Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем

Тайм-менеджмент для больших и маленьких, или как всё успевать

Методы управления временем варьируются от возраста и пола человека. Для более эффективного использования расчёта времени принято разделять тайм-менеджмент: 

1. Для женщин и мужчин 

Женщина по своей природе устроена таким образом, чтобы аккумулировать энергию и обмениваться ею со своей семьёй и близкими. Тайм-менеджмент для женщин ориентируется на домашние заботы и саморазвитие. 

Мужчина же от природы кормилец, ему постоянно нужно искать пропитание для своей семьи. Время мужчинам нужно, чтобы найти сферы жизни, где можно себя реализовать. 

1. Для детей и подростков

Дети постоянно растут, а вместе с этим увеличивается объём их обязанностей. Особенно это хорошо прослеживается у девяти- и одиннадцатиклассников, которым по окончании учебного года необходимо будет сдать экзамены. 

У так называемого поколения Z есть несколько характерных черт, которые мешают им сфокусироваться на учёбе: отсутствие концентрации, слабая память, болезненное отношение к критике и выгорание. Тайм-менеджмент поможет структурировать задачи и определиться с целями. 

Современные практики

Родоначальником концепции тайм-менеджмента считается Ф. Тейлор. На основе его учений по хронометражу трудовой деятельности промышленник и «отец» американского автомобилестроения Г. Форд разработал конвейер, сократив время сборки техники. Этот опыт до сих пор применяется на современных заводах и производствах.

В России одним из самых известных специалистов, разработавшим авторские способы бережного обращения со временем, является наш современник Глеб Архангельский. Его распространенные стратегии были внедрены многими крупными компаниями, в числе которых «Мегафон», «Банк24.ру», «MC – Bauchemie-Russia».

Глеб Архангельский говорит о том, что перед достижением цели нужно понять, что ты хочешь получить в итоге и только затем заниматься планированием. Любая трата ресурса должна анализироваться. Порой незначительный просчет сотрудников может вести к колоссальным потерям ресурсов.

Одним из первых топ-менеджеров, которым была использована эта методика, стал генеральный директор компании «Мегафон» Иван Таврин. Он пересмотрел концепцию работы с клиентами в своей компании. По его словам, большое количество времени у менеджеров уходило на рассказы об услугах клиентам, которые не всегда выслушивали предложение до конца.

В 2017 году каждый разговор с клиентами оператором начинается с вопроса: «У вас есть несколько минут ответить на наши вопросы?» Эта знаменитая фраза помогла сократить время на разговоры с клиентами, которым попросту некогда выслушивать предложения оператора, на 70%. Эффективность телефонных разговоров повысилась.

Не всегда работники компании понимают, зачем нужно вводить систему тайм-менеджмента и планировать свое рабочее время. Так, исполнительный директор компании «Банк24.ру» Борис Дьяконов сначала сам увлекся идеями Архангельского, а затем принудительно начал проводить лекции среди своих сотрудников. В банке были введены системы планирования и совещания, где рассматривался анализ потраченного времени, проводилась работа над ошибками.

Сотрудники были недовольны, так как лекции и собрания проходили в выходные дни. Но первые лица компании ясно дали понять сотрудникам, что ценят только тех работников, которые умеют экономить время. В итоге компания «Банк24.ру» стала первой среди конкурентов, кто внедрил стандарт управления качеством ISO 9001: 2000. Зарплаты сотрудников выросли, а времени на работу стало уходить меньше.

Невозможно в одиночку управлять временным ресурсом компании. Руководитель должен разработать сам или внедрить уже существующую методику, которая будет наиболее эффективна для его бизнеса. Причем начинать нужно с себя и лишь затем требовать использования выбранной практики коллективом.

Управлять временем своих работников не менее важно, чем своим. Только зная, чем заняты работники в данную минуту, можно планировать совещания, акции, конференции

Эффективность работы тайм-менеджмента в компании достигается только сплоченными действиями ее главы и всего нанятого коллектива.

Обзор книг по управлению временем (корпоративный тайм-менеджмент) от ведущих мировых экспертов

Менеджмент времени – популярная сфера, потому что вермя – один из немногих невосполнимых ресурсов в нашей жизни. Поэтому закономерно, что выпущены без преувеличения десятки тысяч книг по этой теме. Увы, реально полезны из них единицы, о лучших из лучших рассказ ниже.

