Правила архивирования документов в организации

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004, отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб, однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб.

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558. Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Этапы подготовки

Пошаговая подготовка материалов к передаче в архив:

убедиться, что оформление бумаг соответствует всем требованиям, которые установлены данным архивом;
провести брошюровку документации;
пронумеровать все листы;
разработать Лист-заверитель дела;
уточнить реквизиты обложки;
разработать внутреннюю опись дела;
сформировать опись.

Если предстоит передача бумаг, подлежащих хранению менее 10 лет, то допустимо отсутствие брошюровки, систематизации, нумерации, заверительных элементов. Здесь прежде всего необходимо ориентироваться на требования конкретного архива, так как стандарты разных учреждений могут содержать один или все из вышеперечисленных вопросов.

В законе об архивном деле и делопроизводстве перечислены основные термины и их определения в этой области. Ниже рассмотрим некоторые из них.

Правила процесса

Во время архивирования документов в организации должны учитываться назначенным ответственным работником следующие правила:

документация передается в архив только по описи;
если бумаги подшиваются в дело какого-либо работника, то важно учитывать требования специальных методических указаний, чтобы в будущем можно было легко найти нужный документ;
каждый отдел компании должен передавать ответственному лицу документы на хранение в сроки, установленные в законодательстве;
если по разным причинам нарушается график, на основании которого передается в архив разная документация, то должностное лицо обязано проинформировать о данном факте руководителя компании.

От правильности выполнения данного процесса зависит грамотность составления архива.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Обратиться в архив за получением определенной документации может любой сотрудник организации, а также стороннее предприятие. Для этого необходимо оформить заявку, а факт передачи документов во временное пользование отразить в специальном журнале. По внешнему запросу дела выдаются на срок не более 3 месяцев, при этом оформляется акт в двух экземплярах.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями, но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Архивирование документов в крупных и средних организациях

Архивирование документов должно обеспечиваться всеми предприятиями. Архив, как отдельное структурное подразделение, в основном предусматривают крупные и средние предприятия, в которых имеется значительный ежегодный документооборот. Статус подразделения определяется Положением: это локальный нормативный акт, в котором отражаются все условия хранения, и указывается персональная ответственность должностных лиц, ответственных за подготовку документов и их хранение. Основные правила, которые следует соблюдать:

передача карточек в архив должна осуществляться каждым отдельным подразделением по данным описи;
если архивные файлы поступают в архив, файл необходимо методично подготовить по всем правилам;
передача на хранение должна осуществляться в сроки, установленные федеральными законами;
в случае нарушения сроков передачи карточек в архив необходимо поставить в известность работодателя.

Документы архивируются поэтапно.

Этап 1. Подготовка

Перед отправкой документов в архив необходимо их подготовить. Организовать в категории, разделив персонал, управление и бухгалтерский учет. Отделите те бланки, которые уже не имеют практической ценности и могут быть уничтожены согласно действующим правилам. Создайте прошивку. Объедините и скрепите отдельные листы в отдельные коробки. Швы должны быть скреплены печатью организации и подписью лица, назначенного ответственным за подготовку.

Этап 2. Составление описи

По каждому случаю с учетом перечня документов, входящих в папку, составляется опись. Архивирование невозможно без этого документа.

Успешный опыт

Как же на деле работает электронный архив? В ходе мероприятия эксперты поделились своим опытом внедрения данной системы хранения. Так, Наталья Журба, менеджер по маркетингу, обрисовала проблемы, с которыми сталкивалась компания до того, как появилось единое хранилище документов, и поведала также, что изменилось после внедрения новой системы.

Это территориально разбросанная компания, имеющая много филиалов и дочерних предприятий. В удаленных бизнес-единицах ежедневно формируются сотни документов, которые регистрируются в системе бухгалтерского учета. По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, подбираются в хронологическом порядке и брошюруются.

Компания крупная, а потому довольно часто возникает необходимость собрать бумаги с удаленных филиалов, сделать подборку документов для налоговой инспекции или сформировать комплект по какому-то одному проекту. При этом бухгалтерии приходится «расшить» папку с «первичкой», сделать ксерокопию нужного экземпляра, а затем вернуть его на место и заново сброшюровать. Работа довольно трудоемкая, поскольку зачастую обнаруживаются ошибки в оформлении: одни экземпляры приходится переделывать, другие вовсе не находятся из-за того, что менеджеры или руководители проектов вовремя не донесли их в бухгалтерию.

При этом, например, по запросу инспекции компания обязана подготовить необходимые документы в течение десяти дней. Как успеть сформировать подборку для проверки и заверить каждый экземпляр за такой короткий срок? Тут вспоминается ситуация, которая произошла с ОАО «Дальсвязь», когда организации необходимо было представить для проверки 14 миллионов документв за пять дней (на момент действия прежних норм НК РФ).

Уложиться в установленные сроки довольно сложно, особенно если учесть, что у компании большие объемы реализации и сложная система управления. А ведь готовить документы приходится не только во время камеральных и выездных проверок, но и для возмещения НДС или привлечения кредитной линии в банке.

