Просьба о встрече в деловом письме

Как правильно написать письмо на английском на деловую встречу?

Особого внимания достойны и иностранные бизнес-партнеры, для которых, без сомнений, потребуется формировать приглашение чисто на английском языке.

Обычно прописываются дата и время. Но если встреча не представляется возможной, то уточняется, как можно связаться и когда.

15 марта 2018 года в 14:00.
Пожалуйста, сообщите, если данное время Вас не устраивает.

7. Убеждение. Уместным аргументом в необходимости встречи выступит заверение адресанта о пользе сотрудничества.

Уверяем, Вы можете рассчитывать на нашу поддержку в любых вопросах, касающихся…
С нашей стороны мы готовы предложить… Просим Вас еще раз ознакомиться с…
Полагаем, наше предложение выгодно для Вас, потому что…

8. Заключение. Традиционно дублируется благодарность, высказанная в начале письма.

Позвольте поблагодарить Вас…
Благодарим за желание помочь нам в…
С нетерпением ждем замечательных деловых отношений с Вами в ближайшей перспективе…
Спасибо за…

9. Прощание.

Образцы оформление приглашений

В этом разделе рассмотрим образцы пригласительных на мероприятия разного типа.

Приглашение на конференцию

Уважаемая Инга Семеновна!

Оргкомитет Российского IT-сообщества приглашает Вас стать гостем конференции, которая состоится 29 октября 2021 года в здании Красноярского Государственного Университета. Начало мероприятия в 12:00 по МСК.

В рамках конференции выступят более двадцати докладчиков (темы докладов и имена выступающих прилагаются). Просим Вас заранее (до 27.10.2021) сообщить о намерении посетить встречу по телефону ХХХХХХХХХХХ.

Будем искренне рады Вашему присутствию!

Тел. для связи ХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на собеседование

Уважаемый Федор Семенович!

На сегодняшний момент в нашей организации появилась вакансия на должность менеджера по закупкам. Сведения, предоставленные Вами в Вашем резюме, нас заинтересовали. Для того, чтобы записаться на собеседование, свяжитесь с нашим сотрудником по указанному ниже телефону.

ОАО «СФЕРА»,

Специалист по кадрам Синеева Анна Кондратьевна,

Тел. ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ.

Приглашение на выставку

Гендиректору ООО «ЗДОРОВЬЕ»

Селиванову Петру Сергеевичу

Уважаемый Петр Сергеевич!

Приглашаем Вас стать гостем выставки «Медоборудование нового времени», тема которой – инновации в сфере медицинского оборудования.

Время посещения выставки: с 01.12.2021 по 20.12.2021 ежедневно с 9:00 по 17:00 по МСК. Вход только по пригласительному. Адрес проведения мероприятия: г. Сызрань, ул. Советская, 4, ТЦ «Спектр», 5-й вход, зал №4.

Исполнитель: Федосова Анастасия Федоровна,

Тел: ХХХХХХХХХХХХХХХХХХ

Приглашение на корпоратив

Уважаемый Виктор Игоревич!

Имеем радость сообщить Вам, что 17.12.2021 исполняется ровно 10 лет со дня основания нашей компании ООО «ЕВРОПА».

В честь этого юбилея мы организуем банкет, на котором будем рады видеть Вас в качестве гостя!

Торжественное мероприятие назначено на 17.12.2021 в ресторане «Русское подворье», расположенном по адресу: г. Н. Новгород, улица Мира, 17. Начало праздничного вечера в 17:00 по местному времени.

С нетерпением ждем Вас!

Коллектив ООО «ЕВРОПА»

Как написать письмо о встрече клиенту

Если же ее нет, то это не страшно, однако ее наличие придает дополнительный имидж.Как написать письмо после деловой встречи и зачем это нужно делать? Независимо от результатов, деловое письмо после первой встречи — это жест грамотного подхода к делам и дополнительная «галочка» в сторону профессионализма персоны. Поэтому задаваться подобным вопросом стоит всегда, как и отвечать на абсолютно все приходящие письма (кроме спама, разумеется). Структура письма, как и можно догадаться, несколько отличается, поскольку не требуется сделать свое приглашение привлекательным, однако стоит закрепить полученный результат.

Для этого стоит начать с простого упоминания конкретной даты деловой беседы, что укажет на индивидуальность сообщения и просто напомнит получателю, о которой встрече идет речь.

С первой строки письма говорите о клиенте

Первое предложение электронного письма – второй по важности элемент письма по двум причинам: Во-первых, так же, как и тема, оно отображается в почтовом ящике получателя; во-вторых, оно должно заставить клиента прочитать весь текст целиком. Первое предложение должно быть коротким (желательно уложиться в 5-7 слов), но достаточно информативным и интересным, чтобы вызвать любопытство потенциального клиента

Первое предложение должно быть коротким (желательно уложиться в 5-7 слов), но достаточно информативным и интересным, чтобы вызвать любопытство потенциального клиента.

