Хронометраж рабочего времени: проведение и методы эффективного анализа

Как начать внедрять хронометраж

Теперь о главном — как внедрить систему в вашу повседневную жизнь с уже устоявшимися укладами. Мы рекомендуем начать с простейшей таблицы хронометража рабочего времени. Пример таковой — смотрите ниже:

Задача	План	Факт	Расхождение
Написать статью	2 часа	2 часа 23 минуты	-23 минуты
Создать видео	1 час	55 минут	+5 минут

Простая таблица поможет вам быстро анализировать свою производительность и реализовывать выводы. Это отличный образец хронометража рабочего времени.

Лайфхак для плана: старайтесь делать так, чтобы длительность решения задачи не превышала 1 час. Если вы заведомо знаете, что показатель уйдет за пределы 60 минут, то разбейте задачу на подзадачи. Так, вы сможете тщательнее анализировать вашу работу и полученные результаты.

Что такое хронометраж рабочего времени?

Подобный метод необходим для того, чтобы тщательно изучить, как именно работник проводит свое время на предприятии.

При помощи хронометража можно в процентном соотношении установить, сколько часов или минут уходит на отдых, сколько на плодотворную работу, а какое количество требуется на подготовку рабочего процесса.

Но для того, чтобы провести правильную оценку, необходимо отслеживать все действия сотрудника в определенный период. Чаще всего это один рабочий день, но не всегда за столь короткое время удается увидеть точную картину происходящего.

Поэтому аттестация может продолжаться на протяжении нескольких дней. Далее выносятся средние показатели, на основании которых делаются выводы.

При помощи хронометража можно не только выявить эффективность труда, но и создать более благоприятные условия для определенной должности.

Если окажется, что загруженность сотрудника слишком большая, ему могут дать помощников. В целом, данные хронометража являются хорошим способом для оптимизации рабочей системы.

Это особенно удобно для крупных предприятий и поточного производства с повторяющимися элементами рабочего процесса.

Если проводить подобную аттестацию периодически, можно снизить риск плохой производительности компании. Но для этого необходимо составлять хронометраж при первых намеках на проблему. У работодателя есть право самостоятельно инициировать подобные проверки.

Хронометраж не является обязательным, но при наличии производственной необходимости сотрудники не могут отказаться от прохождения подобной аттестации.

Такая процедура проводится специальной комиссией, куда входят нормировщики, то есть, наблюдатели, а также специалисты отдела кадров и непрофильные сотрудники по приказу начальства. Более того, сотрудник имеет право самостоятельно провести хронометраж. Это может быть для него и плюсом, и минусом.

С одной стороны таким способом можно доказать, что человек перерабатывает. Но при самостоятельной фиксации рабочих процессов и внесения всей информации в документ, будет тратиться дополнительное время. Это приведет к тому, что исследование будет необъективным. Поэтому чаще всего самостоятельный хронометраж заменяют обычным.

Данный процесс может проходить несколькими способами. Он может быть непрерывным, то есть продолжаться все рабочее время, а также выборочным с замером временных трат только на определенные операции.

Хронометраж может быть и цикловым. Здесь производится замер потраченного времени только на циклично повторяющиеся операции. При составлении отчетных документов могут быть использованы и фотографии. Это называют фотохронометражом.

Образец заполнения таблицы хронометража на примере Bitcop

Результатом проведенной фиксации действий сотрудника является документ (таблица, список или график) с их хронометражем и кратким описанием с
момента начала рабочего дня и до его окончания. Установленная форма этого документа отсутствует, каждая организация вправе разработать и использовать
тот шаблон, который будет наиболее полно отвечать ее потребностям. Логически необходимые поля в шаблоне — это время начала каждого этапа деятельности
(одновременно являющееся временем окончания предыдущего этапа) и краткое описание этого этапа.

При визуальном мониторинге и ручном заполнении время может выставляться округленно и приблизительно, а сведения о действиях сотрудника могут
быть скудны — особенно, если описывается работа за ПК (наблюдатель с малой долей вероятности станет отражать каждое посещение поисковой системы,
проверку электронной почты и открытие файла). Таблица хронометража, которая автоматически заполняется посредством Bitcop в рамках построения
отчета «Хронометраж рабочего дня», демонстрирует совсем другую картину. Проанализировав скриншот результатов отчета ниже, можно
убедиться, что время указывается с точностью до секунды, а действия пользователя расписаны с высочайшей степенью детализации.

