Управление делами

Структура и содержание: тонкости оформления

Разные структуры компаний отвечают за формирование разных типов реестров файлов. Так, за год такой структурный документ должен быть составлен отделами, а ответственность за формирование сводной описи лежит на ведомственном архиве. Такой документ станет основанием для работы специалистов государственного архива, получающих документы от компании. Они используют сводную инвентаризацию для организации своей внутренней файловой документации таким образом, чтобы личные файлы и документы, предназначенные для постоянного хранения, находились в разных отсеках файла.

Любая форма инвентаризации начинается с титульного листа. За заглавием следует оглавление, затем предисловие, после которого начинается непосредственно опись. Обязательно перечислите все используемые в документе сокращения, расшифруйте их, расставьте указатели и раскрасьте таблицы перевода. Необходимым элементом описи является библиография. Затем следует глоссарий терминов, а лист сертификации закрывает документ. В названии необходимо полностью указать наименование дела и фирмы, создавшей документы, наименование фонда и табличек, наименования описей и даты.

Составление описей

Здесь также подразумевается двойное ведение. Архивные описи составляются в 3-х экземплярах. После завершения всех этапов делопроизводства передаютcя в хранилище организации через год. 

Алгоритм составления описей включает важнейшие моменты:

• Ко всем описям предприятия применяются общая нумерация.
• Для дел постоянного хранения сводная опись за год формируется в 4-х экземплярах.
• Для дел временного хранения за тот же период — в 2-х.

Как и в любой описи в конце заносятся количественные данные с порядковыми номерами.

Все формы, которые нужны для подготовки дел имеют установленные формы. Для их заполнения в электронном виде в 1С есть специальные поля. В системе программы можно организовать справочник «Внутренние документы». Это позволяет навести порядок в огромном объеме дел в электронном виде. А также допускает установление уровней доступа, чтобы с теми или иными документами могли работать только уполномоченные сотрудники.

Опись документов для ФСС

В Фонд социального страхования опись направляется с целью выплат пособий сотрудникам. При подаче в ФСС документации по назначению сотрудникам пособий и выплат бухгалтер обязан составить и заполнить опись соответствующих бумаг.

Реестр состоит из 2 частей: вводной и табличной. В первой части заполняются сведения об учреждении:

• номер страхователя;
• код по регистрационному номеру;
• ИНН и КПП страховой организации;
• наименование отчитывающегося предприятия (полное и краткое);
• название и номер органа ФСС.

Табличная часть состоит из 5 колонок, в которые вписывают:

• порядковую нумерацию;
• ФИО сотрудников, которым назначается пособие (полностью);
• виды пособий и выплат;
• количество страниц;
• документальные основания для выплат.

В графе «Виды выплат» указывается определённый код, соответствующий назначениям пособий, как то:

• 1 — по нетрудоспособности (временной);
• 2 — по беременности и родам;
• 3 — женщинам, вставшим на учёт в медучреждениях на ранних сроках беременности;
• 4 — при рождении ребёнка;
• 5 — по уходу за ребёнком;
• 6 — по временной нетрудоспособности.

Далее в таблице фиксируются все документы, на основании которых назначена социальная помощь, и общее количество страниц по каждому сотруднику.

Регистр подписывается руководителем организации с проставлением даты составления описи и печати учреждения. Обязательно указывается контактный телефон страхователя либо исполнителя.

Экспертиза ценности

Подразумевает определение сроков хранения и ценности рассматриваемых документов. Проводится специальной экспертной комиссией при организации, действует постоянно. В зависимости от размеров предприятия структура и численность состава самой комиссии также может отличаться. В среднем это около 30 самых опытных и квалифицированных специалистов компании. Обязательными членами выступают: заместитель руководителя и сотрудник, отвечающий за архив.

Обычно подобные структурные подразделения имеют непосредственную связь с экспертными комиссиями самих архивов, где будут храниться дела организации. Их называют экспертно-проверочными комиссиями.

Функции органа, проводящего экспертизу, сводятся не только к определению сроков и ценности. Комиссия также рассматривает предложения по работе с номенклатурным перечнем: правила работы с ним, изменения сроков хранения отдельных дел и рекомендации к их правильному оформлению. Также составляются методические пособия, облегчающие понимание и работу. 