Поэтому руководство компании приняло решение внедрить систему единого электронного архива первичной бухгалтерской документации.

Разберемся, как была выстроена работа с новой системой. В первую очередь документы вносятся в единую базу – они оцифровываются (сканируются). Теоретически организация ввода документов в систему может быть как централизованной (в канцелярии, в общем отделе, создается регистрационный участок), так и распределенной по подразделениям (сотрудники, работающие с входящими/исходящими документами – руководитель проекта, бухгалтер, работник склада, юрист и т. д., самостоятельно сканируют текущие документы и обрабатывают их).

Поскольку в компании имеет место географически разрозненная структура подразделений, то используют второй вариант – распределенную систему ввода документов. Сканирование «первички» происходит на складах, терминалах и т. д., то есть сразу на местах. Затем образы документов проверяет ответственный бухгалтер и загружает их в единый электронный архив. В результате происходит консолидация документов центрального офиса и всех территориально распределенных филиалов в одном месте.

Новое решение позволило структурировать документопоток в рамках холдинга и обеспечить сотрудникам оперативный доступ к оригиналам документов и быстрое формирование необходимых подборок.

Что касается «первички», то с помощью современного электронного решения, например, удалось свести к минимуму возможности отказа в предоставлении налогового вычета по НДС из-за отсутствия первичного учетного документа, так как найти вовремя нужный счет-фактуру теперь быстрее и проще. В электронном архиве сохраняется так называемая «история» – помимо «работающих» документов, в базе находятся и ошибочные документы, внесенные изменения, правки, пометки и т. д.

Ручной труд бухгалтеров минимален – не надо расшивать, ксерокопировать, отвлекать сотрудников других подразделений и привлекать сторонних людей. Достаточно просто сформировать в электронном архиве подборку документов по заданному критерию и распечатать образы.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Обратите внимание

Уже на стадии приема входящего документа или создания исходящего нужно понимать, в какое дело будет помещен документ и каковы особенности формирования этого дела.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Приказ от 12.01.2015 №1	1
Приказ от 13.01.2015 №2	2
Приказ от 13.01.2015 №3	3
Приказ от 16.01.2015 №4	4
Приказ от 19.01.2015 №5	5
…

По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Проект «Астра»	1-10
Проект «Василек»	11-20
Проект «Гладиолус»	21-30
Проект «Колокольчик	31-40
Проект «Мимоза»	41-50

Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документ и его регистрационные данные	Номер листа дела (тома)
Переписка с ООО «Астра»
Листразделитель	1
Исх. № 53 от 14.01.2015	2–4
Вх. № 243 от 16.01.2015	5–9
Исх. № 105 от 23.01.2015	10
Вх. № 341 от 28.01.2015	11
Переписка с ООО «Василек»
Листразделитель	12
Вх. № 14 от 12.01.2015	13–14
Исх. № 18 от 13.01.2015	15
Вх. № 201 от 15.01.2015	16
…

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

3.1. Формирование дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела.

Документы по личному составу формируются в дела по видам документов.

Как правило, документы в дела группируются за каждый календарный год. Исключение составляют дела, формирование которых изначально не связано с рамками одного календарного года – личные дела рабочих, служащих, учащихся, судебно-следственные дела, истории болезней, пенсионные дела, а также многие учетные документы.

Окончательное формирование личных дел рабочих и служащих производится после их увольнения; учащихся, студентов, аспирантов после окончания учебного заведения, аспирантуры; судебных – после окончания судебного процесса и вынесения решения, истории болезней – после выписки больного, пенсионных дел – после прекращения выплаты пенсии.

Личные дела уволенных работников и лиц, окончивших учебное заведение, при подготовке к архивному хранению целесообразнее объединять в наряды личных дел, не превышающих 250 листов. Возможно индивидуальное личное дело формировать в обособленную единицу хранения, как правило, это личные дела постоянного срока хранения.

При формировании личных дел необходимо учитывать различные сроки их хранения. Дела постоянного и долговременного сроков хранения формируются раздельно, включаются в разные описи

Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками хранения.

Внутри дела (в том числе в личном деле) документы систематизируются в хронологической последовательности (от начала года к концу года) по дате их регистрации, утверждения, составления. Строго в алфавитном порядке систематизируются наряды личных дел, дела, сформированные из личных карточек, лицевых счетов и трудовых книжек. При систематизации дел по буквам алфавита необходимо проводить уточнение до третьей буквы в фамилии лиц, на которых заведено дело.

Оформление дел

Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу необходимо сдавать в архив для их дальнейшего хранения и использования. Подготовкой к передаче таких дел в архив занимается служба ДОУ или секретари структурных подразделений. Подготовка дел заключается в том, чтобы правильно их оформить.

Для оформления дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусмотрены следующие операции:

подшивка или переплет дела;
нумерация листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
оформление обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения можно не оформлять. Достаточно правильно их сформировать для удобного поиска документов в случае необходимости. Документы могут оставаться в скоросшивателе.

