Как применять тайм-менеджмент: от теории к практике

ТОП 1. Сложное в названии – простое в применении. Матрица Эйзенхауэра

На работе наваливают все больше заданий, Вы  не успеваете закончить с предыдущими? А может,  дома скопилось множество нерешенных задач? Это вполне объяснимо, ведь тайм-менеджменту не учат в школе и в институте. Попробуйте расставить приоритеты с помощью матрицы Эйзенхауэра.

 Сначала мне показался сложным этот инструмент.  Но когда я придумала для себя названия каждой части, ко мне стали приходить учиться руководители из других подразделений. И я знаю,  за что мне нравится матрица – за простоту.

Расчертить лист на 4 части.

А. «Горим»

Первый верхний слева квадрант, назовем его «А», в котором будут дела ВАЖНО и СРОЧНО. Идеально, когда с этой части не будет дел

Это сверхсрочные дела, связанные с форс-мажорами, или здоровьем, или неправильная организация своего времени. Дела важно и срочно решаются сразу же. Обычно, это бывают острые вопросы здоровья, чрезвычайных происшествий, или забытых  дел, у которых подходит срок исполнения. После недельной практики, Вы разгрузите этот сегмент «А».

В. «Только Я»

Второй сегмент – сверху – справа. Назовем его «В»

Это ВАЖНО – НЕ СРОЧНО. Эта самая важная директория, именно с ней предпочтительно работать, так  как эти дела — приносят результаты и приводят к цели

Как правило, здесь будут конкретные шаги, которые Вы пропишете для достижения чего-либо (со сроками)

С. «Кто кроме меня?»

Третья часть – «С» – это НЕ ВАЖНО но СРОЧНО. Например, для руководителя, подписание однотипной корреспонденции, рутинная работа, малозначащие телефонные звонки

Эти дела, по возможности, делегируем, просим о помощи, делаем попутно. Задайте вопрос:  «Кто может, кроме меня?»

D.  «А надо ли мне это?»

Последний квадрант «D» — НЕ ВАЖНО и НЕ СРОЧНО. Например, получили приглашение на семинар с  изученной вдоль и поперек темой

Задайте себе вопрос: «А надо ли мне это?» Делегируйте подчиненным. В этот блок входят потери времени – ожидание и дела, не ведущие к конкретному результату.

Лайфхак. На первых порах, можно при планировании дел, напротив задач, ставить условные обозначения (1, 2, 4, 4 или А В С D). Главное в этом деле  — практика.

Кстати, есть еще один инструмент, который может сэкономить кучу времени для руководителя — интеллект-карты.

Значение тайм менеджмента в управлении компанией

Можно быть настоящим профессионалом своего дела, планировать каждое действие, обладать отличным самоконтролем и умением организовать свой день. Но, при этом страдать от неорганизованности подчинённых, большую часть своего времени тратящих на посторонние дела. Это усложняет выполнение задач, растягивает их сроки.

В любой компании существуют правила. Например, в сфере финансового управления. Они требуют чёткого соблюдения всеми сотрудниками. Пример: после приезда из командировки составляется авансовый отчёт в единой для всех работников форме. Его нужно заполнить и сдать в бухгалтерию, чтобы отчитаться за расходы.

Время – деньги. Поэтому с этим ценным ресурсом нужно обращаться соответствующим образом. Эти вопросы решает командный тайм менеджмент, основными целями которого являются:

• правильная постановка задач сотрудникам;
• управление рабочими процессами в компании;
• расчёт времени на выполнение различных заданий.

Внедрение системы корпоративного тайм менеджмента позволяет:

• улучшить результаты деятельности работников компании;
• достичь оптимального экономического эффекта при меньших затратах ресурсов;
• правильно расставить приоритеты;
• эффективно выполнять задачи в обозначенных временных рамках.