Система учета рабочего времени Bitcop подробно фиксирует, какие программы и в течение какого времени были запущены на рабочем месте сотрудника.
Например, период, который при ручном заполнении табеля хронометража мог бы быть обозначен как «Работа с электронной почтой», система
разбивает на сведения о заголовках принимаемых и отправляемых писем и об открытии вложений. В этой ситуации «замаскировать» факт
личной переписки будет значительно сложнее.

Помимо табеля хронометража, Bitcop предоставляет еще целый ряд информативных отчетных форм, которые помогут быстро выявить те периоды, когда
сотрудник не проявлял должной рабочей активности. Комплекс отчетов ( перейти на страницу регистрации) наглядно демонстрирует факты опозданий и ранних уходов, поиска личной информации в рабочее время,
запуска нерегламентированных программ и периодов простоя в рабочем процессе. Указание приложений, которые были активны у пользователя в то или
иное время, поможет, в частности, отнести факты его переработок к полезным или бесполезным (задержаться можно как для завершения срочного отчета,
так и для скачивания фильма через корпоративный интернет-трафик).

Технические требования

Помимо всего прочего, для обеспечения работы электронных устройств нужно обеспечить соблюдение таких технических требований:

При помощи прибора должна обеспечиваться возможность работы в режиме сотых минут.
Объем установленного запоминающего устройства, а также источник питания прибора должны предоставлять возможность непрерывного проведения измерения на протяжении как минимум одной смены.
У прибора должна присутствовать функция предупреждения в случае недостатка энергии. Если возникает перерыв в работе из-за недостатка энергии в устройстве, то те данные, которые уже были получены в процессе его работы, не должны быть утеряны.
Прибор должен предусматривать установку и использование на тех рабочих местах, которые характеризуются вредными условиями труда, включая масляные поверхности, влажность, пыль, перепады температур и многое другое.

Возможности приобретенного вами устройства должны всецело соответствовать производственным затратам, а также затратам на поставку. Помимо всего прочего, целесообразным является присутствие в устройстве функций для проведения мультимоментных наблюдений и в случае необходимости анализа заданных значений времени при использовании этих систем.

Что включает проведение хронометража рабочего времени

Как и другие методы исследования рабочего времени, хронометраж проводится в несколько последовательных этапов. Для проведения хронометражных исследований необходимо:

изучить порядок проведения обследуемой операции, рабочие места, где она проводится;
выбрать сотрудников, за которыми будет проводиться наблюдение;
подготовить бланк для сбора данных;
провести замеры;
проанализировать полученные результаты и внести при необходимости корректировки.

Нередко до начала хронометража проводится фотография рабочего дня. Это помогает определить перечень выполняемых сотрудниками участка технологических операций, их последовательность и уровень повторяемости.

После того как трудовой процесс спроектирован и определены его составные элементы, выбираются сотрудники, за которыми будет вестись наблюдение. При этом, если целью анализа станет выявление резервов рабочего времени, отбирают наиболее опытных сотрудников. Если первоочередная задача — это разработка норм, то в качестве наблюдаемых задействуют работников со средним темпом работы. Новичков или персонал с низкой производительностью для проведения хронометража не берут.

Правила проведения и требования

У этой процедуры имеются свои особенности. Поэтому когда работодатель либо сотрудник инициируют проведение хронометража, они должны подготовить необходимые документы, чтобы все соответствовало правилам.

Кроме того, существуют и другие требования к подобному типу аттестации. Они касаются, в том числе, и возможности контролеров просматривать место работы человека, за которым ведется наблюдение. Никаких преград для этого быть не должно. Тем не менее, контактировать сотрудники с наблюдателями не имеют права.

Одним из важных требований проведения хронометража является то, что работники должны быть заранее оповещены о предстоящей проверке. Для инициирования аттестации работодатель обязан соблюдать положения коллективного договора и трудового законодательства.

В процессе сбора данных и составления документов хронометража следует соблюдать все правила безопасности на предприятии.

Если наблюдатели ранее не сталкивались с работой в конкретном отделе, где имеет место наличие опасной техники, перед началом проверки они должны пройти инструктаж.

Также ответственные лица обязаны знать, как именно заполняются документы хронометража рабочего времени. Если в готовом листе хронокарты будут содержаться ошибки и помарки, бумага будет признана недействительной.

Типы хронометража рабочего времени менеджера

Хронометраж может быть:

непрерывный – последовательное изучение рабочего дня, даже в тех случаях, когда функции сотрудника постоянно повторяются;
цикловый – измерение только непродолжительных операций, повторяющихся несколько раз. В качестве примера можно привести длительность ведения телефонных переговоров;
выборочный – оценке подвергаются одна или несколько операций. При цикличности функции замеряется только один цикл;
фотохронометраж предполагает оценку рабочего дня с помощью фотографий.

