обязанностей, специалист должен располагать высшим, неоконченным высшим или средним образованием, а также основными аспектами делопроизводства.

Для кого составлена

Архивариус – это хранитель архива. Обучение профессии предполагает освоение специальности «Архивное дело» или курса «Делопроизводство». Самой главной обязанностью специалиста является сохранение порядка во вверенных ему владениях.

Архив может располагаться на любом предприятии. Это может быть городской суд. Здесь хранятся тысячи дел, которые могут потребоваться кому-либо из сторон, судье, адвокату, а также сотруднику из вышестоящей инстанции, например, если осужденный не согласен с вынесенным приговором и подал апелляционную жалобу.
Архивариус может трудиться в стенах бюджетного медицинского учреждения, например, родительного дома. История, в которой отражены основные показатели, связанные с появлением на свет младенца, должны храниться в течение 25 лет. А еще на каждом предприятии должен быть архив кадровика, бухгалтерской и финансовой служб.
Образовательные учреждения могут складывать в архив: финансовую отчетность, результаты тестирований и экзаменов, документы об учениках, в том числе конфиденциальную личную информацию. Срок хранения бумаг зависит от норм, утвержденных действующим законодательством.
Музейные архивариусы обычно систематизируют учет экспонатов в соответствии с историческим периодом. Государственные учреждения могут вести и сохранять отчеты об уровне смертности и рождаемости, собирать копии различных документов.
Бывает даже, что специалиста архива нанимает частное лицо для составления генеалогического древа или для систематизации записей, имеющих историческую ценность для отдельно взятой семьи.

Как разработать и внести правки

Базой для разработки должностной инструкции архивариуса является Положении о структурном подразделении. Документ утверждается руководителем предприятия. За разработку отвечает специалист отдела кадров или начальник отдела. Перед утверждением должностную инструкцию следует согласовать со специалистом юридического отдела (при наличии в учреждении, например, юристом, юрисконсультом, директором по правовым вопросам).

Трудовой Кодекс не содержит информации о последовательности внесения изменений в документ, поэтому организация может самостоятельно утвердить порядок путем разработки внутреннего локального акта.

При исправлении следует учитывать:

способ оформления должностной инструкции (самостоятельный документ или приложение к трудовому договору);
характер вносимых новшеств.

Если должностная инструкция – это приложение к основному договору, то ее корректирование можно оформить только через составление дополнительного соглашения. Игнорирование требования грозит отказом работника от новых обязанностей.

Какое образование необходимо?

Учебных заведений, где обучают архивному делу, много. Чтобы поступить в вуз на отделение «Документоведение и архивоведение», необходимо сдать три вступительных экзамена. Первые два профильные – история и русский язык. Третья дисциплина – обществознание или иностранный язык – на усмотрение абитуриента.

Обучение в вузах для студентов очного отделения длится 4 года, для заочников – 5 лет.

Выпускники получают степень бакалавра.

Окончив учебное заведение, выпускник может работать не только архивариусом. В список смежных специальностей входят:

документовед;
библиотекарь;
музеолог;
специалист кадрового делопроизводства;
историк (историк-архивист);
делопроизводитель;
помощник руководителя (секретарь, офис-менеджер).

Правила оформления

Согласно Письму Роструда № 3042-6-0 это не формальная бумага, а документ, регламентирующий организационно-правовой статус сотрудника. Этим обусловлен и строгий порядок оформления данной служебной инструкции.

Общие положения

В этом разделе должностной инструкции значатся навыки, которыми обязан обладать архивариус. Требуемый квалификационный уровень в сфере делопроизводства напрямую зависит от размеров и специфики организации. Помимо этого, в общих положениях должно отражаться сообщение о том, что назначение и увольнение работника осуществляет непосредственно руководитель учреждения. Также в разделе прописано, что архивист:

причисляется к категории технических специалистов;
подчиняется заведующему архивным отделом;
должен иметь начальное профессиональное или среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе (требования к стажу работы не предъявляются) и др.

Более того, в общих положениях обязательно упоминание о должностном лице, которое примет на себя обязанности работника архива, в случае его временной нетрудоспособности или отпуска.

Обязанности

Архивариус исполняет такие должностные обязанности, как:

Прием и регистрация документов, которые поступают на хранение.
Обеспечение сохранности бумаг.
Участие в процессе их оформления при передаче в архив (разработка номенклатуры, систематизация, размещение и учет дел).
Подготовка сводных описей, актов для передачи, списания и уничтожение материалов.
Создание справочного аппарата.
Участие в экспертизе ценности архивных документов.
наблюдение за состоянием бумаг и своевременное их восстановление.
Поддержание требуемых условий для содержания дел и соблюдение мер по пожарной безопасности.
Выдача архивных копий и документов в соответствии с поступающим запросом, составление справок и подготовка отчетности и др.

