Правила деловой переписки: ключевые особенности и лучшие книги

Что такое деловая переписка

Деловая переписка ведётся исходя из определённых норм и правил, которые необходимо знать. Во избежание проблем с составлением документов и писем, нужно изучить основные моменты.

Деловая переписка — это обширное понятие, которое подразумевает многочисленные виды официально-деловых документов, относящихся к информационно-справочным материалам. Деловая переписка классифицируется различными способами.

Принятие и выполнение административных постановлений не обходится без служебной переписки:

При формировании и принятии решений деловую корреспонденцию применяют для получения информации, которая может упростить этот процесс.
При выполнении уже принятого решения деловую переписку используют для того, чтобы сообщить коллегам информацию о ходе или сроках выполнения того или иного проекта.

Согласно статистике, чем выше экономический рост и бизнес-активность, тем больший объём деловой переписки:

рост валового внутреннего продукта на 1 % приводит к росту деловой корреспонденции на 1 %;
количество писем на душу населения по разным странам составляет: в США – 700, во Франции – 432, в Германии – 252, в Чехии – 68, в Польше – 48, в Бразилии – 26, в Индии – 15, а в Российской Федерации – 8.

Что такое деловая переписка

Распределение доли служебной переписки в РФ выглядит так:

63 % – население;
22 % – коммерческие организации;
15 % – бюджетные организации.

Для вас подарок! В свободном доступе до 02.04

Скачайте ТОП-10 бесплатных нейросетей, которые облегчат вам жизнь

Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Перейти

Скачать файл

Деловая корреспонденция предприятий составляет 70-75 % от общего количества документов.

Юридическую силу имеет лишь та деловая переписка, которая составлена:

без нарушений и в соответствии с официальным порядком оформления;
с учетом действующего законодательства;
только компетентным в этом вопросе лицом.

Юридическая сила наделяет официальный документ такими качествами, которые могут запустить определенные правовые действия. С момента подписания письма компетентным лицом оно уже имеет юридическую силу. Однако иногда, кроме подписи, еще требуется печать компании.

Если вам нужно, чтобы документы, отпечатанные на бумаге, имели юридическую силу, то воспользуйтесь специальными бланками и набором реквизитов. Как правило, это:

название компании или имя компетентного лица, которое является автором письма;
справочные данные об авторе;
подпись автора;
иногда – печать предприятия.

Документы для внутреннего обмена данными компании называют «внутренней перепиской»:

докладные;
служебные;
объяснительные записки;
справки;
предложения;
представления.

В сфере управленческой деятельности деловая переписка выполняет множество функций.

Информационная функция заключается в том, что деловая переписка помогает сохранить важную информацию.
Коммуникативная функция. С помощью деловой корреспонденции сотрудники держат связь между собой, с руководством и другими компаниями.
Социальная функция. Решает различные социальные задачи, прежде всего, отвечая информационным потребностям.
Правовая функция. Выступает доказательством при судебных исках.
Управленческая функция. Деловая переписка иногда инициирует решения руководителей и помогает их осуществить.
Культурная функция. С помощью деловой корреспонденции могут передаваться этнические и национально-культурные аспекты документов.
Историческая функция. Может передавать обществу информацию из истории.

Несмотря на способность деловой корреспонденции к осуществлению множества функций, основными всё же остаются информационная и коммуникативная.

Процесс правового регулирования не предусматривает применение деловых сообщений. Нормативно-правовые акты издаются как правила, положения, инструкции, постановления, приказы, распоряжения, но не в виде писем и сообщений.

Как правильно вести деловую переписку?

При оформлении письма важно уделять внимание всем деталям. Описывая правила деловой переписки, стоит обратить внимание на такие аспекты:

Если пишете письмо, в котором нужно ответить на определенные вопросы, заданные автором, тогда уместно будет цитировать каждый из них в отдельности. Для этого используйте нумерацию и разбивайте текст на абзацы.
При составлении письма нужно кратко прокомментировать все прикрепленные или вами, или собеседником документы

Это важно для того, чтобы получатель сразу понял всю суть письма.
Подписывать письмо должен руководитель и обязательно ставится печать.

