Время на сборы
Несомненно, о встрече договариваемся заблаговременно. Если партнер находится в том же регионе, то согласовать встречу нужно за 2-3 дня до предполагаемой даты. Договариваться можно посредством электронной почты или по телефону.
Если планируется встреча с зарубежными партнерами, нужно тщательно продумать ряд важных моментов:
- Где и как их встречать.
- Нужна ли приветственная речь, и, если нужна, что должно быть сказано.
- Каков будет состав принимающей делегации.
- Будут ли присутствовать представители СМИ.
- В какой гостинице забронировать номера для партнеров.
- Как будет проходить официальная часть встречи, будет ли неофициальная часть.
- Как пройдут проводы.
Все организационные вопросы с представителями партнеров должны быть улажены минимум за неделю до встречи. А серьезные переговоры, предполагаемым результатом которых является заключение многомиллионных контрактов, планируются за несколько месяцев. В их организации участвуют профессионалы.
Все организационные вопросы с представителями партнеров должны быть улажены минимум за неделю до встречи.
Кофейня или ресторан
Пожалуй, наиболее распространенными местами для каких-либо рабочих встреч являются близлежащие кафе и рестораны, которые удобны по местоположению всем участникам встречи. Обычно рабочие встречи назначают где-нибудь в центре города, так как одному человеку из-за удаленности местоположения другого может быть неудобно добираться до места назначения. В этих местах, как правило, есть доступ к Wi-Fi, что позволяет легко получить доступ в интернет и открыть важную информацию на ноутбуке. Кроме того, нахождение в окружении других людей может помочь сделать ситуацию менее личной и облегчить серьезный разговор. Иногда общение с незнакомым человеком может вызвать у некоторых людей дискомфорт, а встреча в кафе и ресторане обычно помогает наладить дружеские отношения для продуктивной работы.
Особенности организации бизнес-встреч
Очень важно, чтобы первая деловая встреча прошла в дружественной атмосфере. Поэтому многие предприниматели предпочитают устраивать такие мероприятия на нейтральной территории
Это позволяет всем участникам переговоров чувствовать себя уверенно и помогает создавать доверительную обстановку, особенно если совмещать обсуждение проектов с завтраком, обедом или ужином
Одно из самых популярных решений — деловые встречи в ресторане или гостинице. Последний вариант более удобен, если в процессе переговоров необходима демонстрация каких-либо рабочих материалов: отчетов, графиков и проч. Современные гостиницы располагают удобными бизнес-центрами и конференц-залами, оснащенными всем необходимым оборудованием для работы и переговоров.
При организации бизнес-встречи следует ответственно относиться к выбору места.
Оно должно:
-
обеспечивать конфиденциальность;
-
подчеркивать статус мероприятия;
-
располагать необходимым оборудованием, которое может потребоваться во время переговоров.
Правильно выбранное место – это 50% успеха делового мероприятия.
Не факт, что самый лучший день — тот, когда ты разрезаешь ленточку и задуваешь свечи. Иногда самый лучший — тот, который несет с собой вызов, ставит перед тобой вопрос выбора: куда идти, с кем и что делать или не делать.
Главная проблема удаленной работы
Недавно к списку проблем тех, кто работает удаленно, и тех, кто занимается фрилансом, добавилась еще одна проблема — а где же теперь проводить рабочие собрания? Как встречаться с клиентами и обсуждать рабочие моменты, которые вы не можете обсудить по видеосвязи и поэтому требуется личное присутствие? Такая проблема, в большинстве своем, возникла у тех, кто работает по трудовому договору на компанию, но уже удаленно, хотя раньше приходил в офис. Причина возникновения этой проблемы довольно проста — большинство компаний, которые перевели своих сотрудников на удаленную работу, перестали арендовать офисное помещение, так как в нем теперь не оказалось никакой нужды — зачем нужен офис, если сотрудники работают из дома?
