Новые путевые листы с 1 марта 2023 года в 1с

Как заполнить путевой лист легкового автомобиля?

В путевой лист по форме 3 вносятся следующие сведения:

Дата и номер составления документа
Информация об организации: наименование, адрес, телефон, факс, коды по ОКУД и ОКПО.
Информация об автомобиле: марка, модель, государственный регистрационный номер, гаражный номер.
Информация о водителе: ФИО, табельный номер, номер воительского удостоверения, категория, тип лицензионной карточки.
Задание водителю с указанием мест и времени отбытия и прибытия.
Информация об исправности автомобиля в момент выезда и сдачи в гараж с подписью механика.
Информация о выдаче и расходе горючего с подписью механика.

Новые бланки

В новых бланках добавлена информация о предрейсовом контроле (точном времени и дате его проведения). Данную строку обязательно заполнять всем ТС, для которых такой контроль предусмотрен законодательством.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков
Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.
КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения формы 3 для путевого листа легкового автомобиля

Правильно оформить путевой лист легкового автомобиля по форме 3 2020 гг. вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Изменения в сроках выдачи-заверения-внесения данных одометра с 2019 г.

Последние изменения связаны с Приказом Минтранса РФ от 21.12.2018 № 467, вступившим в силу 1 марта 2019 г. Теперь показания одометра необходимо вносить не только при выезде из гаража и возвращении в него, но и покидая любую парковку, выбранную для стоянки ТС после рейса, а также по завершению смены или рабочего дня водителя.

При этом показания заверяются только подписями ответственных лиц, без штампов.

Можно ли обойтись без бланка

Бланки путевых листов утверждены постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Но использовать типовые бланки необязательно. Владелец предприятия может сам выбрать бланк для путевого листа или взять готовую форму и дополнить ее нужными ему реквизитами. При этом обязательные реквизиты убирать нельзя.

Сколько хранить

Хранить путевые листы следует не менее 5 лет. Исключение составляют листы, служащие единственным доказательством работы сотрудника во вредных или опасных условиях, — они хранятся 75 лет.

По желанию руководства компании срок можно продлить. Кроме того, из приказа Росархива РФ от 20.12.2019 № 236 выходит, что при отсутствии проверки или ревизии контролирующим органом в течение 5 лет, срок хранения стоит продлить до проверки.

Как упростить работу

Процесс заполнения путевых листов можно автоматизировать с помощью специальных компьютерных программ. Это экономит время и помогает избегать ошибок.

Путевые листы легкового, грузового, международного транспорта

Для разных видов транспорта используют разные формы путевых листов.

Для легковых авто: формы 3 и ПЛ-1 (для ИП).
Для грузовых авто: формы 4-П, 4-С, ПГ-1 (для ИП) и 4-М (международные поездки).

Если вы часто оформляете путевые листы и выписываете другие документы, зарегистрируйтесь в сервисе КУБ. Он позволяет заполнять документацию в автоматическом режиме и отправлять ее контрагентам по e–mail.

14 днейБЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Как хранить путевой лист?

Помимо правил заполнения путевых листов существуют и правила хранения. Их регламентирует все тот же приказ №368, п.17-18 Порядка. Заполненные путевые листы нужно зарегистрировать в специальном журнале, предназначенном для этих целей. Вести его можно как в бумажном, так и в электронном формате.

Если журнал регистрации заполняется на бумаге, его листы нужно пронумеровать и прошить. Если в электронном – информацию необходимо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП). Также нужно обеспечить возможность распечатать данные электронного журнала в случае необходимости.

(Прочитано 651 раз, 1 сегодня)

Оформление путевых листов для международных перевозок

Документ необходимо оформлять в одном экземпляре на каждый автомобиль, а, кроме того, все путевые листы должны нумероваться в хронологическом порядке.

При формировании путевых листов на грузовой транспорт следует соблюдать такие правила:

выдавать новый путевой лист можно только после сдачи водителем предыдущего документа;
заказчик международных транспортных услуг заполняет отрывной талон к путевому листу, который является основанием выставления счета за оказанные услуги;
при грузовых перевозках необходимо вписывать в путевой лист номера товарно-транспортных накладных с приложением одного экземпляра накладной к путевому листу.