Правила ведения деловой переписки

Ошибки при составлении деловых писем недопустимы, поэтому важно знать основные правила их составления:

Не используйте слова, значение которых неизвестны или же проверяйте их толкование, используя словарь.
Ведение деловой переписки исключает применение специфической терминологии, поскольку некоторые слова для адресата могут быть неизвестными. Если подобные термины используются, тогда давайте их объяснение.
Излагайте мысли короткими предложениями, чтобы не терялась основная суть.
Если не знаете русский язык досконально, тогда лучше предварительно наберите текст в редакторе или в документе на компьютере, чтобы проверить орфографию.
Деловая переписка не допускает использования разговорных слов, литературных оборотов и так далее. Перед отправкой письма проверяйте его на ошибки и опечатки. Лучше совершить повторную проверку через время.

Начало письма в деловой переписке

Сначала в структуре письма находится «шапка», которая содержит должность и ФИО адресата. Особенности деловой переписки включают стандартное обращение «Уважаемый», которое в большинстве случаев пишут по центру листа. Если человек незнаком, то пишут перед фамилией слово «господин». Первый абзац (преамбула) включает цель и причину письма. После его прочтения адресат должен понять основной смысл обращения.

Просьба в деловой переписке

Один из популярных видов деловой корреспонденции – письмо-просьба. Это может быть тактичный запрос или дипломатическое требование по текущему вопросу. Навыки деловой переписки важны для составления просьб, поскольку они должны побудить адресата к действиям, необходимым для автора. Есть определенные правила для составления письма:

К адресату следует обращаться персонально, соблюдая основы делового этикета.
Чтобы объяснить адресату, причину обращения, можно сделать ему комплимент, отметить деловые или личные качества и заслуги.
Аргументируйте просьбу и заинтересуйте адресата в ее выполнении. Проблему следует описать максимально лаконично и ясно.
После того как просьба будет изложена, ее следует видоизменить и повторить еще раз, делая акцент на потенциальных выгодах.

Как напомнить о себе в деловой переписке?

Письмо-напоминание используют, когда нужно напомнить об исполнении взятых обязательств, соблюдении норм закона, приближении важного мероприятия и так далее. В большинстве случае перед ним применяют устное напоминание

В итоге письмо служит неким доказательством произведенного действия. Напоминание в деловой переписке включает в себя:

Сведения об отправителе и адресате. После этого излагается причина напоминания.
Указываются ссылки на законы и нормы, имеющие отношение к напоминаемой проблеме.
Фразы деловой переписки должны быть четкими, но не быть угрозой. Не лишним будет напомнить о том, что проблему можно решить мирным путем.
Письмо не имеет стандартов, поэтому его можно составлять в свободной форме.

Как правильно принести извинения в деловой переписке?

Одним из самых сложных в составлении является письмо-извинение, благодаря которому нужно одновременно извиниться и сохранить лицо компании. Кроме этого, оно направлено на восстановление испорченных отношений. Деловая переписка указывает на такие особенности извинения:

В структуру письма включено указание получателя, тема отправления и обращение.
Можно не указывать исполнителя, поскольку подписывать все будет руководство.
Фразы-извинения в деловой переписке не должны быть явными и тема письма должна быть нейтральной или же вообще отсутствовать.
Эффект, которого нужно достичь – чистосердечное извинение и осведомление о случившемся, то есть указание причины неприятной ситуации.

В ответ на ваше письмо сообщаем следующее

Запятые при словосочетаниях «в ответ на Ваше…» В ответ на Ваше письмо сообщаю о невозможности своего приезда.

В ответ на Ваше обращение сообщаю следующее: Ваша заявка рассмотрена и удовлетворена.

3. При интонационном подчеркивании придаточные изъяснительные, реже условные и уступительные, стоящие впереди главного предложения, могут отделяться от него не запятой, а тире.

Не имеет возможности приехать — в ответ на наше письмо сообщает он.

Письмо-ответ Выбирая в Интернете подходящий образец письма-ответа (бланк), необходимо обратить внимание на следующие моменты. — При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату

— Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

Что такое письмо-ответ и как правильно его составить?

В деловой переписке каждый документ имеет свое значение и может, так или иначе, повлиять на отношение между партнерами.

Среди огромного количества самых разных видов таких документов особое место занимает письмо-ответ. В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме.

Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Все деловые письма делятся на две категории:

Те, на которые не нужна такая реакция.
Те, что требуют обязательного ответа.

Подтверждение заявки Переписка с физическими лицами

— Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю

— При использовании с письмом-ответом уведомления о вручении, доказать факт вручения такого письма адресату. — Используя номер кассового чека можно отслеживать процесс доставки корреспонденции конечному потребителю.

