Архивное делопроизводство: закон, инструкция

Архивирование без архива

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека. Как правило, это секретарь.

Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием. На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица.

Отражение в «1С: Документооборот»

В электронной форме процесс организован более комфортным образом. Потому что в 1С есть советы и подсказки по заполнению и правильному оформлению документов.При допущении серьезных ошибок программа выдаст сообщение. Но требования к ведению от этого не меняются.

По результатам экспертизы составляются отдельные описи дел для электронного документооборота.Дела, подлежащие хранению, и описи к ним рассматриваются на заседании комиссии

Для участников важно определить, что остается в организации и что отдается в архив.. Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению

Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Помимо этого формируются акты для документов, которые подлежат уничтожению. Сам процесс возможен только после согласования с руководителем и экспертно-проверочной комиссией, если это потребуется. Уничтожения происходит обоих экземпляров документов: бумажного и электронного. Физическое уничтожение производится обычно специальным оборудованием, например, шредерами. Электронное обычно сопровождается удалением данных.

Организация

Архивное хранение документов и делопроизводство помогают четко контролировать работу с документами, обеспечивая при этом их сохранность и доступность. Существуют отдельные типы документов, которые имеют свой определенный срок и даже метод хранения.

При организации архивного делопроизводства государственные подразделения и органы в обязательном порядке передают официальные документы в Архивные фонды Российской Федерации (АФ РФ). Коммерческие структуры, в свою очередь, обладают более обширным выбором способов хранения документации.

Каждая группа официальных бумаг имеет свой определенный срок хранения, который регламентирован в соответствии с нормативно-правовой базой РФ. Также создается опись, в которой отмечается дата изъятия документов в архив со сроком окончания хранения и ссылкой на соответствующее положение закона.

Особенности составления номенклатуры

Если в компании имеется действительно много бумаг, то при архивировании документов в организации обязательно составляется номенклатура дел. С ее помощью в будущем можно будет без проблем найти нужное дело среди многочисленных папок.

При составлении номенклатуры дел указываются следующие сведения:

индекс конкретного дела, представленный присвоенным условным номером, причем первая часть данного номера является кодом отдела, откуда были получены документы;
наименование дела;
число бумаг, хранящихся в папке;
срок, в течение которого должны храниться данные документы на основании требований законодательства;
разные примечания, которые оставляются ответственным лицом, например, можно указать, что у конкретного дела имеется дополнительно электронная версия.

В маленьких организациях, где в архив ежегодно передается не слишком много документов, номенклатура дел может не составляться.

Делопроизводство и архивное дело: термины и определения

Документирование — фиксирование информации в каком-либо виде, в согласии с заданными правилами.
Унифицированная система документации (УСД) – система, содержащая информацию, которая необходима для управления в конкретной области работы.
Правила документирования – перечень правил и норм о процессе работы с документами.
Унифицированная форма документа (УФД) – множество реквизитов, которые устанавливаются в конкретном порядке на различных носителях данных для решения каких-либо задач в сфере деятельности.
Система документации – множество бумаг, которые едины по типу, виду и назначению, а также требованиям к их составлению.
Наименование документа – конкретное название документа на письме.
Организационно-распорядительный документ – имеет в себе решение различных организационных и административных задач, вопросов по управлению, урегулированию работы производственных цехов, организаций, а также государственных структур и органов власти.
Реквизит – какой-либо из обязательных элементов оформления официального документа. Реквизит чаще всего состоит из переменной и постоянной частей.
Формуляр – образец составления бумаги. Он обозначает сферу использования, вопросы к построению и главные реквизиты.
Бланк – комплект реквизитов, которые помогают опознать автора официального документа.
Табель унифицированных форм – список одобренных к использованию УФД.
Оформление – занесение в документ всех нужных элементов, которые установлены требованиями делопроизводства.
Служебное поле унифицированной формы – зона УФД, закрепляется в технических составляющих хранения и используется для нанесения специализированных изображений.

Это основные термины и определения существующего государственного стандарта архивного дела и делопроизводства.