Описи: для чего нужны

Документация, объясняющая, на какие дела составляются архивные описи, существует на федеральном уровне – это законодательство. Также на предприятии могут приниматься локальные акты, регламентирующие этот вопрос. Как правило, описи делают за год, но могут оформлять и за другой временной период. Так классифицируют дела, появившиеся у компании за этот срок. Описи могут нести разные функции, быть тематическими, предметными. Можно оставить опись на все дела некоторого фонда, можно формировать отдельный самостоятельный документ на разные части этого фонда.

Фактически архивная опись – это перечень хранимых дел, конечный итог, заверяющий лист, справочник. В описании указывают, какие единицы хранятся в деле. Для этого используют номера, индексы, заголовки, крайние даты, число листов и примечаний. Обычно опись составляется в виде таблицы, и для каждого перечисленного параметра есть своя графа. Первичная документация для лица, ответственного за формирование описи – номенклатура, принятая в делопроизводстве предприятия. Прежде чем начинать работу в архивах, следует сверить, совпадают ли заголовки документации с наименованием дела, насколько оно корректно оформлено, верна ли документация внутри. Чтобы опись считалась составленной правильно, все единицы хранения нужно пронумеровать, учитывая внутренние правила систематизации. Единая система норм применяется как для дел, так и для объектов внутри них. Чтобы корректно заполнить описательную статью, нужно предельно точно перенести все заголовки. Внося элементы, у которых заголовки совпадают, нужно писать «То же». Если заголовки отличаются, информацию переносят полностью.

Опись документов образец 2023

Составление фирменного бланка  остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Суть и назначения документа

В деятельности любого субъекта встречается неисчислимое множество различных форм, видов, бланков бумаг, без которых осуществление этой самой деятельности не представляется возможным. Всю эту документацию приходится хранить, причем довольно длительное время.

Сохранность бумаг в большинстве случаев возложено на специальный структурный отдел предприятия — архив. Причем передача бланков и форм в архивный отдел на ответственное хранение — это целый ритуал, который также должен быть оформлен соответствующими документами.

Основная форма, которая составляется при приеме-передаче бумаг, — это опись. Специальная форма перечня, в котором поименованы все виды документов, передаваемые из одного отдела в другой либо от одного должностного лица другому. Ключевое назначение — организация порядка в учете документации и обеспечение оперативного поиска нужной информации.

Опись на уничтожение

В опись на уничтожение вкладываются документы, более не несущие ценности для организации и с завершённым сроком хранения. Если в опись вносятся данные о делах какого-то определённого отдела, то вверху бланка описи пишут наименование данного подразделения.

Если несколько дел имеют один и тот же заголовок, то в бланк они заносятся под одним общим заголовком с указанием количества дел. В форму описи заносятся также данные с обложек дел, идущих на уничтожение.

Опись подписывает сотрудник, занимавшийся экспертизой. Далее его анализирует экспертная комиссия предприятия или организации; в обязательном порядке составляется протокол заседания.

После этого опись и документы могут быть уничтожены. Факт уничтожения фиксируется.

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Актуальность вопроса

Архивы нашей страны призваны накапливать достоверную информацию. Основная функция архивной инвентаризации состоит в упрощении поиска необходимой информации в крупнейших информационных хранилищах. Для этого предусмотрена справочная система, методологическая база, распространяющаяся на все архивные учреждения государства. По сути, речь идет о научно-справочном аппарате, благодаря которому архив работает на национальном уровне. Эффективность этого аппарата зависит от того, насколько эффективно и тщательно формируются справочники, т е описи.

Нынешние реалии ведения бизнеса таковы, что опись досье является ключевым справочником, помогающим ориентироваться в море информации. Опись представляет собой документ, в котором перечислены хранящиеся дела, а также служит для учета документации. Информационная нагрузка оценивается как большая, инвентаризация является основой для разработки указателей и справочников. Во многом качество вашей инвентаризации определяет, насколько легко и быстро вы найдете нужную информацию. Говорят о двух основных функциях такой документации: информативной и отчетной.

Основные правила

Инвентаризация записей может состоять из нескольких листов. На каждом новом листе все заголовки должны присутствовать в полной редакции, точно соответствующей исходной документации, даже если предыдущий лист имел такие же заголовки. В примечаниях должно быть описано физическое состояние документации, а также должно быть указано, было ли прекращено дело. Если дело содержит документацию за несколько лет, необходимо классифицировать ее, ориентируясь на дату начала обслуживания. При нумерации не превышайте значение «9999». Пятизначные числа для этого неприменимы. По возможности все должно быть систематизировано и описано с учетом хронологии. Второе правило классификации – внутренняя структура компании.

