План продаж

Составляем и контролируем план затрат

План по затратам – документ, представляющий собой реестр расходов фирмы за выбранный период времени. Основой такого планирования всегда выступают данные бухучета (платежеспособность компании, рентабельность бизнеса, источники основного дохода).

Вы можете составить план расходов по отдельным сотрудникам, проектам, услуга/товарам, промежуткам времени. На основе планирования будет строиться дальнейший бюджет проекта, и осуществляться контроль за расходованием средств. Если сотрудники вовремя не выполняют план, руководству придется выделять средства сверх бюджета.

Рассмотрим составляющие плана расходов на примере строительной компании. В него будут входить:

• стоимость строительных материалов, необходимых для возведения объекта;
• оплата труда бригадира и рабочих;
• транспортные расходы, связанные с доставкой материалов;
• траты на ремонт и заправку транспорта;
• налоговые и пенсионные отчисления фирмы;
• штрафные санкции и компенсации;
• аренда офиса и другие расходы.

Основой для составления плана затрат в строительной отрасли служит смета и календарный график работ. Для того чтобы такое планирование работало, руководству следует своевременно контролировать его исполнение:

1. Запрашивать документальное подтверждение расходов;
2. Выявлять факты перерасходования/экономии денег;
3. Определять стоимость произведенных работ;
4. Сверять полученный результат со сметой и планом.

Основная цель планирования – найти оптимальные пути расходования, при которых фирма будет расти в прибыли.

План адаптации торгового представителя

Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Генерального директора организации.

4.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и ее работникам.

4.6. Необеспечение соблюдения трудовой и исполнительской дисциплины работниками отдела сбыта, подчиненных служб (подразделений) организации.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ (зависит от специфики организации).

Урок вела Екатерина Романченко, менеджер-консультант Консалтингового Центра «Паллада».

Как составить план менеджера по продажам

Планы отделов по объёму продаж составляют в большинстве компаний. Гораздо реже составлены личныепланы менеджеров по продажам. «Управлять можно тем, что умеешь измерять», — написал в середине 50-х годов прошлого века один из основателей системного менеджмента Питер Друкер. Если вы хотите управлять работой продавцов в соответствии с этой концепцией, нужно позаботиться о составлении обоснованного индивидуального плана продаж.

Как же составить хороший план продаж? В первую очередь, он должен обладать SMART-свойствами. С момента определения SMART-критериев перечень характеристик, попадающих под это определение, кардинально расширился. Кроме очевидных свойств конкретности и измеримости, я бы выделил для плана продаж критерии напряжённости  и достижимости.

Как же составить план продаж, одновременно напряжённый и достижимый? А как его обычно определяют в большинстве российских компаний? «От достигнутого», конечно. В наиболее продвинутых компаниях учитывают фактор сезонности и план месяца определяют на основе результата того же месяца прошлого года плюс 10% (20%, 30% …). Если менеджер продал в прошлом году на 100 руб., то в этом обязан продать на 110, а если на 1000, но на 1100. Откуда такая уверенность? Что-то здесь не так с напряжённостью и достижимостью …

У овощеводов с планами проще.

Известны максимальные урожайности с 1 кв.

5 советов по внедрению распорядка дня

Ввод строгого режима РВ может вызвать трудности. Особенно в опытных отделах сбыта. Чтобы все прошло легко и без проблем, примите к сведению наши советы:

1. Внесите в KPI показатель соблюдения распорядка дня.
2. Заведите журнал для учета РВ в бумажном варианте (не в электронном!) и положите его на входе в отдел продаж. Он поможет вам проконтролировать всех опоздавших, а коллектив увидит нарушителей трудовой дисциплины.
3. Записывайте на магнитных досках ежедневные поездки и переговоры, намеченные планом. Оставшиеся в офисе сотрудники увидят, что делают и где находятся коллеги.
4. Будучи РОП, не опаздывайте на работу. Появляйтесь на полчаса раньше и покидайте офис на час позже остальных.
5. Ведите учет РВ своих работников: проверяйте, на что уходит время продавцов. Найдите хронофаги и слабые места работы вашего отдела и, в частности, процесса продаж.