В этом деле мало конкурентов: стоит ли открывать гусиную ферму
Наносит ущерб компании: влияние кумовства на бизнес и как с ним бороться
Поможет медитация: как предпринимателям избежать выгорания
Но и эта проблема довольно легко решается — ниже приводится список мест, где можно встречаться с клиентами и организовывать деловые встречи.
Основные виды бизнес-встреч
Это достаточно широкое понятие, оно может подразумевать:
-
встречу партнеров по бизнесу, руководителей компаний или их представителей (количество участников 2-6 человек, как правило, обсуждаются деловые предложения либо основные моменты совместных проектов);
-
встречу представителей отделов и ТОП-менеджеров (количество участников 6-10 человек, обсуждаются рабочие моменты, совместные планы, проблемы и достижения);
-
отчеты и презентации (количество участников от 10 человек, цель деловой встречи – презентация потенциальным клиентам товаров и услуг, или отчета о проделанной работе).
Этапы организации деловых встреч
Организация делового мероприятия предполагает соответствующие этапы:
Формат встречи. В начале необходимо определиться с видом проведения встречи перед началом подготовки и создать общий план работы.
Аренда площадки
При выборе места, удобного для всех участников, важно учитывать несколько моментов: расположенность места, его транспортная доступность, размер. Чаще всего используются конференц-залы, переговорные, кабинеты для проведения собраний.
Расходные материалы
Необходимо обеспечить участников встречи необходимыми предметами: бумага, ручки, маркеры, флипчарты, доски и прочее оборудование.
Настройка технического оборудования. При необходимости нужно заранее подготовить проектор, компьютер, экран, технику для синхронного перевода и другое оборудование для качественной коммуникации и выступления.
Оформление раздаточных материалов: буклеты, визитки, брошюры, список спикеров и выступающих, план встречи, документы и все, что может понадобится для переговоров.
Бронирование отеля или гостиницы для участников встречи из другого города, их размещение, трансфер, встреча и проводы.
Организация транспорта для всех участников встречи.
Организация кейтеринга, фуршета, кофе-брейков, банкетов.
Дальнейшая координация встречи, следование плану, устранение форс-мажоров.
При организации деловых встреч необходимо уделять внимание подбору компетентных спикеров и квалифицированных специалистов, придерживаться таймингов и плана повестки совещания, чтобы мероприятие прошло эффективно, информация была достоверная, поставленные цели были достигнуты.
Как правило, помимо решения организационных моментов, компании нужно своевременно уведомить своих деловых партнеров о дате, времени, месте и целях проведения делового мероприятия или встречи. Таким образом, данный ход позволит обеим сторонам конференции достаточно подготовиться к ней, изучить все вопросы и спланировать свое время.
Правильная и грамотная организация мероприятия позволит достичь поставленных целей и принесет эффективный результат для обеих сторон переговоров. Поэтому организацию и проведение деловой встречи лучше всего доверить профессиональным агентствам. Это позволит сэкономить ваше время и даст возможность сконцентрироваться на выполнении основной деятельности компании, поскольку такие компании предлагают сразу целый комплекс услуг и готовы разработать индивидуальный план проведения мероприятия под каждую конкретную ситуацию. К тому же, пропадает необходимость в коммуникации с разными исполнителями для организации встречи — всем этим займется специальное агентство.
Наше агентство делового туризма Mriya Travel & Logistics имеет большой опыт организации деловых мероприятий, совещаний и конференций любого уровня и масштаба. Оставить заявку можно онлайн на сайте или по телефону.
Немного статистики и фактов
Исследование, которое проводило исследовательское агентство из Соединенных Штатов, показало, что с течением времени люди предпочитают создавать и вести бизнес, который легко подстраивается под удаленную работу за компьютером. Это объясняется тем, что с таким бизнесом отменяется довольно крупный платеж за аренду офисного помещения и тем самым можно в значительной мере сократить расходы. Если говорить языком статистики, то фактически, по данным управления по делам малого бизнеса США, 52 % предприятий в США работают на дому, вернее сотрудники этих предприятий. Это объясняется тем, что в Штатах преобладает постиндустриальный тип экономического развития общества, поэтому большинство работы там предполагает преимущественно умственную направленность, а значит, физическое присутствие не играет основной роли и работать можно из дома.