При составлении описи архивных документов завершающим этапом ее формирования является уникальный номер. Для ее определения ориентируются на инвентарную ведомость. Если организация получает описи от структурного подразделения и использует их в своей работе для формирования описания всего архива компании, то необходимо в отдел передать все документы в двух экземплярах. Опись за год составляется в четырех экземплярах, для личных дел требуется три одинаковых описи. Для дел, предназначенных для хранения более двух десятков лет, должна быть произведена опись в количестве двух экземпляров. При составлении описи документации по личному составу сначала необходимо сложить все приказы, затем списки и карточки. Только после того, как личные файлы будут отсортированы, затем счета и платежная ведомость. Следующими по порядку идут трудовые книжки, заключительная часть — протоколы, составленные в связи с несчастными случаями на производстве. Для систематизации личных дел они прибегают к алфавитному порядку. Заносить дела в опись необходимо, ориентируясь на год, в котором человек был уволен.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же»

Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

5.2. Справочный аппарат к описи

Справочный аппарат к  описи дел по личному составу  традиционен — титульный лист, список переименований организации, список сокращенных слов, предисловие, оглавление, указатель. Состав справочного аппарата к описи диктуется его целесообразностью. Справочный аппарат обязательно составляется:

– к первому годовому разделу   описи;

– при  включении в опись несколько годовых разделов; при составлении описи  дел ликвидированной организации (максимальный состав справочного аппарата).

На титульном  листе описи указывается:

– название государственного архива;

– полное и сокращенное название организации с указанием  ее подчиненности.

При изменении названия организации в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном листе указываются изменения в названии организации в хронологической последовательности и с указанием  крайних дат существования организации под каждым названием. В случае многократного изменения названия организации (более трех раз), на титульном листе указывается последнее название организации,  все  изменения указываются  на отдельном листе, следующим за титульным. Крайними датами каждого названия организации являются даты приказов, распоряжений вышестоящих организаций (если они имеются) или дата регистрации изменений в Уставе  организации в связи с  ее  переименованием.

– гриф утверждения описи руководителем организации;

– название описи, в которое включается: номер описи, крайние даты документов, включенных в опись; название описи может быть общим, если в опись включены разные виды документов: «Архивная опись №___  дел по личному составу за ____ годы»;  или, если в опись включен один вид документов, указывается конкретный вид документов: «Архивная опись №___ лицевых счетов за  ____ годы».

– срок хранения документов на титульном листе может быть указан, если в опись включены документы одного срока хранения.

Титульный лист может не составляться на годовой раздел описи дел по личному составу.

Пример оформления титульного листа описи и форма годового раздела описи приведены в приложениях №№  5, 6.

Оглавление (содержание) описи отражает ее состав и построение, а также показывает на каких листах начинаются ее составные части. В оглавлении указываются номер листа, на котором находится предисловие, список сокращенных слов,  название разделов (групп дел), включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров (если имеются). К описям, содержащим небольшой объем дел, оглавление можно не составлять. Оглавление помещается за титульным листом или за списком переименований организации (если имеется).

Предисловие к описи является важным элементом справочного аппарата. Предисловие включает: историю фондообразователя; историю фонда; аннотацию состава, содержания документов и особенности формирования дел; состав справочного аппарата к описи.

Обычно  в предисловии к описям  по личному составу  история фондообразователя дается кратко: дата образования, переименования организации, название организации-предшественницы, подведомственная сеть, основные функции. Основной акцент в предисловии делается на  описание состава документов описи  и  особенности их формирования,  Однако, при описании документов ликвидированных организаций в предисловии приводятся  наиболее полные сведения по истории фондообразователя, а также  истории фонда:  при написании предисловия используются законодательные источники,  устав, положение организации, официальные издания организации. В том случае, если сведения по истории фондообразователя были установлены по косвенным источникам (угловые штампы, печати, бланки и т.д.), то это следует оговорить в данном разделе предисловия.

В список сокращенных слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи,  кроме общепринятых.  Названия учреждений, организаций и предприятий при внесении их в опись в первый раз пишутся полностью, и в круглых скобках дается их сокращенное название. При повторном внесении названия организации  в опись оно приводятся в сокращении.