Вот несколько примеров вступительной строки, которые вовлекут респондента в прочтение письма:

Здравствуйте, ! Очень понравился ваш пост о ;
Здравствуйте, ! Мы оба ;
Здравствуйте, ! Я был на вашем сайте и…;

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

получение заказа / оплаты;
принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!».

It would be better if you let me know at least about the date in advance.

I look forward to your reply.

Читать дальше: Можно ли официально устроиться без военного билета

В данном виде письма для запроса некоторой дополнительной информации могут также использоваться и другие фразы, например:

Английский вариант

Русский вариант

I would be grateful if you could write me exactly where your office (factory, company, the restaurant we are meeting at) is located

Я был бы Вам благодарен, если бы Вы могли указать точное расположение Вашего офиса (завода, компании, ресторана, в котором мы встречаемся)

I would be grateful if, in your reply, you could write me how to get to your office

Я был бы Вам признателен, если Вы в Вашем ответе напишете мне, как добраться до Вашего офиса

I would be grateful if you could recommend a good hotel to me

Я был бы Вам благодарен, если бы Вы порекомендовали мне хороший отель

I would be grateful if you could tell me the distance from the airport to the city center

Я был бы Вам признателен, если бы Вы могли сообщить мне расстояние от аэропорта до центра города

Письмо-отказ от встречи (Letter declining invitation)

Вполне естественно, что могут произойти различные события, вследствие которых назначенная встреча может быть отменена.

Например, если в предложенное время у вас (вашего руководителя) уже запланированы важные мероприятия, командировка и т.п.

Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Как попросить о встрече в деловом письме

В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. Инфо В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер.

Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

п. 4.3. за 60 дней до начала плановой поставки продукции ООО «Стар» должно произвести в адрес ОАО «Росстанс» отправку контрольных образцов продукции, уведомив ОАО «Росстанс» о факте отправки.

Что должно содержать?

Официальный ангажемент позволяет проинформировать всех участников о том, какое мероприятие состоится, и содержит информацию, на основании которой адресат может определиться, интересно ли ему это предложение, готов ли он прибыть на встречу.

Как правило, официальный ангажемент создается для таких мероприятий, как: конференция, совещание партнеров, официальные приемы и праздники, выставки, собеседования, деловые встречи по какому-либо конкретному поводу, круглые столы.

Несмотря на то, что в обыденной жизни чаще всего приглашение поступает в устной форме, в деловых коммуникациях более приемлемой формой является отправка письма, отличающегося по составу информации от других видов письменных сообщений.

Основные функции

проинформировать о мероприятии;
получить ответ о согласии или невозможности принять участие от конкретного адресата;
определить точное количество лиц, подтвердивших участие.

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст.

С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.

Хотите узнать подробности? Тогда жмите .

Как написать письмо о встрече

В этом случае вы будете уверены, что сообщение внимательно прочитают. 2 Выразите понимание проблем, которые предстоит решить. В нескольких предложениях опишите, что разделяете мнение об актуальности и своевременности поставленных вопросов.

3 Перечислите преимущества присутствия адресата на предстоящей встрече. Найдите не менее пяти причин, по которым человеку захочется выделить время на мероприятие.

Указанные причины должны быть сформулированы с точки зрения другой стороны. Например, придет специалист, который специально проконсультирует по всем вопросам, но другой возможности встретиться с ним в ближайшее время не будет.

Расположите причины по мере убывания важности

Способы вручения приглашения адресату

Существует несколько способов доставки приглашения адресату.

Личная передача (из рук в руки). Это можно сделать через курьера или сотрудника организатора встречи. Плюс такого варианта – сочетание письменной и устной форм приглашения. Ведь вручающий письмо человек может передать послание еще и на словах, что усилит эффект пригласительного сообщения.
Отправка посредством Почты России

При выборе этого способа важно учитывать сроки доставки (и даже брать время с определённым запасом). В противном случае приглашение может оказаться уже не актуальным.
Отправка по электронной почте

Быстрый и надежный вариант, но здесь есть одно важное условие – знание электронного адреса приглашаемого. Этот вариант часто используется при приглашении соискателя на собеседование при наличии вакантных рабочих мест. Однако в случае организации какой-либо важной или торжественной встречи электронное письмо – не лучший способ.

