Виды
Существует много разнообразных подходов в проблеме управления временем. Специалисты выделяют три основных типа.
- Персональный личный тайм-менеджмент. Он связан с личностным саморазвитием человека. Умением правильно и плодотворно организовать свой день.
- Профессиональный тайм-менеджмент. Помогает человеку эффективно выполнять свою работу. Правильно организовывать свое рабочее время или разумно распределять обязанности в коллективе.
- Социальный тайм-менеджмент. Регулирует межличностные взаимоотношения или управление временем нескольких людей, например, корпоративный.
Цель должна быть реальной и должна «заряжать»
Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.
Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:
- Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
- Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.
Плюсы и минусы системы тайм-менеджмента
У системы планирования, как и у любой другой методики повышения личной продуктивности, есть свои плюсы и минусы.
Навыки тайм-менеджмента; Плюсы; Минусы
| Постановка целей | В результате получается чёткий перечень задач, которые нужно выполнить. | При формировании списка человек может подсознательно избегать слишком сложных или неприятных ему целей. |
| Расстановка приоритетов | Не нужно метаться между целями, есть определённая последовательность. | Если приоритет цели меняется в процессе работы, она может нарушить весь порядок и доставить много неприятностей. |
| Осознание себя | Здравая оценка ситуации помогает правильно вести планирование и не тратить время и ресурсы зря. | Саморефлексия – это сложная психологическая технология, которой не так просто овладеть. |
| Мотивация | Разные типы и степени мотивации позволяют работать эффективнее. Проще получить второе дыхание, видя рядом с собой цель. | Навык работает правильно только в том случае, если были верно расставлены приоритеты. Если же на том этапе допущена ошибка, то фокусировка её лишь усугубляет. |
| Фокусировка внимания | Концентрируясь на ключевых задачах проще достигать максимальной эффективности. | Навык работает правильно только в том случае, если были верно расставлены приоритеты. Если же на том этапе допущена ошибка, то фокусировка её лишь усугубляет. |
| Планирование | Хороший план – это половина дела. Если есть чёткий порядок действий, человеку проще ориентироваться в рабочем процессе. | Форс-мажорные ситуации редко учитываются в планах. Если время строго расписано, тогда неожиданно появившаяся задача может ему существенно навредить. |
| Делегирование | Передавая часть задач другим людям, человек может существенно повысить собственную продуктивность за счёт экономии времени и ресурсов. | Привыкнув передавать элементы рабочего процесса можно потерять его общую картину и стать слишком узкопрофильным специалистом. |
Любые навыки тайм-менеджмента нужно использовать с умом и комплексно. Только разумный, взвешенный подход к этой методике поможет реально повысить свои показатели и взять время под контроль.
Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике
Итак, после обзора теоретической части можно испытать действие матрицы на себе.
Вечером накануне вашего первого экспериментального дня разверните ежедневник на соответствующей дате и расчертите разворот на четыре поля. Подпишите их, как показано в матрице. При отсутствии ежедневника можно взять обычный лист. Если вы всегда носите с собой планшет или ноутбук, можно создать матрицу в Excel.
На отдельном листе выпишите в столбик все дела, которыми предполагаете заниматься завтра (когда вы приобретете навык быстрого распределения всех дел в матрице, этот пункт вам больше не понадобится).
Читайте дела по одному и каждое переписывайте в подходящий квадрант матрицы
Для этого вам нужно ответить всего на два вопроса: важно ли это? Срочно ли это?
- В случае с бумажным вариантом оставьте свободное место в каждом поле – завтра вы вспомните о других делах и добавите их.
- Выделяйте маркером (цветом) уже выполненные дела.
- В конце дня перенесите невыполненные дела на следующий день (обязательно перепишите их на новый разворот ежедневника или скопируйте в новой вкладке Excel – иначе они «затеряются»).
- Не откажите себе в удовольствии в конце дня просмотреть все «цветные» части вашей матрицы, то есть все завершенные дела. Вы почувствуете удовлетворение делового человека, чей день был прожит не зря.
Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра
С нашим примером поступим так, как мы посоветовали в предыдущем параграфе – сначала выпишем подряд все дела, а затем распределим в матрице. В примере от первого лица будет размышлять профессиональный массажист.