К описям документов по личному составу могут быть составлены указатели: именные, профессий, учреждений,  предприятий, видов документов. Целесообразность составления указателей зависит от объема  документов, их разновидностей,   от количества описей, составленных на документы фонда и принципа их систематизации.

Функциональность и составление: ряд нюансов

Проведение файловой инвентаризации позволяет определить, сколько единиц содержится в фонде. Благодаря этому реализуется безопасность документации и контроль над регулировкой громкости. Так как делам присваиваются порядковые номера, вы можете быстро найти полезную информацию. В то же время инвентаризация помогает установить и закрепить рациональный порядок документации, соответствующий четкой логике. Классификация документации внутри файла представляет собой группировку, основанную на научных расчетах. При этом учитываются особенности исторически сложившейся структуры в конкретном учреждении, а также специфика работы фонда.

Классификация, являющаяся неотъемлемым элементом в составе архивного описи, предполагает сначала разработку системы деления всех дел на группы, а затем непосредственное распределение. Отсортировав все карты, вы сможете создать для них инвентарь. Иногда формируют опись, отражающую все выпуски в фонде. Обычно это необходимо, если бизнес больше не существует. Если часть юридического лица прекратила существование, то составляется опись всех дел за все годы существования этого подразделения.

Как написать

Подойдем к этой задаче последовательно и заполним форму по шагам.

1. Заполняем шапку

Здесь все достаточно просто и стандартно: вносим полное наименование организации в соответствии с уставом и штатным расписанием.

2. Заполняем основное «тело»

Присваиваем номер и вписываем наименования дел так, как они называются в номенклатуре дел подразделения (индекс). Указываем количество листов (не страниц!). Под последними датами понимаются даты регистрации или составления самого первого и последнего дела.

Обратите внимание, что шестой столбец не заполняется в данном случае, но в седьмом можно сослаться на пункт перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, почему это дело постоянного хранения

Здесь указываем, сколько всего у нас получилось дел, ничего сложного.

Первым подписывает ответственный за делопроизводство в подразделении и ставит фактическую дату

5. Согласовываем

Далее ответственный делопроизводитель идет к руководителю подразделения, которое отвечает за организацию и контроль всего документооборота в рамках предприятия. Их обычно называют отделы документационного обеспечения или канцелярия. Там, после того как руководитель этого подразделения убедится, что все в порядке, он согласует опись и также ставит фактическую дату.

Обратите внимание, что поле для согласования экспертной комиссией в данном случае осталось пустым. Это потому, что в данном подразделении нет экспертной комиссии

Если бы она была, там были бы реквизиты ее протокола, а начальнику канцелярии пришлось бы показывать этот протокол.

6. Утверждаем

После того как все подписали и согласовали, несем на подпись своему руководителю (отдела).

Аналогичным образом составляется перечень дел временного хранения с тем лишь отличием, что туда вносится дополнительный столбец «Срок хранения», который для каждого дела может быть разным (см. Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Можно скачать заполненный образец.

Составление различных видов описи

Опись – универсальный документ, который нужен при самых разных обстоятельствах. Предполагает внешнее или внутреннее использование. Может как отправляться в госорганы, так и применяться исключительно внутри компании. Рассмотрим особенности разных видов бумаг.

Для отправки в госорганы: налоговая, суд  

Если документ отправляется в суд, опись не требуется. Если к заявлению прилагаются дополнительные документы, их перечень приводится в самом иске. Однако иногда опись все-таки составляется. Актуальна она тогда, когда дополнительных документов очень много.

Если документы отправляются в налоговую, их опись обязательна. Бумага должна содержать эти обязательные сведения:

• Наименование компании, ее адрес.
• Исходящий номер.
• Заголовок.
• Список документом, указание номера каждого из них.
• Общее число документов.

Бумагу нужно заверить печатью и подписью руководителя фирмы.

Опись, связанная с личным делом, составляемая для внутренних целей

Такая опись составляется работником, ответственным за ведение личных дел. Храниться она вместе с личными делами. Оформляется при поступлении в компанию нового дела. Включает в себя эти сведения:

• Номер личного дела.
• Название.
• Число листов.

Если личные дела передаются в актив, необходимо внести итоговую запись. В ней указываются сведения об общем числе дел.