Тренинг «Тайм-менеджмент для отделов продаж и закупок»

ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕН ТРЕНИНГ 

• Тренинг для руководителей и сотрудников коммерческого отдела компании: 
• Менеджеры по продажам,  
• Менеджеры по закупкам, 
• Генеральные директора малого и среднего бизнеса, 
• Коммерческие директора,
• Руководители отделов продаж, закупок и маркетинга, 
• Категорийные менеджеры,
• Продакт-менеджеры,
• Бренд-менеджеры,
• Менеджеры по маркетингу.  

РЕЗУЛЬТАТЫ ТРЕНИНГА 

• У вас профессиональные инструменты управления временем. Можете эффективно организовать себя и сотрудников как в случаях рабочего цейтнота, так и в плановых мероприятиях. 
• Потери времени сведены к минимуму. Работаете над важными задачами – текучки стало меньше.
• Умеете делать больше за то же время, либо тратите меньше времени на ту же работу.
• Получаете больше удовлетворения от работы. Выросла самомотивация сотрудников к достижению больших результатов.  

ПРЕИМУЩЕСТВА ПРОГРАММЫ

• Практика показывает, что тренинг «Тайм-менеджмент. Выжать из времени всё» в состоянии в среднем на 10-20% повысить количество выполненных задач сотрудниками и сократить текучку в пользу действительно важных дел (для неорганизованных и балбесов эта цифра может достигать 100%). Значит на 10-20% будет больше звонков, запросов, сделанных проработок, назначенных встреч, отправленных коммерческих предложений, выполненных поручений. 
• Тренинг предельно практичен и ориентирован на то, чтобы «выжать» из одного рабочего дня максимум возможного. По отзывам участников 2014 года «коэффициент применимости» полученных знаний и навыков составил 91%.  
• На тренинге разбираются только те инструменты, которые остаются у участников качестве рабочих и используемых спустя длительное время. Например, хороший и мощный инструмент «Хронометрирование рабочего дня» по статистике спустя месяц после тренингов применяют менее 1% участников, поэтому, несмотря на его эффективность, такой инструмент мы не рассматриваем.

ПРОГРАММА ТРЕНИНГА 

1. Оперативный (каждодневный) тайм-менеджмент

• Два пути повышения эффективности работы: за то же самое время делать больше или делать ту же работу, но за меньшее время. 
• Кто и что отнимает время? Кто виноват и как с этим бороться?  
• Как правильно ставить и принимать задачи, чтобы не объяснять по 10 раз и не переделывать дважды? 
• Три якоря тайм-менеджмента, мешающих организованной работе: планирование невозможного, неумение расставлять приоритеты, неумение организовать переключение. 
• Навык разбиения задач на контролируемые этапы. 
• Как отдохнуть за 6 минут. 
• Выстраивание процесса ежедневной работы с клиентами или поставщиками, приносящего наивысшую отдачу по итогам месяца. 
• Два принципа распределения времени и ресурсов, чтобы сосредоточиться на главном. 
• Как расставлять приоритеты, чтобы успевать делать основную работу, поручения руководителя и непредвиденные задачи? 
• Умение сосредоточиться и концентрироваться на задаче повышает КПД в несколько раз. Инструменты воплощения этого в жизнь. 
• Как найти лишний час рабочего времени в день? Более 20 инструментов, помогающих сэкономить от 3 минут до получаса в день.

2. Тактический тайм-менеджмент 

• Mind Мaps – красивый, наглядный и простой способ планирования и управления. 
• Тайм-менеджмент управленца: Умное делегирование, чтобы не «зашивались» сотрудники и был разгружен руководитель / Умное совещание, чтобы не лить «воду», а вырабатывать решения / Умный отчет, который объединяет инструмент контроля и план работ.  
• Инструменты работы с долгосрочными и большими задачами для повышения эффективности их выполнения.  
• Главные ошибки планирования. Как их избежать и свести к минимуму все негативные последствия. Рекомендации по построению планирования от стратегических задач компании до задачи каждого сотрудника. 
• Лекарства от стресса. Простые для реализации способы не выгореть и избежать стресса. 