Используя полученную информацию, откорректируйте рабочий режим дня.

Как видим, правильно составленный распорядок дня менеджера по продажам может принести ему большую эффективность.

Плюсы и минусы профессии

Минусов в работе торгового представителя, но они довольно существенны:

1. Непрестижность работы
   – фактор, который останавливает многих при поиске работы. В сознании наших людей представитель, как профессия, это неквалифицированный и низкооплачиваемый труд. А сам человек ассоциируется с продавцами, ходящими по квартирам и впаривающим людям ненужный товар.
2. Нестабильность работы
   – торговый, никогда не может знать на 100%, что завтра его не отправят на новый район осваивать точки для сбыта.
3. Нестабильная заработная плата
   – чаще всего, заработная плата составляет, минимальная з/п + проценты от продаж. А вот какие будут эти проценты, никто не знает.
4. Это полевой работник
   – не стоит мечтать про удобства, но дополнительные обязанности есть всегда.

Что же касается плюсов работы, к ним можно отнести:

1. Свобода в действиях
   – никто не будет контролировать каждый шаг, есть просто план, который необходимо выполнить.
2. Общительная профессия
   – работа требует постоянного общения с обширным кругом людей. Работа научит не только коммуникабельности, но и повысит стрессоустойчивость.

Чек-лист внедрения мотивационной схемы

Самое главное в любой мотивационной схеме – это не придумать, а внедрить ее в жизнь компании, чтобы сотрудники по ней работали, а руководитель был доволен новыми результатами.

Именно для этого мы подготовили небольшой чек-лист внедрения.

Шаг 1

Объясняете сотрудникам, что хотите навести порядок в их мотивационной схеме и сделать ее понятной Вам и им.

Результат – они будут понимать, сколько они будут получать. Плюс благодаря этому они смогут планировать свой заработок. Люди “за порядок” в 80% случаев.

Время внедрения: до 60 минут.

Шаг 2

Объясните сотрудникам саму схему. Как правило, на этом моменте они расскажут и объяснят Вам ее тонкие места

Но важно понимать, что люди редко хотят изменений, поэтому на новую мотивационную схему может свалиться много негатива. Здесь нужно отличать “мух от котлет”

Время внедрения: до 1 рабочего дня.

Шаг 3

Внедрите схему в жизнь компании, чтобы сотрудники начали по ней работать.

Время внедрения: до 5 рабочих дней.

Шаг 4

Собирайте обратную связь, вносите поправки.

Время внедрения: до 20 дней.

Шаг 5

Проводите испытания. По итогам дорабатываете и шлифуете. Важный момент – мотивационная схема содержит бонусы, а значит их “выдача/лишение” – обязательный элемент отслеживания, для полноценной работы схемы.

Время внедрения: 1-2 месяца.

Шаг 6

Утверждаете под роспись и начинаете требовать четкого выполнения внедренной Вами мотивационной схемы, попутно строго отслеживая соблюдение сотрудниками всех ее нюансов.

Время внедрения: бессрочно.

Эффективное планирование.

С чего начинается рабочий день сотрудника отдела продаж? Какие действия торговый представитель делает в начале рабочего дня в первую очередь? Какие первые действия делает супервайзер рано утром в понедельник? Ответ — планирование результатов
рабочей недели
и результатов
рабочего дня
. Вы так же думаете?

Я соглашусь с Вами, и в тоже время я видел подразделения, в которых супервайзеры выполняли работу по планированию результата на рабочий день для каждого торгового представителя. Как Вы считаете, кто должен рассчитывать планы на день торговым? Супервайзер или представитель себе сам?
Это большая проблема, когда супервайзер ежедневно утром рассчитывает плановые показатели каждому торговому представителю
. Готов
Вам обосновать на тренинге.

