Протокол общего собрания (образец). как составляется протокол общего собрания?

Содержание протокола

Заголовок, дата и номер протокола

Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.

Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.

Например: 21 — 24.07.2009.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.

Текст протокола включает следующие части:

Вводная часть

Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.

Если на заседании были лица из других организаций, то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные» и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.

Во вводной части протокола указывается повестка дня.

Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».

По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).

Основная часть

В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.

Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.

Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).

Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).

Внешний вид документа, описание его полей и содержание

Внешний вид документа, форму его ведения определяет руководитель предприятия или председатель (лицо, проводящее совещание). Все документы и материалы, используемые во время совещания, готовят заранее и оформляют отдельными текстами в виде приложений. На данные приложения необходимо ссылаться во время ведения протокола.

Традиционный бланк протокола можно скачать и заполнить или разработать собственную форму документа.

Протокол совещания делят на три большие раздела:

заголовочный;
содержательный (текстовый);
оформляющий (завершающий).

Правила написания каждого раздела имеет свои особенности.

Заголовочный раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Название организации.	Название организации пишут так, как указано в регистрационных документах.
Наименование и номер документа («Протокол №»).	Название документа пишут прописными буквами в одну строку под наименование предприятия.
Дата проведения совещания и город (указывается под названием документа).	При заполнении протокола совещания указывается дата проведения мероприятия, а не день его заполнения. Если совещания было длительным, указывают дату начала совещания, а затем через тире день окончания мероприятия.
Место проведения мероприятия	Указывается отдельной строкой, ниже даты.
ФИО председателя совещания и секретаря (указывается под датой с правой стороны документа).	—
Содержательный или текстовый раздел
Содержание части	Особенности заполнения
Вводная часть строго формализована. Ее можно разделить на две части.	Повестка дня	Список вопросов, рассматриваемых во время совещания. Вопросы нумеруют арабскими цифрами.
Сведения об участниках совещания	ФИО и должность.
Основная часть (состоит из двух или трех самостоятельных пунктов).	Слушали	Ставится номер параграфа. Слово «СЛУШАЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Указывается ФИО докладчика (слово «доклад» не пишется). Описывается суть доклада.
Выступили	Ставится номер параграфа. Слово «ВЫСТУПИЛИ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Далее указываются все вопросы, которые были адресованы докладчику. Запись ведется в порядке поступления вопросов и комментариев.
Постановили или решили (решение)	Слово «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШЕНИЕ» пишется с красной строки прописными буквами, после ставится двоеточие. Пункты принятого решения нумеруются арабскими цифрами через точку (например, «1.1», «1.2»). Если для принятия решения было проведено голосование, в этом пункте указывают его результаты.
Завершающий раздел (оформление)
Содержание части	Особенности заполнения
Подписи председателя собрания, руководителя совещания и секретаря.	Подписи и ФИО вносятся двумя или более строчками. В расшифровке подписей необходимо инициалы проставлять перед фамилией.

Протокол совещания — внутренний документ фирмы или предприятия, поэтому скреплять подписи ответственных лиц и руководителя в конце протокола не нужно.

Каждому заседанию и протоколу присваивают отдельный номер, совещания протоколируются обособленно (каждое отдельно).

Заполняется протокол:

на основе стенограммы совещания;
на основе аудиозаписи;
во время ведения заседаний (онлайн).

Для протоколирования во время совещания в присутствии директора используют современные технологии, например, шаблон MindJet Mind Manager. Его можно заполнять на компьютере или ноутбуке постепенно в ходе совещания. Шаблон можно разработать самостоятельно. Он помогает организовать мысли и решения в наглядной форме. В этом случае вы заполняете графы и получаете протокол рабочего, оперативного или стратегического совещания автоматически.

Порядок проведения совещания

Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.

Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.

Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.

С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.

Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.

