Что такое стандартизация документов

ОБ ОСОБЕННОСТЯХ ИСПОЛЬЗОВАНиЯ РЕКВИЗИТОВ В ПИСЬМАХ

В следующих номерах журнала мы продолжим комментировать ГОСТ.  

Одновременно эти реквизиты не ставятся – либо один, либо другой.

В частности, Федеральным законом от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (в ред. от 12.03.2014 (п. 5 ст. 10) предусмотрено нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна»; постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (п. 1.4) установлено: «На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Примеры разработаны редакцией.

Определение термина

Есть мнение, что в России впервые в сравнении с зарубежной практикой была организована система документационного обеспечения управления, цель которой — установить в рамках государства порядок документирования управленческой деятельности. В 1973 году такая система получила название ЕГСД, что расшифровывается, как «единая гос. система делопроизводства». Всего в СССР разработали 16 унифицированных систем.

Стандартизация документов – это результат проведения реорганизации документооборота рассматриваемой системы, соответствующей определенным стандартам. Уменьшение переписки и сокращение трудоемкости на ее составление, а также стремление избежать дублирования данных считаются актуальными вопросами, требующими решения в управленческой работе. Эффективный результат может быть достигнут благодаря унификации и стандартизации информации по содержанию и форме.

Стандартизация документов – это формирование одинаковых типовых бланков для схожих по назначению протоколов, что помогает более эффективному использованию бумаги при выводе актов и постановлений на печать. Стандартизация облегчает бухгалтерский документооборот, а также архивирование документации.

ПОЯСНЕНИЯ К ПРИМЕРАМ 4 И 5: ПОЧЕМУ ДОКУМЕНТ «НЕСУЩЕСТВУЮЩИЙ»

Мы создали несуществующий документ, чтобы показать вам полный состав реквизитов. В примерах 4 и 5 приведен состав реквизитов, с 1 по 30, и их оформление по старому и новому ГОСТам. Вы можете сравнить состав, оформление реквизитов по старому и новому ГОСТам, их названия.

В качестве примера мы выбрали исходящее письмо. Этот документ – условный, так как исходящее письмо в реальной практике не может содержать все реквизиты ГОСТа.

Реквизиты, которые могут быть в исходящем письме, выделены так: 

Остальные реквизиты, которые не используются в исходящем письме, но присутствуют в других документах (приказах, положениях и т.д.), выделены так: 

Уровень утверждения и соответствующие категории

Стандартизация – это форма юридического утверждения результатов унификации, которая представляет собой совокупность гос. стандартов и единой формы включенных документов.

УСД подразделяется на:

• гос. стандарты;
• унифицированные формы документов;
• методические советы по их использованию.

Реквизиты унифицированного документа применяются в соответствии с целевой задачей и тем, какой уровень утверждения заложен. Имеет место разделение документов стандартизации в РФ на категории:

1. Ведомственные (разграничение по отраслям). Применяются для документирования процессов управления, которые свойственны всем предприятиям, вне зависимости от деятельности и организационно-правовых норм. Утверждение происходит на Федеральном уровне.
2. Формы документов фирм, организаций и предприятий. Определяются на локальном уровне.
3. Общероссийские. Создатели таких форм – Федеральное архивное агентство, Минфин России, Федеральная служба гос. статистики, Центральный Банк РФ. Данные формы документов являются обязательными для использования во всех организациях, независимо от формы собственности и подчиненности (например, учетная документация по учету и оплате труда, что было утверждено постановлением гос. комитета РФ от 5.02.2004).
4. Формы документов субъектов Федерации. Утверждение их происходит на областном, региональном или местном уровнях. Такие формы распространены в рамках соответствующего субъекта РФ.

Определение состава документации

Данным вопросом занимаются специальные уполномоченные ведомства и организации, например, Российская гос. библиотека берет на себя определение состава документации, которая имеется во всех библиотеках страны. Нормативный характер имеют отраслевые формы документов, если они находятся в рамках ведомственной системы (такие как нотариальная или судебная), подобные шаблоны также используются в конкретных организациях, занимающихся схожей деятельностью (например, медицинской или страховой).