5 шагов к успешному планированию бизнеса

Ни один работающий план нельзя создать без тщательной подготовки и анализа окружающей компанию ситуации:

• влияния макроэкономических факторов (цены на топливо, изменения в ВВП, состояние производства в стране);
• влияния региональной экономики (каков будет спрос на услугу/товар в следующем году, есть ли на рынке аналоги вашего продукта, что делают ближайшие конкуренты для продвижения услуг, сколько конкурирующих фирм появилось в городе за последний год);
• насколько сезонность влияет на ваши продажи (для стимулирования роста в «глухие» месяцы стоит сформировать краткосрочный план повышения продаж);
• не сбрасывайте со счетов статистику по каждому менеджеру (как работали сотрудники последний месяц, сколько сделок они закрыли, какую прибыль принесли фирме). В итоге у вас получится средний показатель прибыли по всему отделу продаж.

спрогнозируйте примерное количество клиентов, которых хотите получить в новом году: разделите число всех касаний менеджера с покупателем на число рабочих дней.

У вас получится количество встреч, которое может провести сотрудник, оно и станет основой для личного планирования.

Посмотрите, как выглядит таблица плана для менеджеров на примере. Такие списки можно составлять не только на один день, но и неделю/месяц. Вы можете по часам расписать все действия работника – от утренней планерки до составления вечерней отчетности (звонки, встречи, бумажную работу, рассылку писем и прочее).

На практике некоторые компании составляют не один, а сразу 3 плана – минимальный, план-норму и максимальный. Если сотрудники не выполняют даже первый из них, стоит полностью пересмотреть процесс планирования в фирме.

Планирование объема продаж

Планирование продаж может осуществляться 3 методами:

• планирование «сверху вниз» (top-down planning)
• планирование «снизу вверх» (bottom-up planning)
• планирование «цели вниз — план вверх» (goals down-plans up planning)

В первом случае, руководство компании самостоятельно устанавливает цели и разрабатывает планы для своего отдела продаж.

Во втором случае, отдел продаж вырабатывает собственные цели и планы, которые направляются руководству на утверждение.

В третьем случае, руководство компании разрабатывает цели и показатели по развитию дистрибуции. На основании этих данных, отдел продаж составляет план, а также перечень ресурсов, необходимых для выполнения плана. Планы и ресурсы рассматриваются и утверждаются руководством.

Как показывает практика, третий метод является самым эффективным.

Хотя, к сожалению, большинство компаний работает по первому методу.

Обычно план продаж спускается от собственника бизнеса к коммерческому директору, от коммерческого директора к начальнику отдела продаж, от начальника отдела старшему менеджеру (или супервайзеру) к менеджерам по продажам. Конечно, эта цепочка может видоизменяться в зависимости от структуры отдела продаж в компании, но принцип планирования остается неизменным.

Почему так происходит?

Ответ достаточно прост: высшее руководство всегда выступает в роли инвестора.

При этом владея информацией о средней % ставке по депозитам, руководство ожидает роста своего бизнеса как минимум в 2 раза больше, чем средняя ставка. В противном случае, депозит является более привлекательной и рентабельной инвестицией.

Менеджеры более низкого звена практически никогда не задумываются о стоимости денег, поэтому высшее руководство редко доверяет им планирование продаж.

Что обычно происходит при планировании продаж «сверху вниз»?

В большинстве случаев, планирование продаж сверху вниз стимулирует перекладывание ответственности и развитие протестного мышления у менеджеров отдела продаж. То есть, увидев свой план продаж на месяц, менеджеры начинают искать причины и аргументы, почему этот план завышен и невыполним.

Любое увеличение плана воспринимается ними не как возможность повысить свой доход, а как желание руководство снизить их зарплату.

Но корень проблемы кроется в другом: менеджер всего лишь сравнивает план продаж прошлого месяца с текущим планом.

Если цифра текущего плана больше, менеджер воспринимает ее как прихоть руководства, и не более. И продолжает работать спустя рукава, не задумываясь, о том, что нужно для выполнения плана.

Поверьте, лишь единицы менеджеров при данном подходе к планированию стараются разобраться, с помощью чего они могут увеличить продажи. Они всегда будут ждать, что раз руководство выставляет планы, то оно и должно дать ресурсы для выполнения, а также рассказать, с помощью чего можно выполнить план.

При этом, если какое-либо мероприятие, предложенное руководством, окажется неэффективным, оно автоматически превратится в алиби для менеджера, почему он не выполнил план. Естественно, после этого менеджер будет требовать корректировку плана.