Вот его список задач на день (с комментарием, чтобы позволить читателю осознать степень важности и срочности):
- Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч. (в перерывах займусь остальными делами);
- Зайти в бухгалтерию (по договору за массаж должен получать 60% от стоимости, а по факту получаю только 50 % – разобраться почему);
- Купить корм для кота (хорошо, что посмотрел – осталось всего на одно кормление);
- Навестить друга в больнице (друг близкий, вчера сломал руку, привезти ему что-нибудь вкусненькое);
- Заехать в банк, внести платеж за ипотеку (сегодня последний день, когда можно оплатить без пени);
- Заехать к знакомым за палаткой (сегодня вторник, семейный поход планируем на субботу);
- Сходить в бассейн (чем чаще хожу, тем лучше);
- Купить продуктов (в холодильнике кое-что еще есть, пару дней продержимся);
- Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте (просто разговоры);
- Позаниматься английским хотя бы 20 минут (среди клиентов много иностранцев, надо бы язык подтянуть);
- Купить новую прокладку для крана (с крана пока только капает, но он на грани);
- Съездить на прием к окулисту (каждый год на всякий случай прохожу осмотр);
- Подстричься (вид еще опрятный, но лучше не затягивать);
- Скинуть коллеге книгу об упражнениях для мышц спины (пообещал, что как буду за компьютером, сразу же отправлю).
СРОЧНО
НЕ СРОЧНО
ВАЖНО
Сегодня 4 массажа: в 9 ч., в 11 ч., в 15 ч., в 20 ч.
Навестить друга в больнице
Заехать к знакомым за палаткой (семейный поход)
Съездить на прием к окулисту
Зайти в бухгалтерию
Позаниматься английским
НЕ ВАЖНО
Заехать в банк, внести платеж за ипотеку
Купить корм для кота
Купить новую прокладку для крана
Отправить книгу коллеге
Подстричься
Купить продуктов
Сходить в бассейн
Ответить на сообщения в вотсапе и вконтакте
Недолгий полет Супермена
Вспомните, в каких обстоятельствах мы обычно жалеем о собственной неэффективности. Когда есть несколько горящих приоритетных задач, почта переполнена новыми сообщениями, смартфон разрывается от звонков, а в мессенджере куча непрочитанных сообщений. В такой ситуации хочется прибавить оборотов и работать быстрее, а мозг едва соображает, пытаясь сконцентрироваться на самых важных делах.
Такое возникает, когда слишком много «вводных», что ведет к перенасыщению нашего мозга. Поэтому кажется, что от необходимости реагировать на все «вводные» у нас «едет крыша». Не будем забывать, что в дополнение к хаосу вокруг наш мозг сам генерирует хаос в виде проактивных и реактивных мыслей.
Знакомьтесь, это мистер Мозг, и он совсем не изменился за последние 600 лет, что доказано нашими любимыми британскими учеными
Левое полушарие отвечает за логику, правое полушарие – за чувства, лобные доли – за оперативную память (планирование, принятие решений, определение приоритетов), затылочная часть – за визуальное восприятие.
Мы можем удерживать внимание лишь на 7 (±2) факторах, требующих нашего внимания и усиленного контроля. Всё, что выходит за это количество, воспринимается человеком как угроза, мозг дает сигнал тревоги, блокируя мышление лобных долей и впрыскивая адреналин для ускорения
Пещерному человеку этот механизм помог выжить, когда нужно было действовать быстро при встрече с саблезубым тигром. Из-за вброса адреналина наш предок спасался, убегая, или действовал решительно, атакуя хищника. Мозг не изменился, он все также реагирует на опасности. Сейчас же такая реакция мозга дезорганизует и утомляет. Работая на проекте, мы порой пытаемся охватить все вводные, но физически не можем их осознать, как итог – в конце рабочего дня продолжаем чувствовать беспокойство, и даже дома испытываем раздражение на любые новые вводные.
Ощущение собственной неэффективности подталкивает к переработкам, которые только ухудшают ситуацию. Мы вновь и вновь садимся за работу, пытаясь наверстать то, что нам кажется упущенным. Это нормально работает на спринтерских дистанциях (переработки время от времени) и пагубно влияет на марафонах, когда переработки носят постоянный характер. Оказавшись в такой ситуации, мы часто не в силах из неё выбраться. Появляется трудоголизм.