Требования к протоколу общего собрания

Решения общего собрания оформляются протоколом в порядке и сроки, установленные общим собранием (не позднее чем через десять дней со дня принятия таких решений). Результаты голосования по каждому вопросу, включенному в повестку дня данного общего собрания, в обязательном порядке заносятся в протокол. Протокол ведется секретарем собрания, кандидатура которого избирается также решением общего собрания открытым голосованием.

Протокол общего собрания составляется в письменной форме, подписывается председателем общего собрания и секретарем общего собрания, а также членами счетной комиссии (лицами, проводившими подсчет голосов).

В случае, если вопрос об избрании лица, председательствующего на общем собрании, а также лиц, осуществляющих подсчет голосов, включен в повестку дня общего собрания, и принято решение об отклонении предложенных кандидатур, протокол общего собрания подписывается инициатором проведенного общего собрания.

Протокол общего собрания о создании товарищества собственников жилья и об утверждении его устава, подписывается всеми собственниками помещений в многоквартирном доме, проголосовавшими за принятие таких решений.

Что должно быть указано в протоколе

В протоколе должны быть указаны дата и место проведения общего собрания, повестка дня, кворум, решения, принятые по каждому вопросу повестки дня, выраженные формулировками “за”, “против” или “воздержался”.

Протокол составляется в срок до 10 дней после проведения голосования. В нем обязательно должны присутствовать следующие данные:

наименование документа (Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме),
дата и регистрационный номер (Датой протокола общего собрания является дата подведения итогов общего собрания (окончания подсчета голосов собственников помещений в многоквартирном доме),
дата и место (адрес) проведения собрания,
информация о месте (адресе) хранения протоколов общих собраний и решений собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование,
заголовок к содержательной части протокола общего собрания,
инициаторы проведения,
повестка дня: перечень всех вопросов, выносимых на обсуждение, по пунктам,
количество человек, присутствующих на собрании,
наличие кворума,
указание всех выступающих на собрании и краткие тезисы их высказываний,
количество голосов по каждому вопросу,
подписи

Протоколы и решения собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, включенным в повестку дня данного общего собрания и поставленным на голосование, хранятся в месте или по адресу, которые определены решением данного собрания.

Образец протокола собрания трудового коллектива

Итак, с содержанием протокола разобрались, теперь для наглядности приводим образец протокола собрания трудового коллектива.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГЛОБУС»

ХАБАРОВСК, УЛИЦА СУВОРОВА, ДОМ 19

ПРОТОКОЛ № 1

общего собрания трудового коллектива

Хабаровск, 20 мая 2017 года

12 часов 45 минут по местному времени

Председатель: главный бухгалтер Иванова М. Ф.

Секретарь: инженер Семенова А. А.

Всего работников: 30 человек

Присутствовало: 28 человек (список присутствующих прилагается).

ПОВЕСТКА ДНЯ

Утверждение требований к работодателю об исполнении п. 1.5 коллективного договора по начислению дополнительных стимулирующих выплат работникам, отработавшим на предприятии более 10 лет.

Слушали: секретаря общего собрания трудового коллектива Семенову А. А., которая представила на рассмотрение повестку дня с целью внесения в нее изменений и дополнений и проведения голосования.

Выступили: кладовщик Зайкин Д. С., высказавшийся за принятие повестки дня в предложенном варианте.

Проголосовали за — 28 человек, против — 0, воздержались — 0.

Решение: повестка дня принята единогласно.

Слушали: председателя общего собрания трудового коллектива Иванову М. Ф. по требованиям к работодателю об исполнении п. 1.5 коллективного договора по начислению дополнительных стимулирующих выплат работникам, отработавшим на предприятии более 10 лет, с просьбой внести изменения и дополнения, провести голосование.

Выступили:

Бухгалтер Мухина Р. С., предложившая утвердить озвученные председателем общего собрания коллектива работников требования к работодателю в первоначальной редакции.
Механик Дыбов М. П., поддержавший точку зрения бухгалтера Мухиной Р. С.

Проголосовали за — 28 человек, против — 0, воздержались — 0.