Поэтому я считаю данный подход к планированию неэффективным.

С другой стороны, если планирование продаж полностью отдать на откуп менеджерам, высока вероятность того, что менеджеры будут просто занижать свои показатели. Что, в свою очередь, естественно не понравится руководству, и оно будет спускать на отдел продаж свой план.

Чтобы избежать вечных проблем с планированием как раз и используется метод «цели вниз, план вверх».

Зачем планировать работу

Менеджер — ключевая фигура в работе любой компании, от эффективности его деятельности напрямую зависят успех, продажи и прибыль бизнеса. Большинство управленцев на предприятиях выполняют огромное количество самых разнообразных функций.

Они осуществляют руководство деятельностью организации, координируют действия подразделов, отделов и служб, ведут работу с кадровыми единицами, определяют цели и задачи деятельности других сотрудников. Кроме того, они ответственны за принятие решений, контролируют выполнение проектов исполнителей, представляют предприятие на встречах с клиентами и партнерами.

Такая многозадачность требует от менеджера высоких профессиональных и личных качеств. Он должен не только иметь теоретические знания по специальности, но и быстро уметь реагировать на изменения, быть стрессоустойчивым и эффективно планировать рабочий день буквально за пару минут или шагов.

Однако в последнее время все большее количество менеджеров отличаются полным неумением распоряжаться своим временем. Это связано с огромным количеством дел, которым загружены управленцы(оперативные совещания, планерки, встречи, деловые звонки), а также множеством отвлекающих моментов.

В связи с этим у руководителя появляются такие проблемы, как:

• слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;
• бессистемность использования документации, корреспонденции;
• сумбурность, постоянная спешка, нервозность;
• недостаточный уровень управленческого труда, низкая степень делегирования, отсутствие ответственности у подчиненных;
• нет порядка на рабочем месте, четкости в делах, организованности;
• необходимость задерживаться на работе допоздна или доделывать работу дома.

При этом важно помнить, что время — единственный ресурс, который невозможно возобновить. Поэтому планирование рабочего времени и умение построить правильный распорядок дня представляют собой важнейшие целевые навыки, позволяющие менеджеру расчетливо и рационально использовать день, достигать успехов в развитии компании, минимизировать затраты и быть уверенным в себе

И все большее число управленцев задумывается над тем, как нивелировать эффект утекания времени из-под пальцев и распорядиться рабочими часами максимально продуктивно, чтобы успеть сделать максимальное количество задач, получить соответствующий доход и продвинуться дальше по карьерной лестнице.

Ошибки при планировании

Тайм-менеджмент не прощает управленцам даже небольших оплошностей, совершенных пусть даже по уважительным причинам. Поэтому лучше заранее знать врага в лицо, чтобы понимать, где и в каком месте менеджер может допустить недочет или оступиться. Основными ошибками при планировании и проведении рабочего дня являются:

• неумение отказывать, говорить «нет»;
• стремление быть хорошим, полезным и стараться всем услужить;
• медлительность и рассеянность в целом;
• неумение или нежелание слушать собеседника;
• чрезмерная общительность;
• неумение оценить объем предстоящей работы, обозначить дату дедлайна;
• полный отказ от установления каких-либо сроков;
• привычка откладывать дела на потом или хвататься за все и сразу;
• отсутствие привычки вести записи, фиксировать планы и задачи.

Для эффективности работы, выполнения ежедневных дел и продуктивности дня нужно как можно меньше совершать данных ошибок.

Также главными врагами менеджеров называют две черты характера, мешающие своевременно выполнять задачи, правильно организовать день. К ним относятся прокрастинация(постоянное желание откладывать дела на потом, осуществлять выбор в пользу ненужных и неважных задач) и перфекционизм(вечная неудовлетворенность результатом, стремление переделать, довести дело до недостижимого идеала).

Чем занимается торговый представитель

Здесь всё зависит от сферы деятельности, в которой работает торговый представитель. Индустрия красоты, спорта, продовольственная, бытовая, образовательная и развлекательная сферы – список обширен, а значит, каждый соискатель может найти себе подходящую нишу.