Если вам эта область действительно интересна, если вам нужны реальные практические сведения, продиктованные жизненным опытом людей с именем, то начните со следующих произведений – Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент», Люси Паладино «Максимальная концентрация», Штефан Нётенберг «Управление временем по помидору». Данные книги высоко оценены бизнесменами и независимыми экспертами, их стоит прочитать.

Как лидера направления выделим Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, книги которого переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени», «Достижение максимума» – лишь некоторые из его бестселлеров. Трейси с 8 лет занимался тайм-менеджментом, хотя на тот момент такого понятия даже не существовало. Сейчас ему 77, а он как  и прежде, строг к своему времени. Книги Трейси приоткрывают методы высшего уровня, для рядовых специалистов и руководителей всех эшелонов.

GTD Дэвида Аллена

Если постараться описать метод Дэвида Аллена одним предложением, то можно сказать, что основная его рекомендация – максимально использовать современные технические инструменты для целей планирования и управления временем. Это не отобразит всю суть GTD, но позволит сложить представление хотя бы о части техники. Действительно, система тайм-менеджмента Д. Аллена известна, в первую очередь, своими техническими «уловками» (система «43 папки», применение специального компьютерного ПО и канцелярских предметов), целью которых является упрощение управления проектами. О некоторых практичных инструментах GTD мы поговорим в следующем уроке, здесь же приведём общую характеристику техники.

Ещё до создания теории автор был уверен, что сама организация работы никогда не должна занимать времени больше самой работы. Поэтому в основу системы и легло убеждение, что максимальные усилия нужно прикладывать к практическому выполнению задания, а не помнить всё, что нужно сделать. «Помнить» будут предложенные Алленом инструменты, а человек будет лишь выполнять работу.

Getting Things Done (GTD) берёт свое начало с публикации одноименной книги (2002). Сегодня это чёткая, детальная, пошаговая методика повышения личной эффективности, пользующаяся огромным спросом. Взгляды Д. Аллена выходят за рамки традиционного тайм-менеджмента, хотя много его советов как раз таки направлены на «приведение дел в порядок», избавление от рабочей неразберихи и хаоса.

Для достижения успеха в данном отношении он предлагает применять 3 самостоятельные модели:

• управление рабочим процессом подразумевает контроль над всеми обязанностями и задачами и реализуется через 5 этапов: сбор, обработка, организация, обзор, действия;
• 6-уровневая модель обзора работы для видения перспектив (текущие дела, текущие проекты, круг обязанностей, ближайшие годы (1-2 года), пятилетняя перспектива (3-5 лет), жизнь);
• естественный метод планирования (определение цели и принципов, виденье желаемых результатов, мозговой штурм, организация, определение следующего конкретного действия).

Несомненным преимуществом GTD как системы управления временем является то, что она наиболее целостная, предлагающая готовый набор инструкций, следуя которым можно «привести дела в порядок». Д. Аллен также предлагает много практических инструментов, способствующих этому. С другой стороны, GTD требует жёсткой самодисциплины и постоянной работы над поддержанием личной системы в актуальном состоянии. К тому же, есть мнения, что она не совсем подходит для людей творческих профессий. Так, специалист в области тайм-менеджмента А. Капуста считает, что эта система идеально вписывается в работу тех, у кого она носит более линейный характер, например, в сфере продаж. Там человек ежедневно вынужден делать сотни звонков, получать множество электронных писем, и без соответствующей организации ему достаточно сложно со всем этим справиться. Но в творческой работе последовательность заданий не всегда приоритетна, а строгость оставляет мало места для новаторства.

Детальнее о моделях планирования и принципах GTD можно узнать из статьи-обзора в Википедии, но для целостного знакомства и начала использования метода лучше прочитать книгу.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра

Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения

В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени

Метод швейцарского сыра

Когда использовать: когда нужно раскачаться, чтобы приступить к выполнению большой задачи.

В чем суть метода: методика работает так же, как со слоном, но вместо последовательного выполнения плана вы просто выбираете из большого проекта те задачи, которые вам нравятся, и решаете их в первую очередь. Таким образом, вы делаете в сыре дырки и уменьшаете его объем.