Применение документов по стандартизации на предприятиях дает возможность снизить затраты на составление, оформление, изготовление, обработку документов и их передачу. Таким образом, ускоряется документооборот внутри организации. Реорганизация содержания документов улучшает качество выполнения управленческих задач. Закрепляется состав документа в Табеле форм (едином нормативном документе, состоящем из перечня документов, необходимых для реализации задач управленческой деятельности фирмы, имеющий юридический статус), а преобразований форм документов – в Альбоме документов. Табель упорядочивает процесс документирования, создает наглядную схему учета всех видов деятельности. Табель сформирован так, чтобы устанавливать определенные правила фиксации места и времени, а также принимающих решения лиц.

ЧТО ИЗМЕНИЛОСЬ В ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ?

В разделе 5 «Оформление реквизитов документов» изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новую версию только те изменения, которые действительно актуальны в практике документирования. Рассмотрим наиболее значимые изменения.

■  Инициалы пишем после фамилии в реквизите «Адресат». Приведено к единообразию проставление инициалов лица, которому адресован документ: независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии. Например, если получатель – должностное лицо:

Если документ адресован физическому лицу:

■ Указываем адрес электронной почты. Новым элементом оформления реквизита «Адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона (факса), если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте), например:

■ Указываем вид электронного носителя в реквизите «Приложение». Правила оформления реквизита «Отметка о приложении» дополнены положением о том, что эта отметка оформляется в случае, если приложением является физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.):

При этом указывается, что на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

■ На первом листе документа-приложения ставим отметку о приложении и гриф утверждения. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом.

Согласно новому ГОСТу на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение:

■ Реквизит «Отметка об исполнителе» дополняем новыми элементами. Изменены правила оформления реквизита «Отметка об исполнителе». Она дополнена новыми элементами: наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Эти сведения могут указываться по желанию организации – автора документа, в соответствии с ее локальными нормативными актами. Например:

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

■ Отметку о заверении копии документа дополняем записью о месте хранения оригинала. В правила оформления отметки о заверении копии включены новые положения: если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации:

■ Текст документа пишем с учетом нововведений. Расширен раздел стандарта (п. 5.18), посвященный тексту документа. Те положения, которые имелись в стандарте 2003 г., в ГОСТ Р 7.0.97-2016 дополнены положениями:

• о языках, на которых может составляться текст документа (государственный язык Российской Федерации или государственный язык (языки) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации);

• правилах указания в тексте документа реквизитов законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, если они выступают в качестве оснований для издания документа;

• этикетных фразах (вступительное обращение и заключительная этикетная фраза), которые могут использоваться при ведении переписки.

Суть стандартизации

В Федеральном законе «О техническом урегулировании» № 184 указан принцип работы определения: стандартизация документов – это целостная работа, направленная на установление правил в целях их добровольного использования, в результате чего должна быть упорядочена информация в сферах производства и обращения продукции, а также увеличена конкурентоспособность услуг.

«Стандартом» можно назвать документ, в котором указываются характеристики продукции, правила осуществления различных процессов на производстве, характерные особенности перевозки и хранения, выполнения работ или оказания услуг. Стандарт включает в себя определенные требования к терминологии, маркировке, символике, упаковке, этикеткам.

Нормативные документы по стандартизации содержат оптимальные правила и требования по оформлению, подготовке, хранению и учету деловой документации, которые были утверждены в установленном порядке и рекомендованы для многократного применения в делопроизводстве. Стандартизация (простыми словами) – это формирование и утверждение единых правил, которые предъявляются к документам с целью их упорядочения.

Стандартизация предполагает возведение основных требований к документам в юридическую норму. Благодаря такому процессу формирование многочисленных документов происходит по одним правилам, что легче воспринимается получателями. Стандартизация документов – это итог унификации или высшая ее форма.

Принципы и основы стандартизации документов

Комиссия СЭВ охарактеризовала составную стандартизацию, при которой происходит целенаправленное установление и применение системы связанных требований как к объекту, так и к его элементам, чтобы обеспечить оптимальное решение конкретной проблемы. Утверждение документов происходит исходя из требований гос. стандартов и правил СЭВ, ИСО и других международных организаций, которые работают в области унификации и стандартизации документов.