В первую очередь документы подшиваются или переплетаются в дело. Предварительно следует удалить все металлические скрепления, булавки, скрепки и прочие лишние предметы из документов для того, чтобы при дальнейшем хранении они, заржавев, не оставили следов и не повредили бумагу.

Для надежного скрепления всех документов они переплетаются в твердую обложку из картона на 4 прокола. При этом нужно следить, чтобы текст документа, даты, визы и резолюции на них свободно читались.

Для обеспечения сохранности документов и закрепления порядка их расположения, все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами по порядку в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей запрещается, так как при длительном хранении они могут расплыться и испортить бумагу. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то листы нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.

Если в нумерации листов было допущено небольшое количество ошибок, то в этом случае возможно употребление литерных номеров листов (с буквами – например, 2а, 2б, 2в). Если же ошибок слишком много, то старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

В листе – заверителе дела указываются цифрами и прописью количество листов в деле. Лист – заверитель дела подшивается в дело или наклеивается за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела. Форма листа – заверителя дела установлена Правилами хранения**.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Еще одним этапом в оформлении дела является оформление его обложки. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме. Здесь следует указывать:

наименование организации и ее непосредственную подчиненность;
наименование структурного подразделения;
индекс дела;
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела;
архивный шифр дела;

Если наименование организации менялось в течение года, то на обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется скобки, а новое пишется под ним.

В «1С:Документообороте» печатная форма обложки дела, внутренней описи и листа-заверителя создается автоматически на основании информации, заведенной в карточку дела (рис. 2).

Рис. 2

Архив организации

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц.

В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);
если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
заголовок;
число единиц хранения;
срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву. Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ПРОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ

2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании заявления в простой письменной форме или письма направившего его органа или организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) пользователя, место работы (учебы) и должность (при наличии), учёное звание и учёная степень (при наличии), тема, хронологические рамки исследования.

2.2. При оформлении пропуска для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (), в которой указывает:

фамилию (обязательно для заполнения);

имя (обязательно для заполнения);

отчество (при наличии) (обязательно для заполнения);

дату рождения (обязательно для заполнения);

гражданство (обязательно для заполнения);

место работы (учёбы) и должность (при наличии);

образование, учёное звание и учёную степень (при наличии);

основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);

тему, хронологические рамки исследования (обязательно для заполнения);

цель работы;

адрес регистрации по месту жительства (пребывания) (обязательно для заполнения);

адрес фактического проживания (обязательно для заполнения);

номер контактного телефона (при наличии);

адрес электронной почты (при наличии);

вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ (обязательно для заполнения);

фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождающего лица (обязательно для заполнения в случае посещения читального зала архива с сопровождающим лицом).

Пользователь знакомится с Порядком, предъявляет сотруднику читального зала докумень, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.

Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение Порядке несовершеннолетним пользователем.

Сопровождающие лица (в том числе законные представители, переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива на основании заполненной анкеты, в которой указываются: фамилия, им, отчество (при наличии), дата рождения, гражданство, место работы (учёбы) и должность (при наличии), адрес регистрации по месту жительства (пребывания), адрес фактического проживания, номер контактного телефона (при наличии), адрес электронной почты (при наличии), вид, серия, номер и дата выдачи документа, удостоверяющего личность, а также орган, выдавший документ, фамилия, имя, отчество (при наличии) сопровождаемого лица.

2.3. Пользователю на основании заявления или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск для работы в читальном зале, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

Лицу, сопровождающему пользователя, на основании заполненной им анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение календарного года со дня выдачи.

2.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по заявлению пользователя или письму направившей его организации. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.3 Порядка.

Как передать дела

Последующая сдача документов в архив организации на постоянное хранение производится так:

Выбираем архивную организацию — государственную, ведомственную, частную или внутренний отдел компании. Если компания ликвидируется, документацию передают в госархив или правопреемнику.
Подаем в архивную организацию описи. Для госархива потребуется предисловие к описям и историческая справка.
Согласовываем опись на экспертной комиссии государственной архивной организации. После этого на ней ставится отметка о согласовании. При подаче дел представитель госархива проверяет правильность составления и обработки папок.

Коммерческие организации занимаются обработкой дел самостоятельно (за фиксированную плату), привлекая профессиональных архивистов.

Правила архивирования

Архивирование документов является обязательным процессом для каждой компании, что указывается в положениях ФЗ № 125. В небольших компаниях все нужные действия выполняются секретарем, но в крупных организациях нанимается отдельный работник, занимающийся архивированием.

Назначенный сотрудник должен знать требования законодательства относительно архивирования кадровых документов в организации, а также должен разбираться в сроках хранения разной документации. Для этого для разных бумаг заводятся отдельные дела. Документация, имеющая отношение к личному составу фирмы, должна храниться не меньше 50 лет, если бумаги созданы после 2003 года, а если в организации имеются документы, сформированные до 2003 года, то они должны сохраняться в течение 75 лет.