Зачем грузовикам путевой лист?

Грузовики подразделяются:

на бортовые автомобили, в том числе с прицепом (бортовой тягач);
на автомобильные тягачи с полуприцепом (седельный тягач);
на автомобили-самосвалы;
на специализированные автомобили.

Автомобиль с прицепом или автомобиль-тягач с полуприцепом или роспуском еще называют автопоездом.

Деятельность компаний, осуществляющих перевозку грузов, а также иных организаций, эксплуатирующих грузовые автомобили, должна сопровождаться оформлением оправдательных документов. К таким документам относится путевой лист. Это утверждено п. 14 ст. 2 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Путевой лист – первичный учетный документ, который позволяет организации учесть затраты на эксплуатацию грузового автомобиля в налоговых расходах. Заполнять этот документ компании обязаны вне зависимости от того арендуют ли они автомобили или имеют собственный автопарк.

На основе путевого листа (ПЛ) учитывается километраж пробега автомобиля за месяц, количество рабочих часов водителя и расход топлива. Многие компании начисляют заработную плату водителям, опираясь на ПЛ. Также, ПЛ может стать основанием снижения суммы налога компании.

Книги

Букинистическая литератураГОСТы, ОСТыДетская литератураДомашний кругДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги в электронном видеКниги издательства «Комсомольская правда»Компьютеры и интернетКосмосНаука. Техника. МедицинаНормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиОхрана труда, обеспечение безопасностиПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаРостехнадзорСанПины, СП, МУ, МР, ГНСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНУчебный годХудожественная литератураЭкономическая литератураЭнциклопедии, справочники, словари

Путевые в бухгалтерском учете

В бухучете путевой лист может исполнять роль первичной документации. Исходя из информации, содержащейся в бланке, бухгалтерия может:

Рассчитывать заработную плату водителям.
Производить списание ГСМ в расходы, уменьшая размер налогов.
Компенсировать расходы владельцу личного транспорта, выполняющего служебные задания.

Срок хранения этой документации составляет не менее 5 лет при условии, что в течение этого времени была проведена проверка или ревизия с использованием этих бумаг. В противном случае, продолжительность хранения возрастает до неопределенного срока, но не более 75 лет.

Обязательные реквизиты в путевом листе

Единого утвержденного законом бланка нет. Каждая организация разрабатывает и использует свою форму или редактирует под себя унифицированную. Главное, чтобы в ней были отражены все обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе Минтранса № 368 от 11.09.2020 г. Их две группы: для принятия документа к бухгалтерскому и налоговому учету и для допуска транспортного средства к эксплуатации.

Реквизиты для учёта

В соответствии с требованиями ФЗ-402 от 06.12.2011 г. принять первичный документ к бухгалтерскому и налоговому учёту можно только если в нём есть:

название документа;
дата его оформления;
наименование юрлица или ИП;
содержание факта хозяйственной деятельности (оказание услуг, доставка товара);
его денежное выражение с указанием единиц измерения;
название должности, ФИО и подпись лица, ответственного за оформление.

Если сотрудник использует личный автомобиль для работы, на него тоже нужно составить путевой лист.

Реквизиты для допуска к эксплуатации

Для списания затрат на топливо, запчасти, ремонт в путевом листе должны быть указаны следующие сведения:

Название документа с указанием типа транспортного средства. Например, путевой лист грузового или легкового автомобиля.
Номер документа. Нумерация важна для соблюдения порядка и контроля за регулярностью, своевременностью и обоснованностью оформления документов.
Срок действия. Обычно это одна смена, не превышающая рабочего дня, но для длительных командировок путевой лист выписывается на несколько дней. В последнем случае указывает дата начала и окончания периода действия: «с… до …».
Вид перевозки и сообщения. Об этом нововведении с 2021 года подробно рассказано ниже.
Собственник автомобиля. Для организации – её полное название, ОГРН, юридический адрес и контактный номер телефона. Для предпринимателя – ФИО, ОГРНИП, адрес по прописке и номер телефона.
Информация о транспортном средстве. Форма путевого листа предусматривает заполнение следующих сведений:— тип ТС: легковой, грузовой, автобус, трамвай;— марка, модель самого авто и прицепа к нему, если используется;— госномер авто и прицепа;— пробег в соответствии с одометром на момент начала и окончания срока действия путевого листа;— дата последнего предрейсового техосмотра;— дата и время выезда и возвращения на парковку;— Данные водителя: ФИО, дата и время последнего предрейсового и послерейсового медосмотра.