Я не раз видел, как сотрудники отказывались уходить из офиса после окончания рабочего дня, поскольку работы оставалось еще слишком много. Работали по 12 часов, хотя последние часы были малоэффективны. Посмотрите на себя со стороны, товарищи трудоголики! Посмотрите на свой день, сделайте ретроспективу его и своей производительности.
Все лежит на поверхности: гиперответственность приводит к трудоголизму так же часто, как и адреналиновая зависимость к генерации проблем. Человек сам подсознательно создает себе проблемы, а потом доблестно с ними справляется – на новой порции адреналина. Как распознать трудоголизм? Да очень просто: трудоголики не спешат компенсировать свои сверхурочные часы, они работают на износ, не успевая восстанавливаться и не преднамеренно, снижая качество своей работы, а затем и свою производительность.
Сидеть над проектом от рассвета и до заката – не самый лучший способ показать лояльность компании. Работа сверх нормы снижает качество и при этом стоит дорого для всех. Компания платит денежную компенсацию за переработку, а в дальнейшем и за потерянное качество.
Любопытный факт: многие люди, ставшие впоследствии знаменитыми, не так уж много времени тратили на свое дело жизни.Зеленые секторы – это время, отданное профессии.
Мотивация
Для начала, лучше всего разобраться в том, что вы собираетесь делать и зачем. Каждая ваша задача, особенно если она важная и сложная, очевидно, является частью общей картины: вашей работы, деловой активности, образа жизни или ценностей. Не нужно всё анализировать досконально, но если возникает серьёзный тупик в конкретной задаче, возможно, стоит посмотреть на ситуацию, в контексте которого она существует. Почему вы не можете или почему вам сложно над ней работать? В связи с чем у вас не получается что-то делать или получается, но плохо и медленно?
Скромный перечень возможных причин выглядит следующим образом:
- Не считаете это дело важным, оно кажется вам бессмысленным, вы не видите в нём ценности;
- Испытываете отрицательные эмоции при его выполнении;
- Вам не хватает знаний и ресурсов для его выполнения;
- Не хотите делать, но вынуждены;
- Вас постоянно отвлекают от работы посторонние;
- Всё время возникают задачи, кажущиеся более срочными и не терпящими отлагательств. Либо вам их передают, а вы не можете отказаться, объяснив свою ситуацию.
Попробуйте в этом разобраться. Если вы попадаете в такие ситуации регулярно, и все они в чём-то похожи, возможно, вы сможете выйти на какую-то более общую проблему. В этом вам поможет разобраться статья о концентрации внимания.
Матрица Эйзенхауэра как метод организации времени
Управление временем, или – это сознательный контроль над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, с целью увеличения их эффективности и продуктивности работы.
Этот подход придумал Дуайт Дэвид Эйзенхауэр, генерал армии в годы Второй мировой войны, а впоследствии – тридцать четвертый президент Соединенных Штатов. Политик всегда восхищал окружающих своим умением все успевать.
Когда-то американец тщетно искал какой-нибудь действенный способ управлять временем и, не найдя его среди существующих, разработал его самостоятельно. Матрица времени до сих пор поражает своей простотой и гениальностью, и миллионы людей во всем мире используют ее для планирования.
Визуально матрица приоритетов поделена на четыре квадранта, куда вписываются дела по категориям: важные и срочные, важные и несрочные, неважные и срочные, неважные и несрочные.
Пользователю матрицы предлагается вписать все свои запланированные дела в эти квадранты. Самая большая работа происходит как раз тогда, когда человек делает выбор между этими полями, решая, таким образом, какие дела надо сделать в первую очередь, а какие – во вторую.
Как работает
Тайм-менеджмент, как и любая система, состоит из нескольких элементов, на которых основывается его эффективность.
– Необходимо вести строгий учет своего времени;
– Необходимо оптимизировать рабочие временные ресурсы;
– Необходимо распланировать каждый день своей жизни;
– Необходимо подпитывать стремление «все успевать» постоянной мотивацией.
Может показаться, что следуя этим рекомендациям, вы будете делать все на автомате и совершенно потеряете радость в жизни. Однако, это не так. Наоборот, четко планируя время работы и отдыха, вы сможете выделить для себя пару «лишних» часов на отдых и развлечения.
Лягушка
Есть такая притча: «Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день».
Лягушка – это самое противное, самое большое и одновременно самое важное дело, которое приблизит вас к вашей основной цели. Это то дело, которое вы бы с радостью отложили на завтра, послезавтра, на следующий месяц и т.д
И каждый раз, вспоминая о том, что вы до сих пор не сделали это дело, внутри становилось бы так плохо и так не по себе.