Как должен выглядеть робот, чтобы максимально повышать командный дух
Сторонний наблюдатель: как чувство одиночества наносит вред производительности
«Строю бар, но не смыслю в ресторанном бизнесе»: необычный проект Насти Ивлеевой
В России, к сожалению, скорее всего, эта цифра удаленного ведения малого бизнеса будет в разы ниже, хотя в крупных городах, где относительно высокий уровень развития IT-технологий по сравнению с общим показателем по стране, можно встретить компании, часть сотрудников которых работают удаленно.
Парк или летняя веранда
Конечно, проведение рабочей встречи на улице не всегда может понравиться всем участникам совещания, а иногда из-за этого могут возникнуть вопросы касательно серьезности ваших рабочих намерений. Также парк или любое другое место на открытом воздухе не подойдет, если вам требуется показать много наглядных пособий или презентационных материалов. Еще одним минусом может являться отсутствие Wi-Fi, если вам требуется доступ к интернету во время переговоров.
Однако если вы знаете, что у всех участников встречи довольно дружеские отношения, то встреча на улице может быть дешевым и простым вариантом.
Время встречи
Время встречи, несомненно, связано с ее целью, это может быть:
-
Деловой завтрак. Как правило, проводится в 7-9 утра и длится не более часа, дает возможность объединить приятное с полезным, не тратя лишнего времени.
-
Деловой обед, занимает около полутора часов, проводится в дневное время. Совместный обед сигнал о положительном настрое партнера.
-
Деловой ужин назначается не ранее 19:00, с учетом времени на дорогу и возможного желания переодеться после рабочего дня. Длится от двух часов, но по правилам этикета заканчивается не позднее 22:00.
Неважно, где и как проходит встреча, всегда будьте вежливы и соблюдайте правила этикета!
Источники
-
-
- https://kvsmirnov.ru/articles/gde-provesti-delovuju-vstrechu/
- https://buyingbusinesstravel.com.ru/glossary/term/biznes-vstrechi/
- https://zhazhda.biz/base/mesta-dlya-delovyh-vstrech/
- https://www.9111.ru/questions/7777777771552199/
-
Отель
Несмотря на то, что лишь немногие люди рассматривают отели в качестве мест для рабочих встреч, их удобство заключается в том, что отели обычно предлагают широкий выбор вариантов проведения рабочих собраний: в гостиницах часто есть бары или лаунж-зоны, которые могут служить идеальным местом для встреч с клиентом. Кроме того, во многих гостиницах есть конференц-залы или помещения для собраний, которые можно арендовать на короткий срок, если ваш бюджет позволяет это сделать. На самом деле в последние годы эта практика проведения рабочих совещаний стала настолько распространенной, что многие отели начали предлагать специализированные тарифные планы на аренду их помещений. Они, как правило, хорошо обустроены и могут придать определенный деловой настрой.
Учимся на успехах и неудачах первого: плюсы быть «вторым игроком» на рынке
Выражайтесь конкретно: техники НЛП, помогающие добиться успеха на работе
Займитесь другими задачами: как бороться с одержимостью совершенством на работе
Разновидности деловых встреч
Деловые встречи различаются по масштабу, целям, решаемым проблемам, количеству участников и бывают следующих видов:
- Внутренние и внешние. Внутренние встречи проводятся внутри компании. В них участвуют сотрудники одного отдела, коллеги разных филиалов предприятия и т.д. Внешние предполагают участие во встрече нескольких разных организаций и их руководителей в том числе. В таких случаях лучше организовывать и проводить деловые переговоры, круглые столы, брифинги.