Преимущества работы с компанией ОРБ

Компания ОРБ — это 7 лет успешной работы в области архивного делопроизводства. Обращаясь к нам, клиенты получают квалифицированную помощь. Мы гарантируем снижение потерь рабочего времени и предоставление эффективных решений для вашего бизнеса. Риск безвозвратной потери данных сведен к нулю. Составление дел ведется в соответствии с корпоративными нормами. Скорость обработки и предоставления информации максимальна. И наконец, мы подходим к каждому клиенту индивидуально и ведем гибкую ценовую политику.

Архивное делопроизводство – деятельность государственных органов и частных организаций в области хранения, учета и комплектования официальных документов. Каждый из этапов архивного делопроизводства очень важен и позволяет влиять на оперативность и качество управления в учреждении.

Организация архива на предприятии с нуля

Архивирование документов в организации — непростой процесс независимо от объема делопроизводства, особенно когда приходится иметь с ним дело впервые. Начать организацию архива, если никаких наработок в эту сторону еще не сделано, а в документах предприятия уже легко потеряться, стоит с назначения ответственного. Можно нанять нового работника, который будет специализироваться на ведении архива, а можно возложить эту обязанность на одного из сотрудников штаба с не очень высокой нагрузкой. Затем нужно завести учетный журнал использования архивных документов, где будут записываться все лица, которым предоставлялся доступ к ним. Там же будут фиксироваться даты, когда бумага была взята из папки и возвращена туда.

Все остальные действия ничем не отличаются от организации уже существующего архива. Подробная пошаговая инструкция по тому, как работать с ним, дана ниже.

Что значит архивировать документы и для чего это нужно

Архив предприятия — это способ организации хранения документов, позволяющий систематизировать их для комфортной и быстрой работы. Архивная обработка — это необходимость как с законодательной точки зрения, так и с прикладной. На протяжении всего времени существования юридического лица появляются сотни и тысячи документов, в которых практически невозможно ориентироваться, если они не упорядочены должным образом. Существуют разные виды архивов организаций, такие как научно-технический, аудиовизуальный и т.д. Сейчас речь пойдет об управленческом, но правила архивирования в основном едины для всех типов.

Вести учет всей документации и держать ее в порядке — сложная задача, для выполнения которой нужно хорошо изучить все особенности этого процесса

Если все требования к архиву документов в организации соблюдены, то проблем точно не возникнет, поэтому крайне важно осознанно подойти к этому делу

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс, требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку
2019.09.25ИнвестированиеКто такие инвесторы и чем они занимаются

Нюансы работы с документами

Последним пунктом стоит рассмотреть отдельные нюансы, которые проявляются в процессе документооборота. Они помогут не допускать простых ошибок, а также обеспечат сохранность дел.

Перечислим эти нюансы по порядку:

Временные документы хранятся не дольше 10 лет и в архив не передаются.
Работа с уничтожением дел, срок хранения которых истек.
Оформление обложки дела, если название предприятия менялось.
Определение законченности сводной описи.

Рассмотрим подробнее каждый аспект.

Срок хранения временных документов

Дела, не подлежащие передаче в архив, должны храниться до 10 лет. Место их нахождения остается то структурное подразделение, где они были подготовлены. Подобные акты также не требуют и особого оформления. Тем не менее их стоит расположить так, чтобы в любой момент можно было найти нужные сведения. Для них составляются отдельные описи по заранее установленным правилам.

Уничтожение дел

Перечень документов, которые необходимо уничтожить в связи с истечением срока их хранения, определяется той же экспертной комиссией на ежегодном заседании. Несмотря на то, что время их хранения истекло, перед утилизацией необходимо разрешение руководителя организации.

Необходимость утилизации возникает и электронных экземпляров. Как правило, у каждого акта есть столбцы с указанием срока хранения и фактически прошедшего времени с его начала. Если второе равно или превышает первое, то документ необходимо уничтожить.

Например, есть дела от 2012 года, которые были переданы на хранение в 2013-м. Их требуется держать в течение 4-х лет. Это значит, что составлять акт об уничтожении данных документов можно только в 2018-м году. Если рассматривать электронную версию, то программа 1С просто не даст включить в акт об уничтожении дела, которые еще должны храниться.