Нужно научиться выполнять такие дела СРАЗУ. Например, возьмите за правило начинать свой день с «поедания лягушки».
Планируйте свой день так, чтобы выполнение самых важных и больших дел приходилось на первую половину дня. Заставляйте себя съедать лягушку ежедневно пока это не войдёт в привычку.
Чем же полезна съеденная лягушка?
Во-первых, вы освобождаете свой разум от навязчивых напоминаний о неприятных делах.
Во-вторых, после выполнения самых масштабных дел вы будете чувствовать прилив энергии, гордости и уверенности в себе и в своих силах.
В-третьих, вы будете видеть свой прогресс с каждой съеденной лягушкой. Вы станете эффективнее и продуктивнее.
Характеристика квадрантов
Квадрант А: важные и срочные
В это поле должны записываться дела, которые относятся к приоритетным сферам жизни человека и не терпят отлагательства. Эти сферы – обычно семья, карьера (для студентов – учеба), здоровье и безопасность.
Эти дела соответствуют следующим утверждениям:
- Невыполнение этого пункта в ближайшее время значительно отдалит вас от одной из долгосрочных целей вашей жизни.
- Несвоевременное обращение за медицинской помощью может иметь тяжелые последствия.
Квадрант В: важные и несрочные
У преуспевающих людей большинство дел лежит именно в этом квадранте. Это повседневные занятия, которые неизменно служат делу достижения главных целей во всех сферах жизни. Они все важны, но спешка отсутствует, как в случае с квадрантом А.
Успешный человек не доводит свои важные дела до состояния аврала, а выполняет их постепенно. У него чаще всего есть время обдуманно принимать решения, по кирпичику выстраивая здание своего будущего.
В эту зону вписывают все повседневные дела, напрямую касающиеся приоритетных сфер жизни: работы, семьи, саморазвития, здоровья.
Для них действует единый критерий:
Выполнить задачу нужно обязательно, но ее можно ненадолго отложить, если появится что-то важное и срочное. Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А
Ваша цель – не допустить этого. Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна
Дела из квадранта В при недостатке к ним внимания могут перекочевать в квадрант А. Ваша цель – не допустить этого
Бывает так, что важное дело появляется внезапно, по независящим от вас причинам. Но зачастую мы сами доводим дела до такого состояния, игнорируя профилактические осмотры у врача и откладывая выполнение важных задач вплоть до дедлайна
Квадрант С: Неважные и срочные
Эти дела лежат в некотором отдалении от ваших основных приоритетов, но их выполнение делает вашу жизнь комфортнее и может со временем сослужить вам хорошую службу.
В этой области лежат встречи и разговоры, на которые вы идете из вежливости или по необходимости, в том числе дни рождения не очень близких людей, внезапно появившиеся домашние дела, некоторые задачи по работе.
Дела этого квадранта имеют такие характеристики:
- Быстрое выполнение этой задачи поможет .
- Опосредованно выполнение этих дел может принести пользу основным целям, хотя это не гарантировано.
Вполне вероятно, вы найдете кому перепоручить дело из этого квадранта
Какое-то неважное срочное дело за вас может сделать супруга, знакомый, коллега, подчиненный
Квадрант D: Неважные и несрочные
Все дела этого квадранта можно условно разделить на собственно дела и развлечения. К делам относятся задачи, выполнение которых гарантирует ваш комфорт, делает вас и вашу жизнь более красивой (например, уход за своим внешним видом), но при этом дело может подождать какое-то время.
Для женщины это может быть визит к мастеру маникюра, для мужчины – мытье машины. Разумеется, эти дела важны сами по себе, но не по отношению к вашим главным сферам жизни.
Ко второй группе относится приятное времяпрепровождение. Обычно считается, что от этих дел нет никакой пользы, их называют «пожирателями времени», представляют их как дела, которые люди делают хотя лучше бы не делали, а избавиться от них – похвальная цель.
Во-первых, человек не робот, ему нужно делать что-то просто так, для души.
Во-вторых, неважные и несрочные дела способны приносить пользу. Многие компьютерные игры развивают мышление, общение в соцсетях учит выражать мысли, танцы в клубах помогают размяться. Кроме того, давно известно, что смена деятельности – это лучший отдых.