Торговый представитель выполняет множество задач:

• Поиск клиентов, изучение информации о потенциальных партнёрах, формирование базы данных клиентов;
• Телефонные переговоры с потенциальными заказчиками;
• Деловые «вживую»;
• Презентация продукции;
• Заключение договоров с владельцами торговых точек или их представителями;
• Финансовый контроль, отслеживание заказов, учёт оплаты товаров;
• Консультирование заказчиков;
• Регулярное посещение точек продажи и анализ результатов продаж.

Торговому представителю мало заключить контракт на поставку товара в тот или иной магазин

Очень важно следить за дальнейшей «жизнью» продукции на прилавке: пользуется ли спросом у потребителей (если нет, то почему), как часто обновляется в витрине, не продаётся ли по завышенной цене

Тайм-менеджмент успешных продавцов

Чаще всего продавцы действительно имеют проблемы с распределением времени. Существует мнение, что в России и странах постсоветского пространства западные методики могут не прижиться из-за разницы в менталитете: отсутствует такой педантизм, как у немцев, или оптимистичный настрой на успех, как у американцев.

Эти сомнения не лишены смысла. Но из любых правил всегда есть исключения. В нашем случае это «высокоэффективные» люди.

Обратимся к области продаж. Здесь высокоэффективный продавец приносит значительную долю общей выручки, правильно распределяя свое время. Конечно, даже лучший продавец может совершать ошибки в планировании или реализации задуманного

Здесь важно использовать тайм-менеджмент, выставлять приоритеты и в первую очередь выполнять то, что обеспечивает благополучие и гарантирует финансовую стабильность

Тайм-менеджмент для продавцов – это несложно. Но даже при тщательном планировании, как показывает практика, далеко не все планы поддаются реализации.

Что в первую очередь делают успешные продавцы? Они анализируют свое время.

Время бесценный невосполнимый ресурс. Не забывайте об этом, как и о том, что времени всегда будет не хватать. Именно поэтому эффективный продавец нацелен на то, чтобы контролировать свое время, и в полной мере использовать правила тайм-менеджмента в своей работе.

Самые важные пункты распорядка дня менеджера по продажам

Посмотрим, как распределяется дневное время специалиста. Примерно 60 % занимают важные задачи, на второстепенные дела отводится 20 %, на форс-мажоры выделяется примерно 10 % и столько же – на отдых продавца. В производительном режиме РВ должны соединяться шесть приоритетных составляющих.

Их можно проводить ежедневно или раз в неделю. Как вы решите, так и будет

Важно получать от этого эффект, направленный на процветание компании, а не тратить время на бесплодные беседы. Что нужно сделать на планерке:

• Поставить перед специалистом несколько приоритетных целей, а также дать ему аргументированный план продаж (переговоров и звонков).
• Принять отчеты о работе за прошедший день или неделю. При недоработке по каким-то KPI вам нужно разобраться и найти причину неудач. Если план достигнут или перевыполнен, нужно поощрить работника деньгами или нематериально. Мотивация поможет ему продолжать трудиться, не снижая ритма.

Задачи из системы CRM

Распорядок дня менеджера по продажам (образец приводим ниже), должен предусматривать решение проблем из автоматизированной системы управления общения с клиентами. ПО напоминает вам, куда нужно звонить, кто ждет от вас КП, а кто – приватного общения и встречи. Все это входит в упомянутые 60 % важных дел, которые должны быть сделаны в течение дня. Исходя из плановых мероприятий, продажник составляет ежедневный план.

Для максимального эффекта от системы CRM нужно придерживаться нескольких условий:

• Отсутствие невыполненных дел.
• Отсутствие бесцельных сделок.
• Краткое описание (тезисы) итогов выполнения задач.
• Самостоятельное планирование работ на предстоящую неделю по итогам очередной планерки.
• Детальное описание результатов по каждой выполняемой задаче.
• Внесение и обработка полученных заявок в CRM за 10 минут.