Решение: предложенные требования к работодателю утверждены единогласно.

РЕШЕНИЕ ОБЩЕГО СОБРАНИЯ КОЛЛЕКТИВА РАБОТНИКОВ

Предложенные требования к работодателю об исполнении п. 1.5 коллективного договора по начислению дополнительных стимулирующих выплат работникам, отработавшим на предприятии более 10 лет, принять в первоначальной редакции.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: (личная подпись)

СЕКРЕТАРЬ: (личная подпись)».

Отметим, что если говорить о протоколе, приведенном в качестве образца, то к нему следует приложить список работников, которые присутствовали на собрании (составляется в свободной форме), а также сформулированные и оформленные требования к работодателю по вопросу, ставящемуся на повестку дня. Подчеркиваем, что вопросов на повестку дня может ставиться несколько — при этом столько же должно быть принято и решений.

Какие требования предъявляет закон к содержанию протокола?

Требования к протоколу общего собрания участников ООО закреплены в ст. 181.2 ГК РФ. Для протокола и решения одного участника они общие, однако по факту – это разные документы, и необходимо это понимать.

В протоколе указываются различные сведения, а именно:

Дата, время собрания.
Место, в котором оно проведено.
Информация об участниках фирмы, которые приняли участие в собрании.
Информация о результатах голосования по всем вопросам, которые обсуждались.
Информация о проводивших подсчет голосов по итогам голосования лицах.
Данные о том, кто проголосовал против по какому-либо поставленному на повестку дня вопросу, если такие лица попросили внести эти данные в протокол.

Это обязательные требования, без их соблюдения протокол не может признаваться действительным, а заседание состоявшимся. В то же время, целесообразно отразить в документе дополнительную информацию, которая хотя и не является обязательной, но позволяет индивидуализировать документ и избежать возможных споров относительно хода собрания и порядка голосования.

К необязательным сведениям относятся:

Порядковый номер протокола (для целей делопроизводства).
Информация о том, кто выступал при обсуждении каждого вопроса, какие доводы приводил (для фиксации отношения участников к существу определенных вопросов).
Данные о том, каким образом производилось голосование и какой голос отдал каждый участник (за, против, воздержался).

Основная часть протокола

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола «Присутствовали». Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
Количество голосов, принявших участие.
Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

Образец протокола общего собрания собственников

Протокол общего собрания собственников помещений о выборе способа управления МКД в форме заочного голосования (повестка дня общего собрания собственников помещений: выбор способа управления; Выбор управляющей организации; Утверждение условий договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД; заключение договора управления, содержания и ремонта общего имущества в МКД и прочее)

Протокол общего собрания собственников о выборе способа формирования фонда капитального ремонта (повестка дня собрания: выбор способа формирования фонда капитального ремонта многоквартирного дома в соответствии с п. 3 ст. 170 Жилищного кодекса РФ)

Протокол общего собрания собственников об установлении порядка сообщения о созыве общего собрания собственников МКД (об установлении порядка сообщения о созыве внеочередного общего собрания собственников)

Протокол общего собрания собственников о предоставлении в пользование части общего имущества в многоквартирном доме (предоставить в пользование часть общего имущества в многоквартирном доме, а именно (например, фасад жилого дома для целей размещения рекламной конструкции; нежилое помещение, являющееся общей собственностью всех собственников помещений дома, расположенное в подвале/цоколе здания/… этаже… для использования под офис/магазин/склад/иное…, часть земельного участка, являющегося общей собственностью для целей…)

Протокол общего собрания собственников помещений МКД о расторжении договора с управляющей компанией (постановили: в соответствии с п. 8.2 ст. 162 ЖК РФ расторгнуть в одностороннем порядке договор управления многоквартирным домом с управляющей компанией в связи с невыполнением обязательств управляющей компанией, выразившимся в …

Протокол общего собрания собственников помещений в многоквартирном доме о текущем ремонте (повестки собрания: принятие решения о проведении текущего ремонта многоквартирного дома; утверждение содержания и состава, объемов работ по текущему ремонту; утверждение плановой стоимости текущего ремонта многоквартирного дома; определение способа и порядка финансирования текущего ремонта многоквартирного дома.