Учет рабочего времени проводится с помощью различных форм хронометража. Классический способ предполагает использование секундомера для выполнения временных измерений. Но этот метод не всегда удобен. Его можно применять в тех ситуациях, когда нужно замерить длительность автоматизированных операций, таких как отправка коммерческих предложений, составление типового договора и т. д. В этих случаях хронометраж служит индикатором слабых мест рабочих процессов (отсутствие навыков работы с техникой, устаревшее ПО и т. д.).

Если необходимо проанализировать деятельность сотрудника в течение всего дня, целесообразно использовать фотографии. Они помогают выявить затраты времени, требующиеся для выполнения конкретной задачи. Например, установить количество времени, которое менеджер тратит на совершение холодного обзвона, на перемещение к месту переговоров и т. д.

Сочетание двух вышеописанных методов позволяет:

узнать, какие процедуры требуют корректировки, а какие соответствуют нормативам;
спроектировать эффективную организацию процессов;
установить, приходится ли работнику выполнять чужие функции.

Фотосъемка может осуществляться как самим менеджером по продажам, так и сотрудником-контролером. В первом случае возможны погрешности измерений, поскольку:

Не всегда можно совмещать выполнение должностных обязанностей и создание снимков. Следовательно, хронометраж может быть неполным.
Менеджер может подгонять измерения с целью приближения их к установленным нормативам.

Когда необходимо проводить хронометраж?

Замеры делают в следующих ситуациях:

Постоянно срываются дедлайны, авралы не прекращаются, вечная спешка.
Нужно выделить время для чего-то нового (например, пройти повышение квалификации, не выпадая из рабочего процесса).
Необходимо сбалансировать разные сферы жизни (работа, семья, обучение, здоровье и т.д.)
Много рутины, нет возможности заниматься планированием, несрочными, но стратегически важными задачами. Из-за этого тормозится прогресс и рост.
Вы столкнулись с синдромом эмоционального выгорания, ощущаете постоянную усталость, отсутствие энергии. Возникает неуверенность в своих силах, ощущение, что не справляетесь.
Разные результаты у сотрудников с одинаковыми задачами.
Нужно оценить вклад конкретного специалиста.
Неравномерная загрузка (часто возникают как переработки, так и простои).
Осваивается новое направление работы, нужно сделать нормировку времени.

Хронометраж рабочего времени: образец

Сразу скажем, что подобный отчет должен быть детально описан. Не подойдет описание по типу: 9.00 – сел за компьютер и начал работать; 11.00 – взялся за другой проект; 12.00 – пошел на обед. Запомните, это плохой образец хронометража рабочего времени. Такой подход Вам даст ровно ничего.

Также необходимо запомнить, что сначала нужно фиксировать свою деятельность в бланке, а только потом приступать к тому, что вы написали. Какая выгода от использования хронометража:

Отчеты о проделанной работы показывают практически достоверные и информативные данные.
Работники автоматически повышают самомотивацию и концентрацию, что повышает уровень производительности всего предприятия.
Заслуженный отдых. То есть, когда перерыв вносится в хронометраж, работник может без каких-либо угрызений совести на 10-15 минут уйти на заслуженный отдых.

Кто должен составлять документ

Готовит данный документ эксперт организации, проводящей СОУТ. Но как показывает практика, эта обязанность может передаваться ответственным лицам, мастерам, бригадирам и так далее.

И так как у них своя лаборатория, все аттестовано, поэтому, собственно говоря, задание распределили по мастерам.

И опять же, при составлении хрономеража работодателю лучше участвовать лично, в больших организациях часто составляет этот документ именно он, чтобы более четко оценить рабочее место.

Пользу этой идеи доказывает один случай в моей практике. В 2017, когда проводили спецоценку у нас в компании, специализированная организация сначала сама составила хронометраж, из-за чего у нас вышли очень высокие классы вредности на рабочих местах, то есть там вообще все подряд им должны были платить, хотя по факту такого не было. В итоге потом пришлось все пересматривать

Произошла данная ситуация, потому что хронометраж рабочего времени составляется путем опроса работников и непосредственных руководителей, хотя по факту нужно отталкиваться и от видения ситуации специалиста по охране труда для более правильного проведения специальной оценки условий труда.

Как составить

Хронометраж рабочего дня – это незамысловатый простой документ, в котором в табличной форме отображается процессы, которые происходят в рабочее время: получение задания, выполнение этого задания, вплоть до перекуров, обедов и всем тем, чем занимается работник в течение рабочего дня.