Права

За специалистом архива закреплены следующие права:

Ознакомление с теми решениями руководства, которые имеют отношение к его работе.
Внесение предложений по улучшению деятельности учреждения.
Уведомление заведующего архивом об обнаружении недостатков в деятельности структурных подразделений и отдельных работников учреждения и внесение предложений по их устранению (согласно компетенции архивариуса).
Запрос информации и документов, требующихся для выполнения обязанностей (лично или по поручению заведующего архивом).
Требование проявления содействия в исполнении обязанностей и прав.

Что обязан осуществлять архивариус?

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;
соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
порядок подготовки документов к хранению и применению;
порядок учета и формирования отчетности;
организационная структура компании;
навыки работы на ПК на уровне профессионала;
методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
навыки работы с колоссальными объемами информации;
трудовое законодательство РФ.

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и неоконченное высшее. Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Должностная инструкция архивариуса (архивиста), должностные обязанности архивариуса, образец должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса (архивиста)

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Фамилия И.О. ________________ «________»_____________ ____ г.

1. Общие положения

1.1. Архивариус (архивист) относится к категории технических специалистов. 1.2. Архивариус (архивист) назначается на должность и освобождается от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом. 1.3. Архивариус (архивист) подчиняется непосредственно заведующему архивом. 1.4. На время отсутствия архивариуса (архивиста) его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации. 1.5. На должность архивариуса (архивиста) назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. 1.6. Архивариус (архивист) руководствуется в своей деятельности: — законодательными актами РФ; — Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; — приказами и распоряжениями руководства; — положением об архиве; — настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности архивариуса (архивиста)

Архивариус (архивист) выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. 2.2. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. 2.3. Участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив. 2.4. В соответствии с действующим законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. 2.5. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. 2.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. 2.7. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. 2.8. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. 2.9. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. 2.10. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. 2.11. Участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов. 2.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус (архивист) имеет право:

Права архивариуса (архивиста):

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности. 3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями. 3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом обо всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению. 3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Историк и архивист: одно лицо (заметки о Е.В. Старостине как лекторе)

Прошло чуть более четверти века, но свое первое впечатление от лекций Евгения Васильевича Старостина я помню до сих пор. С первого дня он поразил нас тем, что почти не читал своих лекций по заготовленным бумажкам, что было характерно тогда почти для всех преподавателей. Но в то же время это была не свободная импровизация на заданную тему — он абсолютно точно знал, как выстроить подачу учебного материала с максимальным эффектом, и неукоснительно следовал этой сверхзадаче. Должна сразу сказать, что его стиль и манера проведения занятий со студентами не изменились. И это главная и самая характерная черта, которая отличает его личность как лектора. В чем секрет такого постоянства? Думаю, в удивительной способности сочетать в себе одновременно качества историка, чувствующего себя как рыба в воде среди коллег разных времен и поколений, и архивиста, который умеет по-своему, оригинально, читать и воспринимать язык документов. Его лекции всегда носили и носят строго научный характер. Они лишены эмоциональных всплесков, игры на публику. Не актерское красноречие, а логическая последовательность и убедительность — вот, по-моему, в чем кроется оригинальность его манеры излагать учебный материал. И еще одно отличительное свойство Е.В. Старостина — умение ненавязчиво, как бы вскользь, показать свою личную сопричастность всему, о чем он говорит. Идет ли речь об архивах Индокитая, Африки или Западной Европы — он говорит о том, что лично видел, о том, что лично его заинтересовало. Тогда, в конце 1970 — начале 1980-х годов мало кто из преподавателей истории зарубежного архивоведения мог опереться на такой богатый жизненный и профессиональный опыт. Повторяю, все это воспринималось почти на уровне подсознания, потому что Евгений Васильевич был и остается удивительно скромным человеком. Ему органически чужды напускная бравада, заигрывание с аудиторией, дешевый оживляясь темы. Он всегда серьезен и сдержан. В своих лекциях он, как правило, избегает прямой полемики, но всегда стремится тихим, но хорошо поставленным голосом донести до студентов собственную концептуальную схему, определить четкие хронологические рамки, дать свое толкование принятых дефиниций, понятий, терминов и категорий, что особенно проявляется, когда речь идет о его излюбленной теме — архивах Франции. За каждым словом лектора чувствуется, что теоретические, умозрительные построения не более чем фон для его видения реального, фактического состояния архивов и архивного дела в каждой из стран и в архивном мире в целом. В этом контексте я бы назвала его подход к преподаванию науки об архивах нео-неопозитивистским. В начале прошлого века в отечественной историографии такой стиль был отнесен к петербуржско-ленинградской, т. е. индуктивно-рациональной, интеллектуальной, школе, в отличие от московской, эмоциональной школы, тяготевшей к дедукции, к сведению отдельных фактов в крупномасштабные системы с использованием заранее принятых за основу широких обобщений. Вместе с Евгением Васильевичем можно было свободно посетить архивохранилища любой страны и сделать собственные выводы. В 1970-е годы это составляло заветную, практически неисполнимую мечту многих. И всегда, когда мы слушали, его лекции, за их текстами чувствовался огромный мир культуры стран далекого зарубежья. Он нам казался Колумбом, хотя, естественно, это происходило помимо воли самого лектора. Еще одна характерная черта Евгения Васильевича — он олицетворяет собой типичного русского интеллигента чеховского типа. Все знали, что на экзаменах он предельно доброжелателен. Ему можно было сдать предмет без особого напряжения, поскольку при незнании ответа на вопрос казалось, что неловкость испытывал не студент, а сам преподаватель. Но именно поэтому к его экзамену готовились особенно тщательно — ведь такого преподавателя просто стыдно было ставить в неловкое положение. Это значило бы поставить под вопрос качество его лекций, а они, повторяю, всегда безупречны — и по форме, и по содержанию. И последнее. Евгений Васильевич был для нас, студентов начала 1980-х годов, чем-то сродни русским западникам. Он свободно оперировал фактами и данными, почерпнутыми из недоступных для большинства иностранных источников на самых разных языках. По-спортивному подтянутый, элегантный, никогда не повышающий голоса, он был кумиром многих студенток и идеалом для студентов-юношей.