Главное условие по этому квадранту – не позволить ему завладеть большей частью вашего времени и оставить без внимания основные дела, двигающие вас вперед по жизни.
Достоинства метода
Достоинства данного способа управления временем будут видны лишь тогда, когда будут приложены усилия для достижения целей, и заключаются они в следующем:
- Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
- В организации собственного времени за основу берутся главные ценности человека, его жизненные ориентиры и интересы, а не только достижение материального достатка.
- Каждый день проводится осмысленно благодаря заранее поставленным целям и планам.
- Еженедельное планирование собственного времени помогает организовать собственный быт, сделать его осознанным и полезным.
Тайм-менеджмент Кови ориентирован не на вещи (в отличие от предыдущих поколений), а на людей. Личностное развитие и отдых занимают в этой теории значимое место.
Таким образом, управление временем 4-го поколения ориентировано на социальные взаимоотношения и положительный результат.
Матрица Стивена Кови представляет собой целую систему, знать и понимать которую недостаточно для того, чтобы достичь положительных результатов. Только приложив усилия и сделав опору на действия из квадрата 2, человек сможет добиться поставленных целей. Ведь известно, что от 20% усилий зависит 80% результата.
Автоматизируйте повторяющиеся задачи
Современные технологии наконец достигли той точки, когда мы можем автоматизировать многие рутинные действия. И это не означает, что вы должны купить робота-домработницу. В первую очередь это касается работы за компьютером и в интернете.
Вот некоторые дела, которые можно возложить на плечи современных технологий:
- Создавайте шаблоны писем и рассылок электронной почты;
- Устанавливайте напоминания в Google Календарь, чтобы не заглядывать постоянно в список дел;
- Используйте сервисы кросс-постинга для управления своими аккаунтами в различных соцсетях;
- Используйте шаблоны электронных таблиц для создания еженедельных/ежемесячных отчетов;
- Настройте автоматическую оплату по счетам с помощью сервисов мобильного банкинга;
- Используйте чат-боты для общения с потенциальными клиентами.
Вы также можете обратиться к программистам, чтобы создать автоматические решения для более специфических задач.
Распределение по дням
Начните планирование своего времени с малого: возьмите за отрезок неделю. Постепенно вы перейдёте на долгосрочные перспективы — от месяца до года.
Выделите каждому дню страницу и распределите задачи на неделю. Сначала запишите срочные и важные дела из первого квадрата — их поставьте в верх списка.
Одна из главных ошибок новичков — планировать на день десять дел, а выполнять только два или три. Приходится переписывать невыполненные задачи на завтра и ощущать неудовлетворённость. Чтобы этого избежать, записывайте только те дела, которые вам точно нужно сделать именно в этот день. Для остальных сделайте список «дела на неделю» и обращайтесь к нему, когда появится время. В этом случае вам легче будет распределять своё время и всё успевать.
Не пытайтесь занять весь день, задача планирования — высвободить время для творчества и отдыха, эффективно распределив ресурсы в течение дня.
Найдите наставника, который будет контролировать ваш прогресс и интенсивность нагрузок. В «Домашней школе Фоксфорда» вы можете попросить наставника напоминать вам об учебных задачах и помочь составить учебный план, а также научиться правильно организовать своё время.
Советы
При планировании дня вам могут помочь эти полезные советы:
Ограничивайте количество важных дел. Оптимальное их число – от трех до пяти.
Не накапливайте мелкие дела. Если можете выполнить задачу за несколько минут, лучше сделайте её сразу, или в промежутках между основными обязанностями. Можете выделить отдельный день на их выполнение.
Не позволяйте воровать у вас время. К похитителям времени можно отнести лень, социальные сети, просмотр новостных лент, постоянная проверка электронной почты и прочее.
Поддерживайте порядок. Наведите порядок на рабочем столе, в доме и в собственных мыслях. Порядок на рабочем месте позволяет лучше сконцентрироваться, меньше отвлекаться на лишние мелочи. Наведите порядок в доме. Если считаете, что уборка занимает у вас много времени, воспользуйтесь помощью клининговых компаний. Порядок в мыслях тоже играет очень важную роль
Ставьте определенные цели, определяйте важное и старайтесь уделять ему больше времени.