Данные оформляются на листе, где фиксируется фамилия, имя, отчество, должность. И поминутно расписывается весь рабочий день, но не как он проходит именно в текущем времени, а в среднем за год – усредненное значение.

Каждый процесс отображается во временном промежутке, то есть допустим получение задания с 8-00 до 8-10, его выполнение подробно описанное, перекур с 10-00 до 10-15 и все в таком духе.

Способы проведения фотографии рабочего времени:

Участниками процесса
Сотрудников вне процесса (наблюдателями)
В программе (автоматический).

В некоторых случаях, когда есть возможность выгрузить статистику времени по операциям в ПО, то можно совмещать данные «ручной» обработки и автоматической.

Как проводить хронометраж зависит от целей и структуры рабочего дня специалиста, от участка, от должности. Также от количества замеряемых сотрудников.

Хронометраж можно провести вы двух плоскостях:

Вертикальный – бизнес-процесс и много ролей сотрудников (может охватывать не один день, а более длительные сроки)
Горизонтальный – один рабочий день одного сотрудника.

Виды хронометража бывают

Моментальный хронометраж – это определение времени, на каком то участке. Сколько времени занимает этап процесса.
Фотография рабочего дня – замеры всего дня «от звонка до звонка».

Хронометраж в единичном и мелкосерийном производстве работы одного исполнителя (фотохронометраж)

В единичном и мелкосерийном производстве в большинстве случаев не представляется возможным заранее устанавливать последовательность приемов выполнения работы и заносить наименование всех элементов операции и соответствующие фиксажные точки в хронокарту. Поэтому техника записи, форма листа наблюдения и способ обработки материалов наблюдения несколько отличаются от серийного и массового производства и представляют собой сочетание наблюдений методом фотографии рабочего времени с более дифференцированным выделением элементов работы с обработкой результатов по методу хронометража, принятое обычно называть фотохронометражем.

* * *

Итак, с помощью хронометража руководитель и работники учреждения могут решить несколько важных задач:

узнать, куда расходуется время (собственное и подчиненных);
грамотно перераспределить рабочее время;
увидеть сильные и слабые стороны (свои и работников), определить или уточнить жизненные приоритеты.

Кроме того, полученные в ходе хронометража данные сделают более аргументированными отчеты сотрудников о проделанной работе.

Именно поэтому хронометраж относится к наиболее эффективным приемам тайм-менеджмента, которые пригодятся и руководителям, и сотрудникам учреждений.

Н.А. Безрукова

К. э. н.,

доцент

кафедры менеджмента и маркетинга

ННГАСУ

Основные требования и правила

При осуществлении хронометража рабочего времени место наблюдателя должно располагаться таким образом, чтобы ему был виден весь производственный процесс, а также все действия, совершаемые работником, в отношении которого проводится проверка. Но при этом контакт между сотрудником и наблюдателем должен быть полностью исключен или минимизирован.

Работник, относительно которого принято решение провести хронометраж рабочего времени, должен быть заранее об этом извещен.

Кроме этого, необходимо соблюдать правила техники безопасности, а также положения коллективного и трудового договоров, регламентирующие процесс информирования о предстоящем инструктаже и порядок его проведения.

Виды хронометража

Несколько способов фиксации действий:

Бумажный метод. Это самый тяжелый способ. Он требует от сотрудника каждые 15 минут записывать на подготовленный бланк то, чем он занимается. Требует педантичности, честности.
Метод диктофона. Когда мы переключаемся на новое дело, то делаем голосовую запись. В течение дня фиксируем, вечером подводим итоги и записываем на бумаге.
Мобильный метод – с помощью различных приложений для мобильных телефонов и КПК. Примерно то же самое, что и с бумажным методом, только записная книжка электронная.
Программное отслеживание. Предустановленное программное обеспечение отслеживает действия сотрудника. Подходит для офисных работников, большая часть работы которых производится на ПК. В большинстве случаев данный способ используется для регистрации времени, затрачиваемого на крупные операции. То, что зачастую фиксируется в программном обеспечении: время (дата) поступления заказа, оплата счета, момент передачи в производство, отгрузка и т.п. * * Стороннее наблюдение. Когда за работой сотрудника наблюдает исследователь и фиксирует время выполнения тех или иных действий. Наиболее популярный и используемый на кайдзен-сессиях метод замера.

Мои результаты

Важно понимать: я учитывал время специально и планировал раскрыть полученные результаты — это «мотивировало» трудиться продуктивнее.

Цифры кажутся точными, но всё — приблизительно. Я не робот: включал трекер не вовремя; пока читал — обсуждал книгу.
В целом, ситуация видна.