- Официальные и неофициальные встречи. В первом случае встреча предполагает подписание различной документации, договоров, деловых бумаг. Неофициальные встречи в основном предполагают знакомство и неформальное общение.
- Формальные и неформальные встречи. Формальное мероприятие предполагает наличие конкретной цели, протокол, дресс-код. Неформальные мероприятия не носят конечной цели и используются, например, для сплочения коллектива.
Чем удаленная работа отличается от фриланса?
Теперь, когда некоторые компании и предприятия привыкают к удаленной работе, многие сотрудники и вовсе решили уволиться и уйти, как говорится, в свободное плавание — на фриланс. Это легко обосновывается тем, что на фрилансе нет как такового потолка в заработке и весь доход зависит полностью от человека и приложенных им усилий. Думаю, стоит сразу пояснить, что удаленная работа и фриланс — не одно и то же, так как в сознании некоторых людей почему-то укоренилась мысль о том, что если ты работаешь из дома или кафе, то ты фрилансер. Но на самом деле это не так.
Стоит ли начинать торговать недвижимостью в 2023 году и как выбрать направление
Правило 1%: простой способ, который дает время переосмыслить нужность покупки
Уважение ко времени коллег: правила офисного этикета, которые нужно соблюдать
Удаленная работа из дома предполагает, что ты работаешь на какую-либо компанию и ваши трудовые взаимоотношения узаконены и защищены, как правило, трудовым кодексом. А фрилансер — это человек, у которого оформлена самозанятость и он не включен в официальный список сотрудников какой-либо компании, при этом фрилансер может работать сразу с несколькими компаниями. Он также может работать как с физическими, так и юридическими лицами, его рабочий день не имеет четкого графика, и сами трудовые отношения выглядят более свободными. Такой тип занятости в принципе выбирают молодые люди, которые не хотят обременять себя большим грузом ответственности, и сами привыкли полагаться на свои силы.
Где встречаться
Большинство предпринимателей предпочитают вести переговоры на своей территории: как правило, это офис или другое принадлежащее организатору помещение. Но отметим, что из уважения к партнеру имеет смысл организовать встречу на нейтральной территории или вообще удаленно. Современные технологии позволяют.
Рассмотрим этот вопрос более подробно.
Встреча на своей территории. Плюсы – комфорт и удобное размещение группы участников в «переговорной», возможность влиять на процесс посредством перерывов, появляется возможность организовать культурную программу. Как говорится, «хозяин – барин». Ко всему прочему, вы не тратите время и силы на дорогу, оценку помещения. Под рукой в случае необходимости интернет, факс, секретарь и прочее
Но не забывайте, что в данной ситуации ваш офис – это ваше «лицо», поэтому уделите внимание чистоте и порядку, освещению и температуре воздуха в переговорной. Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
Встреча на территории партнера
Переговоры на территории встречной стороны подтверждают серьезность ваших намерений и подчеркивают ваше уважение к партнеру, к тому же вам предоставляется возможность получить дополнительную информацию как о самом партнере, так и о его фирме.
Нейтральная территория. Территория потому и называется нейтральной, что практически не дает преимуществ ни одной из сторон, особо популярна при решении спорных вопросов и конфликтных ситуаций, но это обязательно должны быть правильно подобранные помещения. Как правило, это деловые клубы, загородные места отдыха с конференц-залом. Еще одна распространенная практика, пришедшая из-за рубежа, – переговоры в ресторане.
Дистанционно. Научно-технический прогресс предоставил нам множество способов для дистанционного общения, к тому же с передачей картинки и звука в реальном времени. В данной ситуации самое главное – это правильно подобранные время и дата проведения переговоров, необходимо учесть часовые пояса, свободное время встречной стороны, часы максимальной работоспособности партнера.
Если офис недостаточно хорош для встречи партнеров, стоит предпочесть стороннюю территорию.