Оформление обложки при смене названия

Стоит дать рекомендацию и в этой ситуации. Это характерно для случаев, когда название предприятия сменилось в течение года. Правила оформления гласят, что старое наименование пишется первым, причем в скобках. Под ним пишется новое название.

Определение законченности сводной описи

Здесь есть правила для предприятий разного размера. В зависимости от этого завершенность сводной описи считается по разному.

Для небольших организаций сводная опись завершена, если в ее составе находятся ежегодные разделы постоянных документов за 5 лет. Обычно в подобных компаний образуется не больше 200 дел за год. Для остальных случаев сводная опись завершена, если количество заголовков документов достигло 1000 за год или больший период.

У документов разного типа нумерация законченных сводных описей также отличается. В общем виде это выглядит следующим образом:

Постоянные — №1.
Временные — №2.
Личного состава — №3.

Примерно такую же маркировку дела имеют и в электронном виде.

Документооборот — процесс общий и касается большого количества сотрудников организации. Поэтому руководство и ответственные лица должны требовать от каждого работника правильного оформления установленных форм

Помимо этого важно давать практические рекомендации и составлять методические пособия, чтобы у персонала было меньше вопросов.

Нужен и постоянный контакт со специалистами, которые работают с большими объемами документов. Например, лицо, ответственное за архив, в обязательном порядке должно входить в состав экспертной комиссии. Дополнительно требуется поддерживать контакт и с архивным органом, куда будут передавать дела для постоянного хранения.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Стоит ли доплачивать, если сумма отпускных ниже МРОТ?
Закрытие месяца в 1С:Бухгалтерия

Заказать помощь специалиста 1С

Организация

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

Подготовка документов к архивному хранению в бумажном виде состоит из следующих этапов:

Первым делом нужно разделить все документы на группы по длительности хранения (о них было рассказано ранее) и разработать номенклатуру.
Составить описи на всю документацию при их отсутствии.
Разложить бумаги по папкам, обязательно указав на обложке название, срок хранения, отдел, индексацию и т.д. Все неактуальные документы следует уничтожить во избежание запутанностей.
Затем следует подшив документов в архив. На этом этапе пригодятся специальные шпагаты, нити и иглы. О том, как правильно это сделать, можно прочитать здесь: Как правильно прошивать документы ниткой по ГОСТу. Удобнее всего хранить документы в специальных папках или коробах, предназначенных как для небольших архивов, так и для огромных архивов крупных компаний.
Расставить папки по стеллажам, руководствуясь принципом «чем реже нужно доставать документ, тем дальше его следует убрать, освобождая удобные места для часто используемых бумаг».
Составить и издать приказ о том, кто из сотрудников имеет доступ к архиву.
Продолжать вести учетный журнал и заниматься подготовкой новых документов к сдаче в архив.

Схемы разработки номенклатуры дел

Следующий этап — выбор схемы, по которой она будет формироваться. Применяются два основных варианта:

Структурная схема. Используется в том случае, если организационная структура компании или учреждения является стабильной. Разделы реестра дел формируются для каждого подразделения организации на основе структуры и штатного расписания.
Функциональная схема. Применяется в предприятиях с нестабильной организационной структурой. Разделами выступают отдельные функции (трудовые отношения, кадры, отчетность и другие) или направления работы компании (производство, охрана труда, строительство, ремонт и т. д.).

Архивация программами

Для архивации одних лишь zip-папок недостаточно. Во-первых, уже дано есть более совершенные форматы, которые позволяют сжимать файл еще сильнее (в этом плане интересная статья про сравнение архиваторов: https://pcpro100.info/kakoy-arhivator-silnee-szhimaet-faylyi-winrar-winuha-winzip-ili-7z/). Во-вторых, не все ОС поддерживают напрямую работу с архивами. В-третьих, скорость работы ОС с архивами не всегда может устраивать. В-четвертых, никому не помешают дополнительные функции при работе с архивами.