Предложение о встрече в деловом письме

Однако — это бизнес, и подобное случается! Главное, правильно донести до партнера всю суть переноса с новым предложением. В этом случае главное требование — тщательно продуманная логичность содержания, после прочтения которой любой получатель согласится, что иного решения нет. В целом, подобное сообщение тоже должно быть кратким, начинаться по принципу приглашения (Уважаемый…) и продолжаться логическим сообщением о необходимости переноса (с огромным сожалением сообщаем, что в связи…).

Затем обязательно стоит сообщить причину, так как именно от этого зависит, войдет ли в понимание партнер. Например: (в связи с задержкой рейса встреча, назначенная на 31 декабря…), затем указывается и суть беседы (на тему слияния наших компаний не может быть проведена).

Как попросить о встрече в деловом письме?

Правильная просьба о деловой встрече должна сразу же «кричать» о своей важности, и при этом различают два наиболее распространенных типа подобного сообщения: конкретно с зазывом о встрече (в которой получатель вполне может отказать) и с требованием встретится по определенным обстоятельствам. Например, вторым вариантом пользуются компании при общении с клиентом, в результате взаимодействия с которым произошли события, которые могут ему повредить

Так как предложить встречу в деловом письме в подобном случае является необходимостью, не стоит подразумевать возможность отказа, поскольку это будет выглядеть как минимум нетактично! Поэтому деловое письмо должно иметь наклон на обязательный характер, в начале которого обязательно описывается суть проблемы. После этого или прописывается требование о встрече, или предложение о встрече, вместе с которым описывается, зачем клиенту это нужно!

Важно отметить, что просьба о встрече в деловом письме начинается по похожей манере! Как и было сказано, буквально первые строки письма уже должны давать полноценный ответ на причину отправки письма, что похоже на принцип создания обычного пресс-релиза, где для беглого ознакомления с сообщением хватит и пары предложений. Деловая жизнь — это постоянная суета, поэтому далеко не все бизнесмены могут отвечать сразу же после поступления писем! Грамотное составление текста — это не только экономия времени получателя, но и банальное к нему уважение.

Как правильно составить приглашение

Грамотное составление письма-приглашения предполагает учет цели встречи. Кроме того, в содержании пригласительного необходимо указать все ключевые моменты мероприятия, чтобы у адресата после изучения текста не осталось никаких вопросов.

Как пригласить человека на собеседование

Обычно соискателей приглашают на собеседование по телефону или посредством электронного письма-приглашения. Если предпочтителен второй вариант, то послание должно содержать следующие элементы:

Вежливое обращение к приглашаемому (использование прилагательного «Уважаемый», обращение по имени-отчеству);
Наименование приглашающей стороны;
Точное название должности, предлагаемой потенциальному сотруднику;
Подробное описание места проведения собеседования (иногда требуется указать не только адрес, но и схему проезда или нахождения нужного кабинета в большом здании);
Точное время начала встречи;
Перечень документов и других вещей, которые соискатель должен иметь при себе;
Контактная информация по лицу, проводящему собеседование (чаще всего телефон, по которому соискатель в случае возникновения вопросов сможет задать их непосредственно организатору мероприятия).

Как сформулировать приглашение по телефону

Звонок по телефону для многих работодателей остается единственным способом коммуникации с кандидатами на вакансию. Но о том, как приглашать на собеседование по телефону корректно, задумываются не все. Разговор по телефону требует от сотрудника работодателя:

поставленной речи и хорошей дикции;
доброжелательной и спокойной интонации;
логики изложения.

Заботясь о том, как правильно пригласить на собеседование по телефону, сотрудник должен подготовить свою речь заранее. Состоять речь должна из:

приветствия;
краткого изложения причины звонка;
уточнения, удобно ли соискателю сейчас разговаривать;
непосредственно предложения интервью.

Пример как пригласить на собеседование по телефону:

Если кандидат отвечает согласием, можно переходить к сути: обозначить предполагаемые дату и время, адрес. Желательно уточнить, есть ли у соискателя возможность записать информацию или предложить выслать все координаты дополнительно по СМС. Не стоит ставить кандидата жестко перед фактом — предлагая дату и время, желательно уточнить, удобны ли ему такие условия, предоставив тем самым возможность внести коррективы.

Читать дальше: Нормативы потребления коммунальных услуг в москве

Важно помнить, что звонок с приглашением на собеседование, скорее всего, очень волнителен для соискателя, доброжелательное и уважительное обращение расположит собеседника и позволит более эффективно договориться о встрече. Если контакты (на выставке и т.п.) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely»

Если контакты (на выставке и т.п.) уже были установлены, естественно, следует обращаться к адресату-контактному лицу по имени, а в качестве заключительной фразы можно использовать «Yours sincerely».