Почему это работает: задачи, которые вам интересны, завершаются быстрее и успешнее. Вы легко вычеркнете их из плана, и весь проект начнет вызывать приятные ассоциации. А еще, начав с несложных дел, вы сможете быстрее втянуться в процесс и оказаться в состоянии потока.

10 мифов о тайм-менеджменте

Техники Тайм менеджмент

Техники и инструменты тайм-менеджмента кажутся многим несерьёзными и пустыми. А всё потому, что вокруг них до сих пор ходит масса противоречивых слухов. И каждый вполне можно опровергнуть.

№1. Управление временем невозможно

Здесь скептики любят ссылаться на отсутствие инструментов для реального изменения течения времени. Да, так и есть. Но только тайм-менеджмент – это совсем не о фантастике. Он о грамотном управлении собой в контексте времени.

№2. Это не работает!

Любимый довод тех, кто попробовал что-то одно и не получил результата. Но если сделать анализ, то станет понятна причина неудачи. И в 97% случаев она заключается в:

недостаточной мотивации; неправильном целеполагании;
неумении отделять важное от второстепенного. А значит нужно пробовать ещё раз

А значит нужно пробовать ещё раз.

№3. Придется больше и усерднее работать

Вовсе нет. Техники управления временем созданы как раз для того, чтобы за меньший временной интервал получить больший результат. А значит человек сумеет сэкономить ресурсы и энергию для близких или хобби.

№4. Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству

Не стоит планировать каждое мгновение. Достаточно определить приоритеты и в нужный момент отсечь все отвлекающие факторы.

№5. Это нужно только тем, кто постоянно опаздывает

Фактические опоздания не имеют ничего общего с достижением поставленных целей. Поэтому тайм-менеджмент необходим каждому, кто ищет самые эффективные способы решения задач. А это – 95% населения планеты.

№6 Это изобретение Запада – для России оно не подходит

История тайм-менеджмента чётко обозначена на Западе. Но это вовсе не значит, что в России он не существовал. Просто никто из теоретиков не сумел довести техники до официальной фиксации.

№7. Нельзя стать успешным без управления временем

Неверно привязывать успех к каким-либо техникам. Но любой успешный человек понимает, что основа его достижений – правильное распоряжение временем и умение расставлять приоритеты.

№8. Тайм-менеджмент экономит время

Практически экономить время невозможно. А вот научиться делать всё вовремя и так, чтобы оставался ресурс на семью, хобби и отдых, вполне реально. И с этой точки зрения тайм-менеджмент – оптимальный инструмент.

№9. Бесполезно бороться с прокрастинацией

Прокрастинация – это психологическая особенность, которая подлежит коррекции. Если прокрастинатор обратится за помощью к психологу, то тот в 99% случаев предложит воспользоваться техниками управления временем.

№10. Существуют универсальные техники, которые подходят всем

Нет, это не так. Специалистами разработана масса методик, поэтому каждый может найти свою. Главное – не останавливаться и пробовать.

https://www.youtube.com/watch?v=Ltp0saWFzns Тайм менеджмент видео

Специальные техники

Существует большое количество специальных техник, которые призваны помочь в распределении собственных жизненных обязанностей.

Колесо жизни

Смысл техники состоит в том, что жизненные цели на выбранный лично срок (месяц, год), следует отметить на специальной диаграмме. Она состоит из восьми секторов, каждая из которых обозначает определенную жизненную сферу.

Диаграмма

Принцип Парето

Основан на разработанной итальянским ученым схеме, которая звучит как: «Около восьмидесяти процентов результатов приносят только двадцать процентов усилий». ТО есть следует отыскать около 20 процентов наиболее эффективных действий и заниматься ими, чтобы получить максимум. Таким образом, можно избавиться от ненужных дел.

Переключение

Смысл принципа, что при смене задач, теряется около пятнадцати минут только на то, чтобы сосредоточиться на выполнении нового дела. Если человек постоянно переключается от одной задачи к другой, не доводя их до завершения, то очень много времени он теряет на переключениях. Однако, ему может казаться, что он напряженно работает.

Лучшие приложения для тайм-менеджмента

Если вы понимаете, что вам нужен тайм-менеджмент личного времени, вы просто применяете на практике вышеуказанные методики. Но планирование временного менеджмента на предприятии требует системного комплексного подхода. В этом случае контроль деятельности персонала помогает осуществлять специальный софт.