Как написать письмо-ответ?

Поскольку речь идет о деловой переписке, существует ряд определенных правил, которым необходимо следовать при составлении письма: Любое деловое письмо должно оформляться на фирменном бланке организации (если таковой имеется), содержать все требуемые реквизиты обеих сторон и выходные данные документа (полное название организаций, адреса, ОРГН, ИНН, регистрационный номер, дата составления, подпись, указание исполнителя и пр.). Как упоминалось выше, письменный ответ может содержать положительное или отрицательное решение.

В первом случае ответ должен повторять содержание письма-запроса и включать в себя определенные устойчивые формулировки.

К примеру:

«В ответ на запрос вашей компании о … сообщаем/ направляем/ предоставляем информацию … и пр.»

. Далее же следует

Совет 1: Как ответить на официальное письмо

— текст письма, на которое вы отвечаете.
— компьютер;
— доступ к интернету или принтер;
— фирменный бланк организации;
— услуги почты, курьера или личный визит в офис адресата (не во всех случаях);

На новой странице появится поле с введенной по умолчанию темой письма (обычно имеет вид “Re: тема полученного письма”).

Можете изменить название темы по своему усмотрению.

Письмо-ответ Страница обновлена: 28.09.2015 Как правило, письмо-ответ составляется по аналогии с инициативным письмом, то есть в нем используется та же лексика и похожие речевые обороты.

Безусловно, это правило действует исключительно в том случае, если исходник был составлен грамотно, в соответствии с требованиями деловой переписки.

В большинстве случаев при создании данного вида письма применяется фирменный бланк организации-составителя. Наиболее часто в письме-ответе используются такие речевые обороты, как «Благодарим Вас за интересное предложение», «Подтверждаем свою готовность к…», «Выражаем свое согласие на…» или «К сожалению, в настоящее время мы не готовы к…».

При составлении письма-отказа необходимо указать его причину.

2 ответа 2

В ответ на Ваше поручение (обращение) №111 от 11.11.11. сообщаем следующее.

Нужно поставить точку, так как слово следующее указывает на то, что суть будет изложена дальше, ниже, вслед за этим предложением. Текст «следующего»действительно лучше начинать с красной строки, с большой буквы.

Если же после слова следующее поставить двоеточие, то само разъяснение придётся начинать со строчной, что нежелательно, так как нарушается автономность сообщаемого.

Грамматически — вполне можно. Но логически после слова «сообщаем» должно что-то идти содержательное. Если хочется в этом месте разорвать фразу, тем более абзац, то по негласным канцелярским правилам должно идти «(ниже)следующее», или «прилагаемое», или нижеизложенное — ну что-то такое. Хотя для переписки не самого высокого уровня, вполне можно принять и предлагаемый вариант.

Вообще с канцелярией спорить по таким вопросам надо поменьше. Они, типа, профессионалы, а вы их щи варить учите.

Письмо: все тонкости оформления реквизитов

Отметка о приложении оформляется следующим образом:

1) если приложение названо в тексте, то сокращенно: указывают только количество листов и экземпляров (см. две о в Примере 34).

При упоминании документа-приложения в тексте письма:

следом за ним в скобках это надо о, «(прилагается)», «(анкету прилагаем)». И хотя п. 5.19 ГОСТ Р 7.0.97-2016 упоминает только первый из перечисленных нами вариантов, все они корректны;
его номер не указывается (он пишется только в текстах распорядительных и др. документов: «(приложение 1)», «(приложение 2)»). Именно поэтому в стандарте способы оформления отметки о приложении разграничены: сначала изложены для переписки, потом – для распорядительных и иных документов (договоров, актов и др.);

2) если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, то добавляют еще идентификационные реквизиты документов-приложений: вид документа и автор, дата и номер, заголовок к тексту (или те из этих реквизитов, которыми приложение обладает, обычно их более полный состав есть у самостоятельных документов, которые фигурируют приложениями в сопроводительных письмах), см. Пример 35;

3) если приложение (-ия) сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно, – Пример 28;

4) если приложение имеет собственные приложения с самостоятельной нумерацией страниц, то оформляйте отметку о них по образцу Примера 29;