По дням за январь 2016:

Жил без особых выходных. Низкие показатели за 12-13 января — переезд в новую квартиру.

У меня нет работы с 10 до 19. Я предприниматель, часть старых проектов работают почти автономно. Я периодически над ними работаю.

Ниже «Лекции» — это видеоинтервью, подкасты, видеолекции.
«Пишу статью» ≈ 40 часов, времени занимает как полноценная работа, а по факту — гораздо больше.
Обсуждение и обдумывание, сбор информации. Пару идей не давали уснуть в 3-4 утра.

Работа и личное развитие:

Изучение испанского языка, Фейсбук (и профильные медиа), спорт и остальное:

В месяце 500 часов (8-мь на сон). 284 часа ушло на: гигиену, отдых, еду, прогулки, фильмы/сериалы, ничегонеделание и ещё не понятно на что.

Потенциально ещё 50-100 часов можно использовать с пользой. Но вопрос в энергии и работоспособности.
После 200 часов умственного труда — у меня их не оставалось.

Зато, вместо диванного отдыха, я понял, что добавлю себе в график: танцы и футбол. Что наоборот — разгрузит мозг.

Мне интересно, где люди берут энергию на 10-12 часов в день умственного труда и не перегорают.
Я раньше мог так работать, но износ наступал через 6-10 месяцев.

Составление плана: пирамида Франклина

Технику назвали в честь американского политика Бенджамина Франклина. Он использовал её для создания плана собственной жизни. Этот метод планирования помогает согласовать краткосрочные и долгосрочные планы между собой, чтобы каждое ваше действие сегодня способствовало достижению задуманного завтра или спустя годы.

‍

_{Пирамида Франклина}

‍

В основании пирамиды лежат глобальные жизненные ценности. Чтобы их сформулировать, необходимо понять, чего вы хотите от жизни, какое у вас призвание, что вы стремитесь оставить после себя. Поиск ответов на эти вопросы иногда продолжается всю жизнь, но чем раньше вы поставите их перед собой, тем меньше времени потеряете на пути к успеху.

‍

На ступень выше лежит главная жизненная цель: кем стать, чего добиться, чтобы реализовать глобальную цель.

‍

Следующие несколько ступеней (снизу вверх) посвящены планированию. На этом этапе нужно сформировать стратегию по достижению вышеупомянутых целей – чётко, по пунктам.

‍

Сначала составьте долгосрочный план на несколько лет: на десять, на пять, затем на три года и на один год.
После этого можно переходить к составлению краткосрочных планов — на месяц, затем на неделю.
Вершина пирамиды — это план действий на каждый день. Если пирамида составлена правильно, в этом плане обязательно будут именно те дела, которые работают на ваше будущее.

‍

Пирамида Франклина — гибкая конструкция. В течение жизни мы часто отказываемся от одних целей, но придумываем другие, соответственно, меняются и долгосрочные планы.

‍

Время от времени содержание пирамиды необходимо пересматривать и анализировать: проверять, какие пункты устарели, какие стали конкретнее, а какие остались актуальными.

‍

Техника временных блоков

Многие пишут себе список задач на день, но при этом всё равно не успевают выполнить всё, что запланировали. Часто это происходит из-за того, что простой список задач не учитывает две вещи: во-первых, сколько времени занимает каждое дело, а во-вторых, когда именно им надо заняться. Метод временных блоков учитывает и то, и другое.

В чём заключается: суть в том, чтобы заранее выделять время на каждое дело. И в это время не заниматься ничем кроме него.

На практике это может выглядеть так:

10:00–12:00. Написать отчёт

12:30–13:30. Проверить почту, ответить заказчикам

14:00–14:30. Сходить в магазин

15:00–17:30. Сделать проект

18:00–19:00. Убраться дома

Похоже на распорядок дня? Не совсем, потому что в этой технике временные интервалы выделяются только для задач, которые вы запланировали на день. В остальном распорядок может быть свободным.

Кому подходит: это довольно требовательная методика. Лучше всего она подойдёт дисциплинированным людям — тем, кто умеет выполнять планы, придерживаясь графика, а также грамотно планировать и оценивать свои силы

Важно, чтобы дела можно было сделать за отведённое время. Обычно у таких людей и так почти нет проблем с управлением временем

Но им может пригодиться сама идея.

Что такое нормирование труда

Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством. Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость:

повышения эффективности использования трудового потенциала работников;
оптимизации их численного состава;
иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Как начать внедрять хронометраж

Задача	План	Факт	Расхождение
Написать статью	2 часа	2 часа 23 минуты	-23 минуты
Создать видео	1 час	55 минут	+5 минут