Опубликовано Хорхордина Т.И. Историк и архивист: одно лицо (заметки о Е.В. Старостине как лекторе) // Учителя учителей: Очерки и воспоминания. — М.: РГГУ, 2009. — С. 207-209

Немного истории

Ценные государственные документы собирались и хранились особенным способом еще во времена древнего Рима, Греции и Египта. Археологические раскопки, производимые на этих территориях позволяют исследователям достоверно утверждать, что профессия архивариуса имеет долгую историю. Подтверждают этот факт найденные инструкции о методиках ведения архивного документооборота прикладного и исторического характера.

Еще в 18 веке, благодаря императору Петру 1,в Российской Империи появились первые представители этой профессии. В «Генеральном регламенте» 1720 года прописана необходимость в каждом госоргане власти создать архивный отдел и выделить человека, который будет писать, а также заносить в реестр судебные акты. Должность получила название «актуариус», т.е. судебный писец.

Должностные обязанности актуариуса с годами только росли и вышли за пределы судопроизводства. Тогда профессия получила название архивариус.

С 1917 года при правлении государством В.И. Лениным, в каждом учреждении велся строгий документооборот архивных файлов. В учет входили не только документы с информацией о национализации церквей, усадьб, монастырей. Тщательно и бережно хранились сведения о выдающихся ученых, композиторах, художниках. Уничтожение подобных архивов каралось на законодательном уровне. Полный контроль и ответственность возлагались на архивариусов. Современное название специальности – архивист.

В 2002 году все архивисты страны ежегодно 10 марта отмечают профессиональный праздник.

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

общие положения;
обязанности работника;
его права;
ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
топографирование;
подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
прием документации на постоянное или временное хранение;
выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
контроль за соблюдением нормативов по хранению;
оформительные работы;
обеспыливание и прошивка;
оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
исполнение поступающих запросов;
обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
сверка текстов с оригиналами;
описание печатей, подписей и других особенностей документов;
участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

правом подписи в рамках должностных обязанностей;
может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
При нарушении действующего законодательства РФ.
За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).

Требования к архивариусу

При приеме на работу к соискателю предъявляются достаточно серьезные требования.
Из профессиональных качеств выделяются: умение принимать, распределять, хранить, утилизировать материалы. Обязательное знание компьютера, умение работать с программами по систематизации и хранению данных. Необходимы знания при составлении отчетов, порядок составления документов, которые направляются для архивирования.
Кроме этого, для работы архивистом необходимы личные качества:

бдительность;
собранность;
внимательность;
ответственность;
умение работать сообща с коллегами.

Старшему специалисту, кроме перечисленных требований, необходим трудовой стаж при архиве минимум 5 лет и законченное высшее образование.

Какие требования к квалификации работника

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований (утв. Приказом Минздравсоцразвития России №338н от 11.04.2012) установлены следующие:

Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

Знание:

нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;
основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
условий их хранения;
правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.

Бесплатно скачайте из КонсультантПлюс трудовой договор с архивариусом.

Ответственность сотрудника

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

на федеральные архивы;
архивы субъектов Федерации;
архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем. Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.