3. Дальнейшая работа после тренинга Даже если после тренинга Вы всего на 8% поднимите свою эффективность, вы приобретете дополнительный месяц в течение года!  Дата проведения открыта.
Данная программа может быть проведена в корпоративном формате.Для получения дополнительной информации обращайтесь по телефону: 8-812-928-88-15 или по электронной почте: office@bvkurse.ru

Бонус: личный таск-трекер в приложении Notion

Наш главред подбила свой личный планировщик под шаблон электронного ежедневника в Notion. Его может использовать любой, кто хочет серьезно подойти к вопросу системы тайм-менеджмента. Варианта два — просто забрать и использовать или же прочитать как он создавался и какие задачи решает, а затем придумать собственное решение.

Сам планировщик выглядит вот так, но не пугайтесь раньше времени: 

Как это работает

За каждой областью жизни закреплен определенный цвет, чтобы была возможность видеть то, чему отдавать приоритет. В разрезе недели можно понять, чем человек занимается больше всего, а чего не делает вовсе. 

Создаем хранилище для заметок на случай, если человек сидит на созвоне или где-то еще и получает сразу большой объем информации, который позже нужно разбить на задачи.

Затем разбиваем месяц на недели, недели на дни, а внутри дней — чек-листы с задачами, которые удобно зачеркивать. Некоторые люди получают удовольствие от процесса закрытия чек-листов — это добавляет мотивации не переставать делать задачи.

Также внутри дней могут быть большие задачи с мелкими подзадачами — их следует вести вот так:

Так можно сгруппировать близкие по смыслу мелкие задачи, чтобы ничего не забыть, но при этом и не засорять пространство.

Если не удалось выполнить задачу — можно перенести на другой день и поставить стрелочку. Если стрелок накапливается 3 — стоит либо выкинуть задачу, потому что она на самом деле не нужна, либо тащить дальше, но по количеству стрелок понимать, в какой области идет сильное отставание. 

Лучше всего проводить анализ каждую неделю и более серьезный анализ в конце месяца. Это позволит идти целенаправленно и отслеживать ошибки в разрезе короткого промежутка времени. Затем остается постараться оптимизировать нагрузку так, чтобы выделить больше времени под ту сферу, которую забросили. 

По началу эти системы и техники выглядят сложно и кажется, что тайм-менеджмент противоречит сам себе. Здесь главное не перестараться и не пытаться сделать все сразу. Создавайте пути решения, пробуйте разные техники постепенно и опирайтесь на собственные ощущения. Если думаете, что какой-то принцип не подходит под ваши задачи — не тратьте на него время и пробуйте что-то другое. В конечном счете если человек действительно заинтересуется этим вопросом, он сможет придумать личную систему продуктивности, которая будет работать исключительно на него.

Ну и не забывайте о том, что не стоит работать сверх нормы, так как за всем не угнаться. Отдыхайте, гуляйте с друзьями, спите и разрешайте себе просто ничего не делать. Так с большей вероятность удастся продуктивно работать, не сойти с ума и прожить действительно насыщенную и здоровую жизнь.

Ссылка на шаблон планировщика в Notion: https://lobykina.notion.site/ffc5a9ef35694380ba9a1526517d7dc8

Основы тайм-менеджмента

Прокрастинация и недостаток самоорганизации настигают нас во множестве форм и ситуаций. Научитесь распознавать и уничтожать их все с помощью универсальных принципов тайм-менеджмента.

Это первые шаги к качественному управлению временем, которые можно внедрить в свой рабочий процесс. Для некоторых из них есть специальные программы и приложения, которые мы рассмотрим дальше.