5) если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель или др.), то ГОСТ Р 7.0.97-2016 рекомендует писать про него после слова «Приложение» очень коротко: «CD-R в 1 экз». Для более точной идентификации можно добавлять про каждый записанный на носитель документ: кто его автор; имя файла с его расширением и объемом; а если в тексте письма документ, записанный на электронный носитель, не назван, то и его наименование с другими имеющимися индентификационными реквизитами (дата и номер). Такой полный вариант оформления отметки о приложении в письме показан в Примерах 30 и 31. Но т.к. ГОСТ Р 7.0.97-2016 этого не требует, вы можете облегчить себе задачу и ограничиться выполнением его предписания. Тот же стандарт на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, предписывает указывать наименования документов, записанных на носитель, имена файлов (образца этого в ГОСТ Р 7.0.97-2016 не показано). На практике можете следовать нашему из Примера 32;

6) если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений, в которой последовательно перечисляются наименования всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого, а в отметке о приложении дается ссылка на эту опись (Пример 33).

Продолжение переговоров в электронных сообщениях

В большинстве случаев ваше первое письмо является лишь вступлением. Реальное разрешение вопроса становится ясным только после нескольких подходов. В данной главе я дам несколько советов, которые позволят вам лучше понять вашего собеседника на основе его ответов, помогут вам настроить свой тон и содержание в соответствии с их ответами или аккуратно перенаправить вопросы таким образом, чтобы лучше соответствовать вашим целям.

Итак, вы получили ответ на ваше письмо. Если вас это устраивает, вы можете отправить простое благодарственное письмо, чтобы закрыть вопрос. Если результат не получен, вы продолжите разговор, но теперь у вас есть несколько важных преимуществ.

Во-первых, ответ на ваше письмо задает тон, и вы должны отразить его в том же виде в вашем следующем письме. Если ответ короткий, вы пишете короткое сообщение. Если они используют неофициальные выражения, приветствие и тому подобное, вы делаете то же самое. Установление отношений похоже на танец, где вы хотите быть хорошим партнером. Во-вторых, фирменный бланк или подпись электронной почты могут содержать полезную информацию, такую как номера телефонов на случай, если возникнут задержки в электронных сообщениях или имя автора, к которому можно обратиться уважительно в вашем следующем письме

Обратите внимание на поля «От», «Кому» и «Копия». Возможно, автор ответил с другого адреса или кто-то еще добавлен в переписку. В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг

Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их

В-третьих, содержание ответного письма поможет вам понять ваш следующий шаг. Их ответ дает вам еще один довольно тонкий подарок – разрешение на использование этой информации и продолжение разговора. Если вам не смогли предоставить нужный вам ответ, вы можете ответить в письме что-то вроде: «не могли бы вы порекомендовать других людей, с которыми мне следует поговорить, или другие способы удовлетворить мою просьбу?». Люди могут быть весьма щедрыми на советы, если вы просто спросите их.

Иногда вы получите ответ, который на самом деле вам не поможет, либо получатель неправильно понял ваше письмо, либо просто некомпетентен дать вам правильный ответ. Всегда неприятно чувствовать, что вас неправильно услышали, но будьте вежливы и настойчивы. Имейте в виду, что неправильный ответ все же лучше, чем отсутствие ответа, потому что это приглашение исправить ошибку и продолжить разговор.

Заключение

Совершенствуя свою способность писать электронные деловые письма, вы повышаете качество общения в деловых кругах и в обществе в целом. Чтобы этого добиться, следуйте трем моим советам:

Пишите кратко. Когда смысл вашего письма ясен и очевиден, вы помогаете читателю быстрее решить ваш вопрос.
Сотрудничайте с теми, кому вы пишите. Даже когда ваши интересы не совпадают, вы оба хотите, чтобы переговоры были гладкими и приятными.
Помните, что получатель – это человек со своими чувствами и целями. Относитесь к нему соответствующим образом, и он вам ответит тем же. Это отношение начинается с понимания, поэтому проведите небольшое исследование получателя прежде, чем начнете писать письмо.

Еще один полезный совет. Если вы почувствуете, что боретесь с письмом, достаньте телефон или другое записывающее устройство и запишите себя, просто произнося сообщение, как если бы вы разговаривали со своим коллегой. Затем послушайте, что вы сказали, перенесите это в поле сообщения и начните с этого. У вас есть голос, а хорошо написанное электронное деловое письмо служит для его усиления и концентрации.