Холодные звонки

Прозвоны по клиентской базе лучше проводить с утра, в идеале с 10.00 до 12.00

Это важно и должно быть внесено в регламент рабочего дня менеджера по продажам. Обычно руководство в это время на работе, а все планерки и летучки завершились

К тому же принципы тайм-менеджмента советуют «съедать лягушку» по утрам, чтобы на целый день освободить себя от неприятных действий.

Если запланировать холодные звонки после обеда, у продавца возникнет искушение перенести их еще дальше и отложить до следующего дня. Освободившееся время он попытается заполнить всякими второстепенными делами. Поэтому старайтесь распланировать холодные обзвоны наперед – на следующий день, неделю или месяц.

Надо ли учиться продажам?

Как правило, холодные звонки могут занять у специалиста пару часов в день. За разговором назначают встречи, проводят презентации и выезжают на объекты (с учетом вида бизнеса).

Лучшее время для личной встречи с покупателем – после 14.00. Обычно человек уже расслаблен и настроен с кем-нибудь поговорить. Поскольку сложную работу многие стараются закончить до обеда, вести беседу будет проще и всегда есть шанс закончить сделку.

Написание КП и подготовка документов

После завершения встречи начинается следующий этап работ. Одни клиенты ждут КП, другие – выставление счета для оплаты. Без автоматизации труда, менеджер потратит на рутину не меньше двух часов. Не стоит ждать от персонала оперативного решения задач, если вы не создали условий для сокращения трудозатрат на монотонную работу.

Все это можно и необходимо автоматизировать. Тем самым вы освободите 20 % времени, которые пойдут у коллектива на решение ответственных задач.

Ежедневные отчеты

Ближе к завершению РВ продажник должен отчитаться, что он выполнил за день. Затем наметить план на завтра. Главное не оставлять просроченных задач, непринятых звонков и непрочтенных писем от клиентов. Вносите эти требования в регламент рабочего дня менеджера по продажам и требуйте их выполнения.

Особенности продаж в digital-агентствах

В digital-агентстве я около года. Пока вижу три отличительные особенности от других тематик:

1. Клиенты не понимают специфику услуг.

2. Лучше не продать, чем продать без перспективы долгосрочных отношений.

3. Чтобы продать, нужно запастись терпением.

Клиенты не понимают специфику услуг

У нашей целевой аудитории — предпринимателей — сформировано не совсем корректное представление о том, как работает реклама. Им с мониторов обещают легкие пути, легкие решения, быстрые результаты и не говорят про сложности, необходимость сотрудничества и разделение ответственности. В итоге многие считают, что реклама работает так: перекладываешь все на специалиста и получаешь заявки.

Это момент, который я на старте должен выяснить — насколько потенциальный клиент компетентен в digital-маркетинге, есть ли у него в компании маркетолог, понимает ли он, куда ему развиваться и что агентство — это в первую очередь руки, которые реализуют его план лучшим техническим способом. Если этого не выяснить, может случиться так, что от нашего агентства потом будут ждать не работу с рекламой, а предложение акций и плана развития компании.

Лучше не продать, чем продать без перспективы долгосрочных отношений

Агентство не заинтересовано в краткосрочных проектах. Нам нужны такие клиенты, с которыми мы будем работать несколько лет. Это дает хорошую установку для менеджера по продажам: у тебя всегда на первом месте должно стоять желание не просто продать, а разобраться, какие у клиента проблемы и действительно ли вы можете помочь ему их решить.

На практике это означает, что иногда я консультирую потенциального клиента по его проблеме, честно объясняю ему, почему мы не можем решить ее так, как он ждет, и прощаюсь с ним. Всегда приятно, когда после такого разговора клиент возвращается через время и говорит: «Да, Илья. Вы были правы. Решение было неудачным. Давайте подумаем, что мы можем сделать».

Чтобы продать, нужно запастись терпением

Клиент может в течение месяца смотреть другие агентства, думать, выбирать. Здесь от меня требуется тонко балансировать между «не надоесть ему» и «не дать ему забыть о нас». Рассчитать частоту коммуникации, вовремя отвечать на письма, соблюдать сроки. С другой стороны, всегда помнить, что у него есть право отказаться.