Одни из самых популярных программ для архивации файлов и папок — это WinRar, 7Z и файловый командир — Total Commander.

WinRar

https://www.win-rar.ru/download/winrar/

После установки программы в контекстном меню появиться возможность добавления файлов в архивы. Для этого щелкните по файлы правой кнопкой мыши, и выберите функцию, как показано на скриншоте ниже.

Далее должно появиться окно с основными настройками: здесь можно указать степень компрессии файла, дать ему имя, поставить пароль на архив и многое другое.

Созданный архив «Rar» сжал файл еще более сильно, нежели «Zip». Правда, времени на работу с таким типом — программа затрачивает больше…

7z

https://www.7-zip.org/download.html

Очень популярный архиватор с высокой степенью сжатия файлов. Его новый формат «7Z» позволяет сжать некоторый типы файлов сильнее чем WinRar! Работать с программой очень просто.

После установки, в проводнике будет контекстное меню с 7z, вам остается только выбрать опцию добавления файла к архиву.

Далее задать настройки: степень сжатия, имя, пароли и пр. Нажать на «OK» и файл-архив готов.

Кстати, как и говорилось, 7z не намного, но сжал сильнее всех предыдущих форматов.

Total Commander

https://wincmd.ru/plugring/totalcmd.html

Один из самых популярных командиров для работы в ОС Windows. Считается главным конкурентом проводника, который по умолчанию встроен в Windows.

1. Выделяете файлы и папки, которые хотите заархивировать (они выделяются красным цветом). Затем на панеле управления жмете функцию «запаковать файлы».

2. Перед вами должно открыться окно с настройками сжатия. Здесь присутствуют самые популярные метода сжатия и форматы: zip, rar, 7z, ace, tar и пр. Вам нужно выбрать формат, задать имя, пути и пр. Далее нажимаете на кнопку «OK» и архив готов.

3. Чем удобна программа — так это своей направленностью к пользователю. новички могут даже не замечать что они работают с архивами: в них можно легко входить, выходить, добавлять другие файлы всего лишь перетаскивая из одной панельки программы в другую! Да и ненужно иметь десятки установленных архиваторов на своем компьютере, чтобы архивировать файлы в различные форматы.

Порядок доступа и ограничения

Они также регулируются законодательством. Ограничения затрагивают очередь доступа к документации, содержащей данные государственной (или же охраняемой государством) тайны или информацию о личной или семейной тайне (в таком случае срок хранения составит 75 лет со времени составления документа).

Стоит отметить, что архивы должны безвозмездно выдавать юридическим и физическим лицам оформленные бумаги (копии или справки архивных документов) в сроки, которые для этого установлены законодательством. Такие документы требуются для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций.

Архивная документация, изъятая как вещественная улика (в соответствии с законами Российской Федерации), подлежит обязательному возвращению.

Несоблюдение правил, нарушение законодательства РФ об архивном деле влечет за собой административную, уголовную и правовую ответственность.

Филиалы и представительства

Самостоятельные структурные подразделения предприятия в виде филиалов и представительств обязательно учитываются в номенклатуре дел. Обычно связанные с ними документы указываются в виде отдельных подразделов или разделов с указанием конкретного подразделения.

При этом сотрудники представительства или филиала формируют собственную номенклатуру дел, которая затем предоставляется в головную организацию и становится частью общего перечня заголовков дел. Если организационная структура хозяйствующего субъекта предусматривает большое количество региональных подразделений, рекомендуется формировать типовой реестр дел представительств и филиалов.

Сроки хранения

Для архивного хранения официальных бумаг используют конкретный способ систематизации документации на производстве. Он помогает соблюдать действующие нормативно-правовые нормы в соответствии с законодательством. Целью этого является исключение потери важных сведений.

По истечении установленного времени хранения бумаг в архиве ответственное лицо осуществляет уничтожение официальных бумаг, а после создает акт о ликвидации.

Помимо этого, существуют документы с неограниченным периодом времени хранения. Для них производят процедуру фондирования. Это разделение бумаг в архивном делопроизводстве по различным фондам и коллекциям.