Резкая смена привычного содержания документов может негативно отразиться на психологической перестройке работников организации. Поэтому процесс преобразования должен происходить плавно, затрагивая только самые необходимые изменения с сохранением правил и основ национальных документов по стандартизации, а также не нанося экономического ущерба. Сначала вводятся минимальные изменения, а после – радикальные. Поэтапные преобразования стандартов позволяют всем участникам процесса провести полную стандартизацию документооборота.

КАК ИЗМЕНИЛАСЬ СТРУКТУРА ГОСТА?

Сравним структуру старого и нового стандартов:

Из приведенной таблицы следует, что в новом стандарте появились новые разделы (разделы 2 и 3), а также новое приложение – форма титульного листа документа.

Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке программ, планов, отчетов и др.

■ Раздел «Нормативные ссылки» сегодня включается во все национальные стандарты и содержит номера и названия тех ГОСТов, с которыми связано содержание нового стандарта. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 даются нормативные ссылки на следующие стандарты:

• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

■ Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Основные положения этого раздела:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;

• предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются: Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14 и приближенные к ним;

• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);

• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;

• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;

• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал;

• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);

• допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Повышение эффективности

Единая система делопроизводства способствует оперативной обработке, сокращает затраты времени на работу с документами, которые затрагивают весь делопроизводственный персонал: от рядовых сотрудников до руководителей.

Объектами стандартизации документов могут быть их состав и формы. Унификация состава документов – это выделение и закрепление совокупности документов, которые необходимы для решения управленческих задач. В результате таких действий предполагается сокращение состава документов. Унификация форм представляет собой отбор и консолидацию информационных показателей, в том числе и реквизитов, которые соотносятся с целевым назначением документов, а также определение общих требований к их созданию и оформлению. В делопроизводстве унификация может происходить и как этап стандартизации, и как самостоятельный процесс.

Унификация как метод стандартизации

Среди методов формальной унификации документов можно выделить:

• унификацию документальных структур,
• создание общих правил синтаксиса в построении документов,
• унификацию методов контроля информации в документе,
• унификацию типов носителей и документальных форматов.

Унификации подвергаются все создаваемые в отделе разновидности и виды документов, вне зависимости от частоты их повторяемости. Для того чтобы разрабатывать унифицированные формы документов, используют документы, которые хранятся в архиве управления, а также карты документов, которые могут быть получены в ходе подготовки табеля унифицированных форм документов.

В этом случае по каждой типовой ситуации собирается не менее 3-5 документальных образцов. Рост числа исходных образцов документов способствует надежности разработанной унифицированной формы.

Анкета представляет собой способ предоставления унифицированного текста, в соответствии с которым постоянную информацию располагают в левой части листа, переменную вносят в документ в ходе его составления.

Унифицированная система документации по организационно-распорядительным документам магнитным методом моделирует приказы по приему, увольнению переводу, объяснительные и докладные записки.

Таблица представляет собой разорванный текст, который располагается по соответствующему принципу, где постоянная информация формируется в заголовке, боковых графах, а переменная формируется при пересечении соответствующих строк и граф.

Таблица характеризуется большой информационной ёмкостью, что позволяет проводить классификацию, кодирование информации, проводить суммирование данных.

Обработка информации

Нахождение общего в документах и формирование единого общепринятого шаблона упрощает ручные методы обработки данных, работа становится более эффективной, затраты финансового плана снижаются, а время, ранее использовавшееся для обучения управленческих кадров, уменьшается, что в результате показывает неоспоримую положительную динамику

Важно уделять внимание соблюдению общих требований к управленческим документам в условиях функционирования автоматизированных систем управления, когда резко увеличивается эффект унификации и стандартизации всех документов

На улучшение форм документов оказывает влияние архивоведение, изучающее теоретические и практические основы архивного дела. Автоматизация процессов стандартизации начиналась с классификации схемы документов в народном хозяйстве, а далее продолжилась в управленческой сфере, где и достигла своей настоящей эффективной формы. Сейчас этот процесс затрагивает международные и национальные организации, в работе над упрощением документооборота внешнеторговых связей работают 10 иностранных организаций, в том числе Комиссия по внешней торговле, Комитет по развитию торговки ЕЭК, Международная организация по стандартизации и др.