Ответное письмо-подтверждение участия во встрече (Reply for letter requesting appointment)

После получения письма, инициирующего встречу, в случае согласия на встречу составляется ответное письмо, в котором могут уточняться даты, время, контакты, место встречи и т.п. Как и большинство других писем, такое письмо начинается с благодарности за предложение о встрече, а заканчиваться может выражением желания встретиться в скором времени и/или предложением обращаться за уточнением необходимых деталей встречи.

Пример письма-ответа на предложение о встрече

15 Lesnaya street Moscow 122395

Tel: +7 495 3776555 Fax: +7 495 3776559

Re: Your letter dated 11 May 2012

Mrs Mickele Sonnings

Dear Mrs Sonnings

Appointment with commercial director

Thank you for your letter from 11 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our representative.

Miss Anita Slante, our Commercial Director, will be in Gent at the beginning of next month.

Как использовать рекламные фразы для привлечения клиентов

Одно и то же рекламное предложение, сформулированное по-разному, даст совершенно разные конверсии. В данном утверждении уже никто не сомневается, ведь оно доказано не одним тестированием.

Ярким примером могут служить сплит тесты для посадочных страниц. Известны многие примеры, когда замена одного слова на кнопке call-to-action сильнейшим образом повлияла на конверсии. Следовательно, не только фразы, но даже слова могут стать для рекламы решающим моментом.

Область их применения настолько широка, что не остается сомнений в пользе от их использования.

Чтобы было более понятно, я разделю слова и фразы на группы по их специфическим особенностям. Однако, данное разделение не жесткое. Фразы и слова из одной группы могут косвенно пересекаться с другой группой.

Из предложенных вариантов составляйте собственные креативные фразы, которые потом сможете применить в рекламе.

Начнем с групп слов.

Обращение к клиентам примеры

Взаимная выгода

Исходные данные.

Мы описывали виды и преимущества товаров. Перечисляли факты, приводили положительные отзывы других заказчиков. Но когда называли цену, клиент отказывался из‑за дороговизны. Этот этап занимал минимум 30 сек.

Проблема.

Клиент уставал слушать неинтересные предложения. Сейлз выяснял это после второго звонка: собеседник не помнил, что ему рассказывали в прошлый раз. Мы поняли: покупатели не заканчивают разговор на этапе предложения из вежливости. Бросали трубку только 10 % клиентов, но остальные ничего не заказывали.

Решение.

Мы ставили неправильную цель — продать товар, не убедившись, что клиенту он нужен. Изменили задачу: не продать, а показать выгоду. Сейлз говорит: «Не будем тратить время, играть в кошки-мышки. Мы сэкономим ваши деньги без потери в качестве — предлагаем попробовать наш товар». Есть и другая формулировка: «Не буду уговаривать вас на покупку. Но предложение выгодное — сэкономите деньги». Перестали перечислять виды товаров: если клиент заинтересуется, посмотрит на сайте. Этап предложения сократили до 10 сек. и сделали его интригующим.

Экспертиза, эмоции и уловки в скриптах, или Как повысить ценность товара для покупателя

Заключение: Электронное письмо с просьбой о профессиональной встрече

Самым важнымдействием, которое должен совершить продавец , является назначение встречи с потенциальным клиентом.

Электронная почта – это очень простой и эффективный инструмент, который он может использовать для достижения этой цели. Этот маркетинговый канал , безусловно, менее формален, чем письмо, но его гораздо легче отправить .

Однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, и особенно для того, чтобы вы смогли начать отношения однако для того, чтобы ваше сообщение было прочитано, а тем более для того, чтобы вы смогли начать бизнес отношения, вы также должны соблюдать определенные правила письма или “копирайтинга”. 🪶 В этой статье мы рассмотрели 10 примеров профессионального письма с просьбой о встрече, которые работают во всех случаях.

Вы могли заметить , что эти различные типы электронные письма содержат информацию о потенциальных клиентах. Это важный момент, который необходимо учитывать, так как он позволяет вам использовать персонализированный подход при написании электронных писем.

Например, если вы разделяете те же интересы , что и ваш потенциальный клиент, не стесняйтесь упомянуть это в своем сообщении с помощью персонализации через Waalaxy.

Также важно быть конкретным в своем контенте. Но помните , что основная цель электронного письма – добиться встречи, а не продать товар или услугу

Watch The Demo 🪐

Как написать профессиональное письмо с просьбой о встрече?

Вы хотите знать, как начать начать ваш электронную почту? В этой статьемы покажем вам 5 лучших приветствий для отправки электронного письма по любому поводу. Помните , что первое впечатление необратимо. Поэтому, отправляя деловые или личные электронные письма, обязательно представьтесь, чтобы начать с хорошего старта!