1. Четко определите свои планы и цели. Трудно управлять временем, если нет сроков и промежуточных этапов. Особенно от этого страдают предприниматели и фрилансеры. Распишите планы и цели: кто, когда, где, зачем, какой нужен результат. Чем подробнее и реалистичнее будет ваш план, тем проще будет ему следовать.
2. Распределите приоритеты по задачам и проектам. Запишите абсолютно все задачи, затем распределите их на три категории: на месяц, на неделю, на день. Это поможет видеть полную загрузку и состояние дел.
3. Записывайте планы, не пытайтесь все запомнить. И лучше замените хаос из стикеров и обрывков бумаги на нормальный электронный календарь, хотя бы Google Calendar. Записали все задачи — меньше рискуете что-то пропустить или забыть, особенно если установите напоминания.
4. Используйте свою креативную фазу с умом. Определите время, в которое вы наиболее креативны и производительны, и отдайте его под приоритетные задачи. На это время избегайте всяческих раздражителей: коллег, домашних, уведомлений на компьютере или телефоне.
5. Принимайте меньше решений. Процесс принятия решений требует большой ментальной нагрузки и быстро утомляет. Даже банальных решений вроде «открыть письмо / оставить до вечера». Чтобы не тратить на это силы, выработайте для себя комплекс правил — готовых решений на типовые ситуации, и следуйте ему.
6. Доверяйте и делегируйте. Научитесь максимально понятно и уважительно объяснять, какая помощь вам нужна в данный момент. Полезно будет для этого разобраться с методами «Ненасильственного общения». Этот метод основан на эмпатии: находить вариант действий, который будет комфортным для всех участников, и для вас в том числе.

А вот несколько опасных моментов, о которых нужно помнить.

Будьте осторожны с мультизадачностью. Некоторые исследования заявляют, что многозадачность улучшает результаты труда, другие — что может снижать продуктивность до 40%. Однозначного мнения на этот счет нет, но можно точно сказать, что постоянная работа на пределе быстро приведет к выгоранию.

Не отвечайте на все письма сразу же. Если ваша работа не предполагает переписки с клиентами в реальном времени, лучше отвести несколько минут на проверку почты два-три раза в день.

Не соглашайтесь на все. Если вы уже перегружены, каждое ваше «да» означает переработку

И что более важно — лишает вас возможности взять какой-то более интересный или важный проект в будущем.

Не перерабатывайте. Обязательно оставляйте себе время на перезарядку, даже если его не запланировали и вообще кажется, что отдых вам не нужен.

Принципы тайм-менеджмента

Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.

1. Приоритизация. Чтобы выполнить задачу, нужно определить, насколько она срочная, сложная и важная, и только потом приступить к ее выполнению.
2. Планирование. Чтобы выполнить задачу, нужно разобраться, когда ее следует сделать и сколько времени на это уйдет.
3. Структурирование. Чтобы выполнить задачу, нужно понять, как отслеживать ее выполнение и результаты.

Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.

«Правила делегирования» — подборка РБК Pro

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Источник

Система строится на таких правилах:

• Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
• Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
• Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
• Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
• Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Что такое тайм-менеджмент

Любой дошкольник сегодня знает, что тайм-менеджмент – это управление временем. Тот, кому удалось освоить принципы и инструменты тайм-менеджмента, умеет эффективно распоряжаться своим временем, продуктивно планировать собственный рабочий день (неделю, месяц и даже год), а также может распределить все текущие задачи по приоритетности.

Но самое важное его умение заключается в том, что он чётко знает, как успевать больше за ту же единицу времени – то есть как уделять работе меньше времени, но при этом выполнять гораздо больше задач.

Николай Евгеньевич Введенский, известный российский физиолог, утверждал, что «мы устаём и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем». Наверно, каждый замечал это за собой: если рабочий день чётко не распланирован по задачам, мы постоянно берёмся то за одно дело, то за другое, не можем надолго сконцентрироваться на какой-либо определённой задаче и в итоге к концу дня понимаем, что ничего толкового за день не сделано.

Для вас подарок! В свободном доступе до 02.04

Скачайте ТОП-10 бесплатных нейросетей, которые облегчат вам жизнь

Чтобы получить подарок, заполните информацию в открывшемся окне

Перейти

Скачать файл

Давайте рассмотрим эту ситуацию на конкретных примерах. Предположим, у нас есть два школьника. Один из них, придя домой после занятий, растягивает процесс выполнения домашних заданий на несколько часов, потому что постоянно отвлекается на игры и другие бесполезные дела. Второй максимально концентрируется на уроках и справляется с ними всего за час, освобождая оставшееся время для прогулки или отдыха. Кто же из них освоил принципы эффективного тайм-менеджмента?