Характерные особенности

Виды документов по стандартизации относительно альбома форм документов (сборника шаблонов унифицированных форм, необходимых для документального обеспечения управления в учреждении) представлены:

• эталонным образцом (на бумажном носителе), хранящимся в отделе делопроизводства или канцелярии;
• электронным аналогом, имеющимся на каждом рабочем месте.

Отличительными особенностями формирования данных документов являются:

• единообразие создания регламентации содержания документов, исключение повторяющейся информации;
• единая терминология и условные обозначения, что позволяет сопоставлять показатели из разных уровней управления и рассматриваемых систем;
• формирование единых моделей построения конкретных форм документов.

Методы стандартизации

Замечание 1

Методы стандартизации включают в себя приемы или систему приемов, посредством которых происходит достижение цели стандартизации. Стандартизация в своем практическом применении предполагает широкое использование нескольких методов.

Любое предприятие в своей организационно-управленческой деятельности использует документы. Организацию управления документацией можно охарактеризовать разнообразием и повторяемостью ситуаций и определенных действий по их разрешению. По этой причине большое разнообразие документов требует их стандартизации.

Стандартизация и унификация документа являются основными направлениями в области совершенствования документационного процесса, которые ведут к минимизации издержек на управленческие документы.

Основной целью стандартизации и унификации документов является создание совокупности документов, способных дать экономический эффект.

Применение унифицированных документов одновременно способствует росту структур в управленческом труде и повышает его культуру. В целом стандартизация представлена процессом установки и использования стандартов, под которыми можно понимать образец, модель или эталон, который в качестве исходных данных используется при сопоставлении с ним других похожих объектов.

В качестве нормативно-технического документа стандарт способен установить систему норм, требований и правил к объекту стандартизации, что утверждено компетентными органами. В нашей стране работа по стандартизации контролируется комитетом РФ по стандартизации, метрологии и сертификации.

Использование стандартов в документационной работе способствует улучшению качества выпускаемых изделий или документов.

Стандартизации является сложным процессом, в состав которого включены несколько элементов, в том числе унификация и типизация. С одной стороны, данные элементы могут проводиться в качестве самостоятельных видов работ.

Замечание 2

Документоведение включает типизацию, которая используется для формирования типовых форм документов и типовых текстов, представленных образцами или эталонами. На основе таких образцов-эталонов впоследствии могут быть созданы определенные документы.

Типовой текст является текстом образцом, на базе которого могут быть созданы в дальнейшем тексты аналогичного содержания.

Типовую форму утверждают определённые компетентные органы государственной власти. Она представлена формой документов, которая используется для представления и сбора определенных данных.

Документоведение рассматривает унификацию и стандартизацию в качестве процесса установки единообразного процесса создания и оформления документации. Тем не менее, эти два понятия не равны между собой. Стандартизация документации представлена высшей ступенью их унификации, то есть доведением результата до уровня обязательных правовых норм.

Требования стандарта обладают обязательным характером в пределах распределения. По этой причине унификацию чаще всего проводят в качестве предварительного этапа стандартизации, но она может являться и самостоятельным типом деятельности.

Специфика информационного обеспечения

Кроме межотраслевых систем документооборота, используются формы документов национальной системы стандартизации, в которых отражаются особенности деятельности конкретных отраслей. Такие характерные черты подразделяются на:

1. Дополнительные требования к данным для решения управленческих функций типового плана (например, увольнения/приема кадров образования или здравоохранения).
2. Иная деятельность, для функционирования которой была организована схожая отрасль и правила управления ею. К специфической документации можно отнести:

• рецепты;
• истории болезней;
• больничные листы;
• листы-заверители;
• путеводители;
• описи дел (архив);
• карты;
• дела скважин (геолого-разведочное производство);
• ведомости успеваемости;
• расписание (учебная документация).