Инструкция

Правила, списки, инструкция по архивному делопроизводству и иные нормативно-правовые бумаги помогают реализовать основной закон. Существуют основные требования по работе архивных структур, которые были созданы в 2002 году.

Стоит отметить, что такие правила не были зарегистрированы в Министерстве юстиции Российской Федерации. В связи с этим на данный момент до сих пор действительны «Основные правила ведомственных архивов» 1986 г.

Наличие этих требований в сфере делопроизводства и архивного дела обусловлено тем, что необходима согласованность в учете, использовании, комплектовании и хранении документов в архивах, в организации всех этих процессов

Основное внимание в требованиях уделено номенклатуре

Итак, алгоритм действий следующий:

организовать экспертизу ценности бумаг;
подготовить документы к отправке в архив;
сформировать дело;
составить порядок выделения документов к уничтожению;
отправить дело в архив.

Стоит отметить, что данные требования не распространяются на документацию, работа с которой не регламентирована законом РФ от 21 июля 1993 г. «О государственной тайне».

Вложенные файлы

Положение об архиве (бланк).doc
Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (бланк).doc

Доступно только подписчикам

Положение об архиве (образец).doc
Должностная инструкция заведующего архивом (начальника архивного отдела) (образец).doc

Современное предприятие сложно представить без адекватной системы архивного делопроизводства. Под этим термином принято понимать процесс учета, приема и хранения документов в архиве. Его составляющими являются:

экспертиза ценности документов;
создание номенклатуры дел;
формирование дел в организации;
составление и оформление описей дел;
комплектование архива;
учет документов в архиве;
обеспечение сохранности;
исполнение запросов к документам архива;
утилизация документов с истекшим сроком хранения.

Любая организация осуществляет . Это позволяет не только систематизировать рабочий процесс, но и повысить эффективность и работоспособность персонала.

Многие эксперты сходятся во мнении, что архивацию бумаг стоит относить к особому виду делопроизводства. Помимо передачи на хранение архивное делопроизводство решает и многие другие задачи, с которыми сталкивается предприятие в профессиональной деятельности, в том числе:

автоматизированная регистрация отдельных документов, дел и томов;
автоматизированная разбивка дел на тома;
систематизация документов в пределах организации;
форматирование сдаточных описей дел и внутренней описи документов и другие задачи.

Термины, обязательные для использования во всей материалах по делопроизводству и архивному делу содержатся в ГОСТ Р 51141-98. Он регламентирует понятия в сфере организации работы с документами, архивном деле и обеспечении сохранности документов. Стандарт определяет делопроизводство как отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, а архивное делопроизводство как отрасль деятельности, ответственную за хранение и использование архивных материалов.

Документирование — это запись сведений на различные носители по установленным правилам. В результате этого процесса появляется документ — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Реквизит является обязательным при оформлении официальных материалов. Совокупность файлов по одному вопросу или участку работы, помещенных в отдельную папку, называется делом. Перечень дел с указанием сроков хранения составляют номенклатуру.

Заключение

Хранить важные бумаги — трудоемкое занятие, которое требует держать в голове большое количество информации. Чтобы основные правила работы и хранения документов в архиве организаций лучше запомнились, стоит суммировать все сказанное ранее. Вот что стоит выделить:

Все бумаги делятся на 4 типа по сроку хранения: временные, долговременные, постоянные и «до минования надобности».
Первое, с чего начинается архивное делопроизводство в организации — выделение ответственного лица, создание учетного журнала и распределение бумаг по сроку хранения.
Очень важно прошивать документы и хранить их в удобных картонных папках и коробах. Они прочные, вместительные, имеют специальные завязки и шаблон для заполнения основной информации о содержащихся там документах.. И последнее — если постоянно поддерживать архив в порядке, то учет документации станет простым и приятным занятием, даже если он содержит десятки тысяч разных бумаг

И последнее — если постоянно поддерживать архив в порядке, то учет документации станет простым и приятным занятием, даже если он содержит десятки тысяч разных бумаг.