Todoist

Это веб-сервис и приложение, которое позволяет формировать в облаке блоки проектов и задач. Задачи можно делегировать, выстраивать иерархию исполнителей. Сервис отмечает, какие дела исполнитель выбрал, сколько времени потратил на их решение. Особенность – в зависимости от эффективности работы исполнителям присваивается уровень кармы, который показывает их суммарную работоспособность. Сервис подходит для базового тайм-менеджмента.

Microsoft To-Do

Еще один сервис тайм-менеджмента, представленный веб-версией, а также десктопной и мобильной. Позволяет планировать дела и задачи по календарю, помечая, сколько часов на них должно уйти и сколько ушло реально. Сервис дает возможность удобно осуществлять контроль за своим временными ресурсами, оставлять доп. пометки для дел, пересылать проекты полностью или частично другим пользователям. Microsoft To-Do реально помогает управлять личным временем, но совсем не ориентирован на корпоративный тайм-менеджмент.

Bitcop

Мощное многоцелевое решение, которое позволяет управлять персоналом во всех аспектах – от уровня тайм-трекера до интегрированной защиты от инсайдерских сливов. Приложение фиксирует все дела и задачи специалистов и отделов, ведет тотальный контроль времени, блокирует доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Есть встроенная функция кейлоггера, можно включить автоматические скриншоты рабочего экрана и формирование удаленных отчетов в ответ на различные действия специалиста

Что немаловажно для управления временем сотрудников – активная программа не видна и не нагружает систему

Trello

Приложение позволяет заниматься базовым планированием задач, представляя собой виртуальную доску с карточками, где отмечаются актуально выполняемые  дела и требующие внимания. Фиксируются общее время труда и затраты времени на конкретные задачи. Идеально подходит для базового тайм-менеджмента по принципу «канбан».

Google Календарь

В этом облачном сервисе нет полноценной функции тайм-менеджмента.  Его используют для управления временем и планирования событий, встреч, проектов. Сервис представлен веб-приложением и мобильным вариантом, основная работа ведется с виртуальным календарем, есть возможность настроить пуш-уведомления, которые будут предупреждать пользователя по электронной почте. Для личного планирования Google Календарь оптимален. Для корпоративного применения с целью повышения эффективности специалистов возможностей недостаточно.

Это общий обзор по основным возможностям. Подробный рейтинг систем учета позволит наглядно сравнить функционал и потенциал применения ряда топовых решений для тайм-менеджмента.

Метод помидора

Когда использовать: когда нужно выполнять рутинную работу, требующую много времени. Например, готовиться к экзамену, писать отчет или делать уборку.

В чем суть метода: возьмите таймер, засеките его на 25 минут и работайте, не отвлекаясь ни на что. После одного «помидора» сделайте пятиминутный перерыв, а после четырех отвлекитесь от задачи на полчаса. Метод разработал студент Франческо Чирилло, когда готовился к сессии. Название появилось потому, что он засекал время на кухонном таймере в форме помидора.

Почему это работает: мозг может запоминать информацию и активно работать в течение 30 минут, а потом устает. Небольшие перерывы дают ему перезагрузиться и снова быть на пике продуктивности.

Тайм менеджмент — что это значит

Что такое тайм-менеджмент? Это наука — это наука об эффективном распределении, учете и организации времени. Для чего нужен тайм менеджмент:

• позволяет выполнять максимум задач за минимум времени;
• помогает концентрировать усилия на самых важных делах;
• не дает забыть о том, чтобы отдыхать и жить полной жизнью.

Звучит все просто, но… практически невыполнимо. А все потому, что у нас в голове живут и процветают мифы об управлении временем. Их детально описал Роджер Сайп в своей книге «Развитие мозга»:

1. Миф о балансе. Мы мечтаем о волшебном балансе в жизни, когда на работу, семью, хобби, спорт и здоровье уделяется равное количество времени. Но это невозможно! Для начала вам пришлось бы либо начать заниматься спортом по 8 часов в день, либо сократить количество рабочих часов в два-три раза. А это просто нереально. Дело в том, что нам нужен не баланс, а гармония — чтобы в нашей жизни гармонично уживались разные виды деятельности, без ущерба для каждой из них.
2. Миф о том, что временем можно управлять. На самом деле управлять мы можем только собой и своими делами, а время нам неподвластно. Поэтому, если вы хотите успевать больше, то не нужно злиться или обижаться на то, что день такой короткий. Нужно менять свои действия, приоритеты и мотивы. На них вы в силах повлиять.
3. Миф о нехватке времени. Всем нам не хватает времени на занятия спортом. А еще на прогулки по лесу. Но почти каждому хватает времени на просмотр фильмов и сериалов, а также на регулярное обновление ленты новостей в соцсетях. Один из секретов тайм-менеджмента состоит в том, что наша главная проблема не в нехватке времени, а в том, как мы расставляем приоритеты и на что его тратим.

Управление временем — это такая объемная тема, что и десятка статей не хватит, поэтому в тексте мы укажем только основы тайм-менеджмента и дадим список книг для дальнейшего погружения в эту науку.

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Источник

Система строится на таких правилах:

• Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
• Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
• Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
• Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
• Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.

Книги по тайм менеджменту – ТОП-5

В книге «Тайм-менеджмент» рассказывается, как перестать накапливать важные дела и откладывать их на потом. Брайан Трейси посвятил более 30 лет темам личной эффективности и тесно связывает их с достижением успеха в бизнесе. Одна из главных мыслей автора – грамотное управление временем немедленно приводит к увеличению ваших доходов и запускает механизм достижения успеха в других сферах жизни.

«Тайм-драйв» – отличная книга для русскоговорящего читателя с соответствующим менталитетом. Здесь автор излагает на простых жизненных примерах суть управления временем без лишней «воды» и пафоса. Подойдет как менеджерам и деловым людям, так и простым парням и девушкам, желающим навести порядок в своей жизни. Книга написана популярным языком для широкого круга читателей.

В книге «Жесткий тайм-менеджмент…» автор предлагает каждый день своей жизни «выжать до последней капли», то есть сделать его максимально продуктивным. В прямолинейной форме он дает ряд советов, которые моментально поднимают продуктивность человека и наполняют смыслом казалось бы никчемную жизнь обывателя. Не зря книга начинается со слова «жесткий», именно так, не щадя себя Кеннеди предлагает менять свои неправильные привычки на новые и полезные.

Это произведение поможет вам избавиться от прокрастинации, уменьшить стресс от обилия важных и параллельно возникающих задач. Книга поможет установить читателю баланс между работой и личной жизнью. Здесь вы найдете приемы – как уделяя всего 10 минут элементарному планированию, успевать в 2-3 раза больше, чем вы могли до этого.

Книга «7 заповедей организованной мамы» отлично подойдет как мамам в декрете, так и женщинам с более взрослыми детьми. В любом случае маме нужно успевать многое и чем больше у нее детей, тем грамотнее стоит подходить к управлению временем. А ведь нужно еще находить время для мужа и для себя в конце концов. Что следует учитывать, если у вас большая и активная семья – обо всем этом вы узнаете из книги Светлана Гончаровой.

Основные выводы

«Time management» дословно переводится как «управление временем». Под этим понятием подразумевается использование времени своей жизни с наибольшей эффективностью. А конкретнее, это учет, оперативное планирование и грамотное распределение личных ресурсов времени.

Есть люди, которые считают, будто тайм-менеджмент превратит их в роботов, которые будут делать все по расписанию и лишатся свободы. Это полнейшая чушь. Управление временем не уничтожает вашу свободу, напротив – создает её.

Что нужно запомнить:

1. Определяйте свои жизненные приоритеты. Решите, что для вас главное, а что второстепенно.
2. Избавляйтесь от мусора и пожирателей времени. Колоссальное количество часов уходит у человека на занятия, не имеющие никакой ценности.
3. Начинайте день с выполнения наиболее сложных и объемных задач.
4. Планируйте свои задачи, пользуйтесь программами и приложениями для тайм-менеджмента или хотя бы обычным листом бумаги и ручкой для составления плана на день.
5. Пользуйтесь энергией успеха – выполненная задача дает больше сил, чем отложенные на завтра дела.

Большинство людей просто не знают, чего они хотят. Определите свои цели и потребности и начните организовывать свою жизнь в соответствии с ними. Желаю успеха!

по бизнесу и личной эффективности,

Денис Кудерин