Что такое тайм-менеджмент

Пойдём дальше в наших примерах. Прошло время, мальчишки окончили школу и стали владельцами бизнеса. У каждого из них несколько действующих фирм, множество подчинённых и десятки ежедневных задач, требующих решения в режиме рабочего времени. Первый из них, по старой привычке, постоянно отвлекается на нерабочие дела, прокрастинирует, а потом в спешке пытается решить всё за раз и, как следствие, ничего не успевает.

Через какое-то время он приходит к профессиональному выгоранию, потому что абсолютно никто в этом мире не способен работать на пределе своих возможностей в режиме 24/7. Второй же, наоборот, поставил все рабочие вопросы и задачи на поток, поэтому может позволить себе уделять работе всего несколько часов в день, не теряя при этом в качестве выполнения поставленных задач.

Методики тайм-менеджмента помогают эффективно распределять работу и контролировать количество времени, которое тратится на решение задач, что по итогу приводит к карьерному росту и личностному развитию.

В основе этих методик лежат следующие составляющие:

• чёткое определение целей и задач;
• планирование рабочего дня;
• планирование личного и свободного времени;
• расстановка приоритетов между задачами и внутри них;
• управление имеющимися ресурсами;
• определение эффективных стратегий и тактик;
• составление списков (задач и дел);
• делегирование задач и поручений;
• фиксирование времени, затрачиваемого на выполнение проектов;
• анализ эффективности затраченного времени.

Все эти методики описаны во множестве книг, посвящённых этой теме. Самые известные и полезные из них: «Жёсткий тайм-менеджмент» от Д.Кеннеди, «Как привести дела в порядок» от Д.Аллена, «Работай меньше, успевай больше» от К.Глиссона, «К чёрту всё! Берись и делай» от Р.Брэнсона.

Методы «Альпы»

Получил данный метод управления временем своё название за метафоричное сравнение крупных задач с горами Альпами. Согласно данному методу, необходимо разбить одно большое дело на несколько задач. При этом большую часть — 60% — уделить необходимым делам, а остальную часть оставить внезапным и непредвиденным. Метод предполагает соблюдение следующего плана действий:

• — выбор наиболее приоритетной задачи;
• — составление прогноза;
• — её включение в расписание;
• — разделение задачи на несколько задач поменьше и прогнозирование сроков их выполнения;
• — отслеживание выполненных пунктов.

  Оставлять место для решения задач рекомендуется с небольшим запасом.

планирование дня метод альпы

Принципы тайм менеджмента в работе

Тайм-менеджмент — это компетенция, которая включает в себя широкий спектр навыков и принципов. Мы выделили 10 основных:

Грамотное управление временем позволяет принимать эффективные решения. Это потому, что вы можете видеть, что нужно сделать и когда.

Частью тайм-менеджмента является знание того, что вы можете сделать. Если вы знаете, что задачи нужно выполнять, но у вас нет времени на их выполнение самостоятельно, вы можете делегировать их другим. Это одна из важнейших компетенций любого руководителя, и она всегда оценивается в ходе тестов и собеседований при приеме на работу и в конкурсе «Лидеры России».

Легко начать сначала с приятных задач, но это не всегда самые важные или срочные дела.

Ваши навыки тайм-менеджмента должны позволить вам сосредоточить свое внимание на приоритетах, не отвлекаясь на второстепенное, пока не выполнено основное

Ваш тайм-менеджмент заключается в постановке целей и понимании того, что вам нужно делать.

Это могут быть краткосрочные или долгосрочные цели. Было бы полезно, если бы вы подумали о том, что достижимо и реалистично.

Для этого полезно следовать схеме SMART для постановки целей — каждая цель должна быть:

• Specific — точная
• Measurable — измеримая
• Achievable — достижимая
• Realistic — реалистичная
• Time-bound – ограниченная сроками

Навыки управления временем заключаются в том, чтобы быть организованным и использовать методы тщательного планирования для планирования ваших задач. Это дает вам четкое представление о том, что вам нужно сделать и почему.