Протокол собрания собственников помещений дома об установке рекламной конструкции (повестка собрания: о предоставлении общего имущества собственников помещений в многоквартирном доме, а именно: (фасада здания, крыши здания), для установки и эксплуатации рекламной конструкции; заключение договора на установку и эксплуатацию рекламной конструкции с ФИО ); определение лица, уполномоченного на заключение договора на установку и эксплуатацию рекламной конструкции на условиях, определенных решением общего собрания.

Образец протокола общего собрания собственников МКД в форме очного или заочного голосования (решение о проведении капитального ремонта многоквартирного жилого дома в случае предоставления субсидии; об утверждении вида и объема работ по капитальному ремонту; об утверждении предварительной стоимости работ по капитальному ремонту МКД; об утверждении сроков начала и окончания капитального ремонта и прочие связанные с этим вопросы).

Образец протокола общего собрания собственников об избрании совета многоквартирного дома (собрание проведено в форме совместного присутствия собственников, «очная форма»)

Образец протокола общего собрания собственников многоквартирного дома о создании ТСЖ и утверждении устава ТСЖ (собрание в форме совместного присутствия собственников помещений дома)

Образец протокола собрания собственников МКД по выбору способа управления – управляющей организацией (собрание путем совместного присутствия (очная форма)).

Образец решения собственника (бюллетень для голосования)

Образец решения собственника помещения при проведении общего собрания собственников в МКД в форме заочного голосования

Образец бюллетеня заочного голосования общего собрания собственников в многоквартирном доме (бюллетень заочного голосования общего собрания собственников по вопросам повестки дня в многоквартирном доме)

Образец бюллетеня для голосования на общем собрании собственников в форме заочного голосования (решение собственника помещения на общем собрании собственников помещений многоквартирного дома, в форме заочного голосования)

Форма письменного решения собственника помещения в многоквартирном доме (сформировать земельный участок, на котором расположен многоквартирный дом; уполномочить на подачу заявления о формировании земельного участка в уполномоченный орган исполнительной власти и совершение всех необходимых действий, связанных с этим …)

Протокол решения общего собрания учредителей

Помимо требований к процедуре проведения общего учредительского собрания существуют и правила, с учетом которых оформляется протокол решения собрания учредителей. Его образец можно найти на нашем веб-ресурсе. Итак, что же надо учесть? Давайте разберем особенности составления каждого раздела.

1. Название протокола, дата

Название документа должно информировать лиц об основной цели его составления. Как правило, название выглядит так: «Протокол N 1 общего собрания учредителей Общества с ограниченной ответственностью «ХХХ» (вместо трех иксов пишется название).

Внимание! Дата протокола должна соответствовать дате проведения мероприятия, а не дате, когда бумага была оформлена. То же касается информации о месте

Указывается город, область, а при необходимости и страна проведения собрания, а не место составления протокола.

2. Вводная часть

В данном разделе отражаются ведомости об учредителях, а также вопросы, которые планируется обсудить (повестка).

данные о председателе;
ведомости о секретаре;
сведения о физлице, ведущем подсчет голосов;
остальные присутствующие.

О присутствующих учредителях-гражданах указывается ФИО, паспортные ведомости, регистрационный адрес. Если основателямиявляются организации, то в протоколе отражаются ведомости о представителе (его ФИО, должность, информация о доверенности), название юрлица, ИНН, ОГРН.

3. Повестка дня

В повестку включаются перечень проблем, которые должно рассмотреть собрание участников ООО.

изначально рассматриваются наиболее важные вопросы;
указывается ФИО, должность докладчика, суть доклада (предложения);
вопросы формулируются лаконично;
эмоциональные высказывания при оформлении протокола упускаются, отражается лишь краткая суть выступления.