Помимо обязательных перечисленных сведений в бланк можно внести данные о нормативном расходе топлива, его экономии или перерасходе, а также маршруте движения.

Ответственность и штрафные санкции

За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.

Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.

Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.

Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. — на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.

В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.

Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.

Важно! За несколько аналогичных нарушений в течение одного периода отчета размер санкций может быть увеличен до 30 тысяч руб. Если по причине потери путевых листов налоговая посчитает, что произошло занижение налоговой базы, то штраф составит 20% от недоплаты.

В каких случаях нужно оформлять путевой лист?

Важно отметить, что ПЛ нужно оформлять не только при осуществлении коммерческих перевозок, но и в случаях, когда грузовик используется для нужд организации или ИП. Иными словами, если грузовик перевозчика выезжает на дорогу, у водителя обязательно должен быть путевой лист

Отсутствие или ошибки в ПЛ могут привести не только к штрафам, но и к снятию налоговых расходов.

В klerk.ru привели следующий пример: Отсутствие путевого листа не позволило компании доказать в суде обоснованность затрат на приобретение товара и дизтоплива, хотя товарные чеки на покупку солярки имелись. Согласно Определению ВС РФ от 22.12.2017 № 306-КГ17-18710, количество израсходованного топлива, исходя из пробега авто, можно подтвердить только путевым листом.

Новые путевые листы в 1С 8.3 Бухгалтерия

С учетом обновленных правил (Приказ Минтранса от 28.09.2022 N 390) в программе путевой лист формируется с указанием сведений о виде сообщения (с релиза 3.0.130).

Для этого в документе Путевой лист (Покупки — Путевые листы) с датой не раньше 01.03.2023 на вкладке Маршрут выберите Вид сообщения (можно указать разные виды сообщения для разных пунктов).

В печатной форме путевого листа:

Сведения о перевозке — автоматически указывается для собственных нужд организации (с 01.01.2021, релиз 3.0.86);
Вид сообщения — выбранный вид сообщения (несколько видов).

Предполагается, что в программе не ведут учет предприятия, профессионально занимающиеся пассажирскими и грузоперевозками, и транспорт используется в служебных целях. При необходимости сведения о перевозке можно исправить вручную в печатной форме.

Остальные поля путевого листа в1С 8.3 Бухгалтерия заполняются так же, как и раньше.

Разработать собственный бланк путевого листа

При разработке собственного бланка путевого листа для международных перевозок следует включить в шаблон обязательную информацию, утвержденную Приказом Минтранса от 18.09.2008 г. № 152. Она включает следующие моменты:

наименование, дату и номер;
период действия документа;
название компании, ее адрес регистрации и номер телефона;
сведения о собственнике ТС;
информацию о транспортном средстве (марка, модель, госномер);
данные о водителе (ФИО, табельный номер, удостоверение).

Данные графы заполняет сотрудник, уполномоченный приказом руководства. Кроме того, в путевой лист следует включать такую информацию:

от медработника о дате и времени предрейсового и послерейсового медосмотров;
от контролера о дате и времени проведения технического осмотра транспортного средства.

В путевом листе нужно указывать должности, подписи и расшифровки подписей лиц, ответственных за составление документа.

Вопросы по заполнению путевых листов с 2023 года

Да, можно. Следует указать дату начала и окончания срока использования листа (п. 3 Приказа Минтранса от 28.09.2022 N 390).

Маршрут не относится к обязательным реквизитам путевого листа, но без его указания не получится доказать производственный характер поездок. Это приведет к спорам с налоговиками.

Арбитражная практика складывается противоречивая, например:

в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 N Ф05-12699/2018;
в пользу налогоплательщиков — Постановление АС ПО от 29.03.2016 N Ф06-6442/2016.

Поэтому следует указывать подробный маршрут в путевом листе.