Организация — это создание решения, которое позволит вам работать эффективно, иметь чистый и опрятный стол, логичную систему хранения документов или знать, как тщательно планировать свои встречи.

Как мы уже говорили выше, знание того, как расставить приоритеты в своей рабочей нагрузке, является признаком того, что вы можете хорошо управлять своим временем.

Вам нужно уметь определять, какие задачи являются срочными, важными или трудоемкими, и выделять достаточно времени для их выполнения.

Если вы умеете находить решения разных рабочих проблем, то, скорее всего, вы уже сильны и в тайм-менеджменте.

Это потому, что вы можете определить решения, которые позволят вам преодолеть любые проблемы и поддерживать проекты в нужном русле.

Проверка, что вы выделяете достаточно времени для задач и встреч — хороший признак эффективного тайм-менеджмента.

Когда вы встречаетесь с кем-то, вы должны предвидеть, сколько времени может занять разговор, и предусмотреть достаточно времени, чтобы вы не отставали от графика.

Можете ли вы видеть более широкую картину? Можете ли вы установить, почему определенные задачи должны быть приоритетными и как это связано с вашей общей бизнес-стратегией?

Знание того, что важно для итогового результата, может помочь вам определить ключевые приоритеты. Тайм менеджмент может быть и в масштабе года или десятилетия – он того он не перестает быть важным и актуальным

Грамотный тайм-менеджмент позволяет эффективно справляться со стрессом. Если вы не перегружены работой, вы можете быть гораздо более спокойным человеком и наслаждаться лучшим балансом между работой и личной жизнью.

Те, у кого плохие навыки тайм-менеджмента, гораздо чаще вынуждены работать сверхурочно и страдать от последствий эмоционального выгорания.

Что такое тайм-менеджмент?

Тайм-менеджмент (организация времени, управление временем) — это технология упорядочения времени, направленная на повышение эффективности его использования.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• Постановка целей
• Планирование и распределение времени
• Делегирование задач и управление ресурсами
• Анализ затрат времени
• Фиксация времени
• Приоритизация
• Составление списков
• И многие другие

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

Со временем тема стала стремительно набирать всё больше сторонников и внедряться в разные сферы деятельности людей. Всё это привело к тому, что тайм-менеджмент стал самостоятельным направлением, а в 2007 году в Московской Финансово-Промышленной Академии (сегодня университете) была создана кафедра тайм-менеджмента.

Управление временем имеет свою структуру, состоящую из нескольких важных процессов:

• Анализ
• Разработка и составление стратегий
• Целеполагание
• Планирование и приоритизация
• Реализация процесса
• Контроль достижения целей

Важно заметить, что управление временным ресурсом позволяет эффективно распоряжаться не только рабочим временем, которое является основной частью жизни обычного человека, но и свободным временем, которое человек использует для отдыха. Применяя его в повседневной жизни, можно гораздо эффективнее организовывать свой быт, планировать выходные, устраивать различные мероприятия

Умело распоряжаясь своим временем, человек может из своих выходных сделать даже мини-отпуск. Всё вместе это очень положительно сказывается на эмоциональном, психическом и физическом здоровье человека и значительно улучшает его жизнь.

На сегодняшний день созданы и успешно функционируют специальные школы по обучению эффективному управлению временем. Стандартное обучение происходит по следующим основным темам:

• Стратегическое планирование
• Тактическое планирование
• Оценка личной эффективности
• Оценка управленческой эффективности
• Определение личной миссии как эмоционально мотивирующего фактора
• Определение основных факторов для выработки собственного плана
• Умение расставлять приоритеты
• Инструмент «Mind Mapping»
• Обучение основам использования программного обеспечения, разработанного специально для планирования (MyLifeOrganized, MS Project, MS Outlook и другие программы)
• Анализ достигнутого
• Изучение методик совершенствования процесса достижения целей

Для обучения людей основам грамотного управления временем сегодня проводятся различные тренинги и семинары, разрабатываются программы и курсы, выпускаются книги и другие издания, а также создаются различные интернет-ресурсы и онлайн-тренинги, такие как представленный тренинг на нашем сайте 4brain, например.