Письмо запрос на английском и письмо просьба

10.02.2018

Особенности делового этикета предусматривают особые способы общения посредством корреспонденции, а именно – составление деловых писем для самых разных целей.

Представляя ту или иную организацию, сотрудники или руководители общаются посредством business correspondence, договариваясь о сотрудничестве, высылая официальное приглашение, делая определенное заключение касательно того или иного вопроса и пр.

Поэтому важно обратить подробное внимание на то, как написать письмо запрос в соответствии с общепринятыми правилами, а также на то, как написать письмо просьбу согласно деловому этикету

Основные характеристики и отличия двух типов писем

Сама суть обоих видов деловых писем, рассматриваемых в статье, становится понятна из их названия: обращение с просьбой подразумевает прошение о помощи с какой-то конкретной целью. Запрос имеет несколько другое назначение и не имеет под собой контекста прошения, а является вполне прямым обращением с целью оказания определенной услуги.

Сходство этих двух видов деловых писем заключается в том, что они оба заключаются по определенным образцам с применением схожих бланков и шаблонов

Однако различия у них также имеются, и в них важно ориентироваться

Характеристики письма-просьбы

Образец письма-просьбы подразумевает обращение за конкретной помощью и никогда не пишется в приказном тоне.

Его суть – тактично обратиться к директору какого-либо структурного подразделения или ко всей организации в целом с целью попросить об оказании услуги.

Для того чтобы понять, как правильно написать письмо-просьбу, следует ознакомиться со списком вариантов корреспонденции такого типа:

· Просьба о встрече с определенным человеком или группой; · Просьба о пересылке определенного товара; · Просьба, нацеленная на отсрочку платежа; · Просьба о направлении конкретных людей для оказания помощи; · Частое явление – request letter о повторной отправке факса;

· Просьба об услуге любого другого характера.

Для того чтобы составить просьбу в соответствии с правилами делового этикета, можно обратить внимание на ряд шаблонов – ключевых фраз, которые часто используются как основа составления request letter. При написании такого документа, как письмо просьба образец вводной фразы может быть следующим: · I should be grateful if you send us… – Я был бы признателен, если бы вы прислали нам… · It would be helpful if you could send us… – Это бы очень помогло, если бы вы могли прислать нам… · Do you think you could find time to… – Буду благодарен, если вы найдете время… · I’m writing to ask you for a favor… – Обращаясь к Вам с просьбой об одном одолжении…. · Could you possibly write and tell me what your plans for… – Не могли бы вы сообщить мне, каковы Ваши планы на… Образцы и примеры составления подобных просьб могут быть самыми разными, все зависит от типа letter of request

· Could you possibly write and tell me what your plans for… – Не могли бы вы сообщить мне, каковы Ваши планы на… Образцы и примеры составления подобных просьб могут быть самыми разными, все зависит от типа letter of request

Вот шаблон подобного документа:

Характеристики письма-запроса

Основная суть inquiry letter, или письма-запроса – обращение к человеку или организации с целью получения определенной информации или услуги.

Люди, которые обращаются в такого типа письмах, безусловно, вежливы, однако в их словах нет прошения, поскольку основная суть – запрос исходя из заранее определенной договоренности или в связи с обращением старшего к младшему по должности.

Составление такого документа в некотором роде напоминает просьбу, однако, образцы документов о предоставлении определенных услуг менее учтивы и более конкретны в формулировках.

Для того чтобы составить письмо запрос о предоставлении информации образец особых клише можно использовать, изучив следующий список возможных шаблонов:

Классификация деловых бумаг

В отношениях между сторонами большинство вопросов решаются в письменной форме. Да и по закону, как известно, устные договоренности не имеют силы. Поэтому на каждом предприятии обязательно ведется деловая переписка. Она является общепринятым средством обмена информацией в результате служебных контактов между различными организациями и предприятиями.

Все деловые письма делятся на две категории:

Те, что требуют обязательного ответа.
Те, на которые не нужна такая реакция.

Письмо-ответ относится ко второй категории. Оно является одним из коммерческих видов документов наряду с письмом-запросом, информацией, предупреждением, предложением, напоминанием или презентацией. Такие бумаги обычно используются в момент заключения и дальнейшего сопровождения различных договоров и иных соглашений между сторонами. Письмо-ответ, в отличие от остальных, ни о чем не спрашивает и ничего не предлагает. Оно лишь содержит в себе сведения, которые были запрошены ранее другой стороной.