Обязательны медосмотры (п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ):

предрейсовые — для сотрудников:
- на должности «водитель»;
- в должностные обязанности которых входят поездки на служебном автомобиле (например, экспедитор);
послерейсовые — для водителей, перевозящих пассажиров или опасные грузы.

Предрейсовый технический контроль не предусмотрен для легковых автомобилей, используемых для собственных нужд, и не перевозящих грузы и пассажиров (п. 2 ст. 20, Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ).

В этом случае реквизит может не заполняться.

Может ли ИП сам ставить отметки о прохождении медосмотра и техосмотра перед выездом в рейс?
Новый штраф за отсутствие техосмотра — когда начнет действовать и кого затронет?

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Ошибки в оформлении путевых листов

Отзывы на грузовладельцев
Отзывы на экспедиторов
Отзывы на перевозчиков
Все отзывы

Согласно пп. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 года № 259-ФЗ “Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта” (УАТиГНЭТ) путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя. Осуществление перевозок грузов без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство запрещено (ст. 6 УАТиГНЭТ).

Прием груза к перевозке осуществляется после предъявления водителем путевого листа и документа, удостоверяющего личность (ч. 1 ст. 10 УАТиГНЭТ). Время прибытия транспортного средство удостоверяется отметкой в путевом листе (ч. 2 ст. 11 УАТиГНЭТ), однако, действующая судебная практика позволяет перевозчикам приводить в подтверждение своих доводов о дате и времени прибытия транспортного средства под погрузку и другие доказательства — акты, показания систем GPS/ГЛОНАСС слежения и прочее. В любом случае, грузоотправители и грузополучатели обязаны отмечать в путевом листе время подачи транспортного средства в пункты погрузки, выгрузки и время отправления из них (ч. 5 ст. 11 УАТиГНЭТ).

Отметки в путевых листах служат основанием для взыскания с грузополучателя штрафов за задержку (простой) транспортных средств (ч. 6 ст. 35 УАТиГНЭТ). Ответственность перевозчика также может удостоверяться отметками в путевых листах (ч. 1 ст. 38 УАТиГНЭТ). Такие отметки осуществляют уполномоченные на то лица.

На момент написания настоящего материала не существует унифицированной формы путевого листа. Заполнение путевых листов регулируется Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов” (Обязательные реквизиты). Этот приказ регламентирует сведения, которые должны содержаться в путевом листе, порядок выдачи, учета и хранения путевых листов, предельный срок, на который организация выдает путевые листы и прочее.

В путевом листе делаются отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя(ей), а также отметки о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства.

Проставление на путевом листе заведомо подложного штампа о прохождении медицинского осмотра либо отметки о прохождении предрейсового контроля технического состояния автомобиля может повлечь уголовную ответственность по ч. 1 ст. 327 Уголовного кодекса РФ.

В соответствии с п. 9 Обязательных реквизитов путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.

Написано слишком сложно — примененная юридическая формулировка слишком громоздкая и неудобочитаемая. Воспринимать ее затруднительно, хотя законы в идеале должны быть удобными для восприятия теми, для кого они пишутся. Более того, я не видел, чтобы в профильных изданиях кто-то разъяснял эти изменения, ведь оно довольно сильно меняют весь процесс подготовки перевозчика к выполнению перевозок.

С 1 января 2021 года в путевом листе появился новый обязательный реквизит — сведения о перевозке. Согласно п. 6 Приказа Минтранса от 11.09.2020 N 368 к таким сведениям относится информация о видах сообщения и видах перевозок. В отношении грузовых перевозок виды сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта, они бывают:

городские (в границах населенных пунктов);
пригородные (между населенными пунктами на расстоянии до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов);
междугородные (между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов);
международные (с пересечением государственной границы РФ, в том числе транзитом, например, в Калининградскую область из других регионов).

Если перевозчик выполняет перевозки в нескольких видах сообщения, в путевом листе их следует указывать через запятую.

Понятие «вид перевозки», применительно к грузовым автомобильным перевозкам, законодательством не установлено, поэтому Минтрансу пришлось выпускать дополнительное разъяснение (Письмо Минтранса России от 03.03.2021 N Д3-468-ПГ). Из письма следует, что для грузовых автоперевозок в путевом листе следует указывать один из следующих видов: перевозка грузов для собственных нужд либо коммерческая перевозка грузов.