Принципы корпоративного тайм-менеджмента

Пройдите наш авторский курс по выбору акций на фондовом рынке → обучающий курс

Бесплатный Экспресс-курс «Оценка инвестиционных проектов с нуля в Excel» от Ждановых. Получить доступ

Корпоративный тайм-менеджмент базируется на следующих принципах:

Концепция целенаправленности заключается в правильности расстановки задач. Для того, чтобы эффективно выполнить задание, необходимо четко сформулировать цель. То есть, иметь представление о том, как будет выглядеть конечный результат деятельности.

Планирование работы – одна из главных составляющих тайм-менеджмента. Если работник четко знает, какую задачу необходимо выполнить сейчас, он потратит меньше времени на обдумывание дальнейших действий.

Принцип обозначения приоритетов связан с планированием работы

При составлении прогноза своих действий важно определить первостепенные задачи и распределить их по важности выполнения. Заключительной задачей списка должна стать самая несущественная цель, невыполнение которой окажет малозначительное влияние на конечный результат.

Самодисциплина – это основа организованности работника

Каждый сотрудник должен ставить перед собой цель и идти к ее достижению, несмотря на свое желание «отвлечься». То есть, данный принцип заключается в выполнении правила: «Не хочу, но сделаю».

Эффективность отдыха. От любой работы необходимо передохнуть. Без полноценной разгрузки человеческий организм быстро устает, что приводит к снижению эффективности его работы. Чтобы этого избежать, важно обозначить время отдыха, которое можно провести с максимальным комфортом для себя.

Документальное обозначение целей представляет собой фиксацию задач. Данный принцип напрямую связан с планированием деятельности, но отличается исключением из перечня пунктов, не касающихся работы.

Разделение задач заключается в разбивке крупного задания на этапы. То есть, если руководитель возложил на сотрудника реализацию какого-либо проекта, осуществление задуманного должно происходить в определенной последовательности.

Иерархичность планирования. При составлении прогноза важно отталкиваться от времени. Например, план может быть составлен на год, на квартал, на месяц, на неделю, на день и даже на час.

Эффективность распределения рабочего времени напрямую зависит от умения бороться с пожирателями времени, которые в теории называют хронографами. К ним относят все бесполезные предметы и нематериальные вещи, которые отвлекают сотрудника от выполнения задач. Отличным примером служит любой гаджет, если он используется не для работы, а для развлечений. Просмотр любимого сериала, беседа со знакомыми, общение через мессенджеры, игры – все это является пожирателями времени.

Все дело в том, что, если человек пытается сразу достичь несколько целей, ему сложно переключаться с одного задания на другое. В результате, это приводит к наибольшим затратам рабочего времени.

Техники тайм менеджмента на работе

Существуют различные инструменты и техники, которые вы можете использовать на рабочем месте, чтобы улучшить свои навыки управления временем.

Самый простой и наглядный способ — матрица Эйзенхауэра также известная как матрица приоритетов. Она позволяет визуализировать задачи, требующие приоритета. Например, ниже мы приведем такую матрицу для офисного работника – координатора проекта.

Как видно из примера, матрица Эйзенхауэра разбивает ваши ежедневные задачи на срочные/важные задачи. Это позволяет вам определить, какими должны быть ваши приоритеты. Вы можете разбить эти цели на отдельные шаги, которые позволят вам увидеть, что вам нужно сделать для достижения этих целей. Работники с развитыми навыками тайм-менеджмента, как правило, составляют подробные списки дел, чтобы расставить приоритеты задач.

Многозадачность на рабочем месте также является ключевым элементом эффективного тайм-менеджмента. Маловероятно, что вы будете работать только над одной задачей за раз, поэтому вам нужно найти стратегии, которые позволят вам работать над разными задачами одновременно.