Заведите полезные привычки. Определите, какие полезные привычки вы хотите освоить. Подумайте, для чего именно они вам важны
Например, хотите выучить иностранный язык, чтобы больше путешествовать.Для того чтобы привычка прижилась, необходимо ежедневно внедрять её в свою жизнь на протяжении хотя бы месяца. Можете воспользоваться трекерами привычек.
Следите за уровнем энергии. Количество энергии внутри показывает, насколько вы будете продуктивным. Если ощущаете нехватку, необходимо восполнять энергию, прежде чем заняться важными делами. Для этого постарайтесь найти свои источники.
Время на отдых и увлечения. Выделяйте время, чтобы немного отдохнуть и заняться любимыми делами.
Поощряйте себя. За успешно выполненные дела балуйте себя небольшими подарками или приятными вещами. Это мотивирует.
Основы
Тайм-менеджмент – сборник правил и методов, как правильно распределить свое время, чтобы все успевать. Познакомившись с основами рационального планирования, вы будете чувствовать себя увереннее и получать максимальную пользу и удовлетворение каждый день.
Для начала полезным будет освоить некоторые инструменты тайм-менеджмента:
Планирование. Если дела не планировать, то в жизни будет хаос. Планировать нужно обязательно и причем на электронных или бумажных носителях. Не стоит составлять планы в голове. Возьмите за привычку каждый вечер или утро составлять план на предстоящий день. План должен быть четким и продуманным. Специалисты тайм-менеджмента рекомендуют не просто указывать действия, но и ограничивать период их выполнения.
Расстановка приоритетов. В тайм-менеджменте есть много эффективных инструментов приоритизации задач. Например, «лягушки» – дела, которые вам не очень нравятся, их полезно делать утром. Или выделение отдельных рабочих блоков
Это время, когда вы занимаетесь только работой, ни на что не отвлекаясь.
Техники контроля времени. Например, популярная техника планирования Pomodoro.
Матрица тайм-менеджмента (или матрица Эйзенхауэра). Это популярный инструмент, в котором все дела разделяются по важности и срочности на 4 части. А затем каждое дело заносится в соответствующий квадрант в зависимости от срочности и важности выполнения
Это базовые инструменты тайм-менеджмента, с которыми важно познакомиться в начале. Если тема планирования заинтересует вас, можете более детально углубиться в знакомство с ней
История
Еще в 20-е годы Научная организация труда говорила о том, что эффективность использования времени зависит от личной эффективности самого человека. Появилась Лига «Время», которая публиковала статьи в газетах под названием «Борьба за время». В 70-е годы обрел популярность метод хронометража, который разработала биолог Любищев. Этот метод является инструментов выработки эффективного мышления человека, что способствует рациональному управлению личным временем и повышением личной эффективности.
В 2007 в Москве при финансово-промышленном институте открылась первая кафедра тайм-менеджмента. Сегодня это направление стало очень востребованным и популярным. Есть масса тренингов, семинаров по планированию и рациональному распределению времени.
Варианты действий с делами
Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.
Если дело срочное и важное
, его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%
Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.
Если дело несрочное и важное
, то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной
Если дело срочное и неважное
, нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным
Таким образом вы сэкономите собственное время.
Если дело несрочное и неважное
— не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить
Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».
Матрица управления временем Стивена Кови
Стивен Кови
был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.
Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента
в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.
Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей»
. В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.
Коротко о каждой из привычек:
Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания
Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
Начинайте действовать, представляя конечную цель
Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
Составьте матрицу управления временем
и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
Действуйте исходя из стратегии Win-Win
(выиграл-выиграл).
В любой проблеме всегда 2 стороны (участника)
Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех
Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов
И не забывайте отдавать свои
Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)
Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».
Что такое матрица управления временем и как с ней работать
Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач
.
Физически матрица
представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата
По горизонтали измеряется срочность
, а по вертикали — важность
Заключение
Основное правило тайм-менеджмента — это упорядочивание всех жизненных процессов, а также обязательное планирование обязанностей и отдыха. Если будете жить по этим правилам, то всегда будете все успевать.
А для ответа на вопрос «Как научиться распределять время, чтобы все успевать?» существует простой совет: время нужно распределять осознанно. Не жить беспорядочно и хаотично, а ценить каждую минуту времени и искать способы, как и на что его правильно потратить. Тогда ваша жизнь будет выстраиваться по новой схеме и каждый день станет успешным, насыщенным и будет приносить радость!