Выбор председателя, секретаря;
Рассмотрение возможности образования ООО;
Утверждение названия ООО, вида деятельности;
Выбор его расположения (населенный пункт);
Обсуждение, утверждение уставной документации;
Определение порядка формирования уставного капитала;
Установление размера долей основателей, номинальной их стоимости;
Избрание исполнительных органов ООО;
Создание ревизионного органа;
Решение вопроса о ежегодном аудите;
Выбор ответственного лица за госрегистрацию новообразованного ООО;
Распределение расходов, связанных с легализацией организации.

Этот перечень может дополняться и иными вопросами, которые хотят обсудить основатели.

4. Главная часть протокола

Каждый вышеуказанный пункт обсуждается индивидуально. Все решения, помимо выбора должностных лиц исполнительного органа, должны приниматься единогласно.

Могут быть разногласия и при обсуждении состава ревизионной комиссии либо при выборе аудиторов. В этих ситуациях решения считаются принятыми, если достигли согласия 75% собравшихся учредителей.

«Слушали» — информация о докладчике и тезисное изложение сути его предложения;
«Выступили» — данные о лицах, которые высказали свое мнение по обсуждаемому вопросу;
«Постановили» — указывается итоговое решение по вопросу;
«Голосовали» — сведения о том, как поименного проголосовали участники собрания.

5. Заключительная часть

Эта часть оформляется в протоколе общего собрания участников ООО когда все вопросы будут рассмотрены. После основного текста председатель и секретарь ставят свои подписи.

Кроме того, все листы документа обязательно нумеруются. Ниже вы можете скачать образец протокола собрания учредителей на 2020 год.Протокол учредителей ООО (скачать)

Юрист коллегии правовой защиты. Бухгалтер и эксперт по налогам и аудиту с более чем 10-летним стажем.

Содержательная часть протокола

Сведения об инициаторе ОСС: для юридических лиц полное наименование, ОГРН, номер записи о государственной регистрации юридического лица, ИНН; для физических лиц – ФИО в соответствии с документом, удостоверяющим личность, номер помещения и реквизиты документа, подтверждающего право собственности на такое помещение;
Сведения о председателе, секретаре и членах счётной комиссии: ФИО, номера помещений и реквизиты документов, подтверждающих право собственности на указанные помещения (если вопрос о выборе этих лиц не включён в повестку дня собрания);
Сведения о присутствующих и приглашённых;

Присутствующие – те собственники, кто присутствовал на собрании в очной форме. Приглашёнными могут быть разные лица, например, юрист, который может разъяснить собственникам некоторые правовые вопросы.

Для приглашённых лиц в протоколе указывается ФИО, паспортные данные и цель участия – для физических лиц; ОГРН, наименование юридического лица, при необходимости – доверенность (для юридических лиц).

Сведения о кворуме;

Нужно указать общее количество голосов (отдельно по жилым и нежилым помещения), следующая строка – наличие кворума. Количество голосов собственников, присутствующих на собрании, выраженное в процентах от общего числа голосов – это и есть кворум.

Сведения об общей площади жилых и нежилых помещений в МКД;
Повестка дня;

Все вопросы в повестке дня должны быть пронумерованы. По каждому вопросу пишется формулировка вопроса, кто как проголосовал, кто не принял участие в голосовании и какое решение было принято. Все формулировки должны быть в третьем лице множественного числа – «приняли», «решили», «постановили».

Место, где будут храниться документы ОСС (копии);
Подписи.

Протокол обязательно подписывается как минимум тремя лицами: ставятся фамилии, инициалы и подписи председателя, секретаря, и счётной комиссии. В счётной комиссии может быть один человек, но если их больше, то подписи ставят все. Рядом с подписью должна быть дата, когда документ был подписан (п. 4 приказа Минстроя РФ от 28.01.2019 № 44/пр).

Если на собрании были отклонены кандидатуры председателя, секретаря и счётной комиссии, то протокол подписывает инициатор собрания.