Это дополнительная печатня форма, с которой Вы можете:

Заполнить информацию для путевого листа грузового авто
Распечатать путевой лист грузового автомобиля
Рассчитывать расстояние по указанным адресам
Учитывать топливо транспорта — остатки на начало и окончание поездки, заправка, расход
Использовать данные 1С:Бухгалтерия для заполнения информации о водителе
Ставить на учет основное средство в 1С:Бухгалтерия и заполнять данные об авто в путевом листе
Заполнять стоянки грузового автомобиля
Учитывать работу прицепов грузового транспорта
Вводить данные о расстоянии и продолжительности работы грузового автомобиля
Данные путевого листа сохраняются в «1С:Бухгалтерия 3.0»

Если у Вас легковой транспорт, то Вам необходимо заполнение путевого листа легкового автомобиля

Вас, возможно, так же заинтересует печать товарно-транспортной накладной в 1С:Бухгалтерия 3.0

Новые правила заполнения

ВАЖНО!

Законодатели закрепили перечень обязательных реквизитов, без которых документ признают ничтожным. Отменено обязательное проставление гербовой или круглой печати фирмы на путевке, если в уставе бюджетной организации не предусмотрено использование печати.

Если в документе не будут прописаны все обязательные реквизиты, то сотрудники ГИБДД вправе оштрафовать собственника авто и водителя. Налоговики не примут путевой лист в качестве подтверждения расходов, пересчитают налоговую базу и выпишут штраф.

Инструкция, как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля в 2022 году:

Указать название и номер документа, дату формирования (выписки). Следует строго соблюдать хронологический порядок при нумерации путевок.
Определить период действия документа, то есть срок, на который он выписан — на один день или несколько дней, если рейс превышает продолжительность смены.
Внести сведения о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (ОГРНИП — для частников).
Вписать данные водителя авто: Ф.И.О. и номер действующего водительского удостоверения.
Указать информацию о транспорте: госномер, марка, прицеп (при наличии).
Записать сведения о перевозке — о видах сообщения и видах перевозки.
Закрепить данные одометра перед выездом и по возвращению в гараж и точную дату и время начала рейса и возвращения в гараж (на парковку).
Проставить подпись, Ф.И.О. и должность ответственного работника, который снял и записал показания одометра, дату и время.
Указать дату и время медицинского осмотра водителя перед выездом и по возвращению.
Получить подпись и Ф.И.О. медицинского работника, который провел осмотр. При наличии проставляется штамп, но он не обязателен. Достаточно только подписи медработника.
Внести информацию о прохождении технического осмотра перед выездом в рейс в формате ДД/ММ/ГГГГ, часы и минуты. Проставить подпись и Ф.И.О. ответственного за техосмотр автомобиля (механик, контролер, мастер).

ВАЖНО!
Такой осмотр стал необязательным для легкового транспорта, эксплуатируемого для собственных нужд компании. Отметка о предрейсовом, предсменном и послерейсовом контроле необязательна

А вот для коммерческих перевозчиков и предприятий, эксплуатирующих автобусы и грузовики в собственных целях, — обязательна.

Составляется документ всегда в единственном экземпляре. Заполненный документ заверяет руководитель, ставится круглая печать (при наличии). Готовую путевку передают водителю. По окончании рейса (выполнения задания) водитель передает документ ответственному лицу бюджетной организации под подпись. Выписывать новый лист не следует, пока водитель не отчитается по предыдущему.

Новый путевой лист с 1 марта 2023 года — образец

Порядок заполнения путевых листов приведен в Приказе Минтранса от 28.09.2022 N 390.

Обязательной формы путевых листов нет. Можно разработать бланки самостоятельно (или взять за основу унифицированные формы, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 N 78) и закрепить в учетной политике.

В путевом листе должны быть обязательные реквизиты, установленные:

Приказом Минтранса от 28.09.2022 N 390 — для допуска транспортного средства к эксплуатации (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ);
ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ — для принятия путевого листа к учету.