Для почты

Для оформления описи, сопровождающей почтовое письмо/посылку, используется форма 107. В документе фиксируется эта информация:

• ФИО получателя или наименование фирмы.
• Стоимость.
• Число отправленных ценностей.

Представитель почты проставляет на описи свою роспись и календарный штемпель. Документ составляется в 2 экземплярах. Один остается в почтовом отделении, другой – направляется получателю.

Для направления бумаг в архив

Документы, связанные с деятельностью компании, могут направляться в архив. Но тому предшествует опись этих бумаг. Сопроводительный документ составляется в 2 экземплярах. Один из них отправляется в архив. Все бумаги, которые предполагается отправить в архив, фиксируются в сдаточной описи. В последней приводится эта информация: номер документа, количество листов.

Опись составляется сотрудником, ответственным за работу с архивом. В дальнейшем она должна быть рассмотрена экспертной комиссией. Последний шаг – утверждение бумаги руководителем учреждения. Готовую опись необходимо прошить. Она облекается в твердую обложку.

На уничтожение документации

Компания уничтожает документы при наличии этих обстоятельств:

• Закончился срок хранения.
• Бумага больше не нужна.

Если опись включает в себя сведения о подразделении, в верхней части документа нужно указать название этого подразделения. После того, как опись была сформирована, на ней ставит подпись сотрудник, ответственный за экспертизу. Затем документ передается на рассмотрение экспертной комиссии. Необходимо заключить протокол заседания комиссии. Только после перечисленных процедур можно приступить к уничтожению документов.

На изъятие документации

Опись составляется и при изъятии документации. Оформляется она по форме №ММ-3-06/338, утвержденной постановлением Правительства от 31 марта 2007 года. В верхней части бланка прописывается название компании, ИНН. После этого нужно зафиксировать список изъятых документов.

На описи ставит свою подпись сотрудник, который занимался изъятием. На документе должны стоять подписи лиц, которые присутствовали на процедуре. Бумага составляется в 2 экземплярах. Один остается в компании, другой – у представителя госоргана, который проводил изъятие.

К СВЕДЕНИЮ! К описи могут прилагаться фото и видео, созданные в ходе изъятия.

Подробно и точно

Как можно заключить из образцов архивных описей дел, законченный объект должен быть оформлен в соответствии со стандартами делопроизводства. Необходимо сформировать справочный аппарат, благодаря которому поиск данных становится быстрее и эффективнее. Через такой аппарат можно быстро получать дополнительные данные о фонде документации. Справочный аппарат, сопровождающий опись, должен содержать заглавный лист и содержание документа, предисловие, перечень использованных аббревиатур и сокращений, а также указатели. В некоторых случаях могут быть дополнительные элементы – таблицы, словари.

На титуле необходимо указать, как называется архив, в котором хранится документация, каково наименование фонда, включая сокращение, а также его номер. Указывают номер описи и ее наименование. Оглавление должно включать полный перечень всех разделов и справочного аппарата, включая предисловие, перечень использованных сокращений и наименования частей. Каждое название сопровождается номером страницы, закрепленным за ним при составлении описи. Справедливо считается, что для справочного аппарата одна из наиболее значимых частей – предисловие, в котором описана история учреждения, сформировавшего фонд. Пишут историческое окружение, условия, в которых предприятие было активно, дату его появления и иерархическую структуру подчинения. В предисловии указывают, как было организовано делопроизводство, насколько учреждение было крупным и какие функции исполняло, почему было реорганизовано либо ликвидировано и когда это случилось.

Виды описи

В зависимости от назначения выделяются:

1. Описи дел постоянного хранения.
2. Описи дел временного хранения (срок хранения — не более 10 лет).
3. Описи документов, характерных для специфических инстанций (правоохранительных, судебных органов и пр.).
4. Описи дел личного состава.

Кадровая и бухгалтерская документация по закону подлежит обязательному учёту, поскольку эти документы направляются в госорганы или архив.

Для некоторых документов нормативные акты предусматривают обязательный срок хранения. Так, например, личные дела сотрудников должны храниться на протяжении 75 лет, фото- и видеоматериалы в течение 5 лет.

Опись дел — это не только важнейший, но в некоторых случаях обязательный элемент делопроизводства.

Описывать и сдавать в архив документацию обязаны не только государственные, но и частные предприятия. Для этого нужно подписать договор с Федеральной архивной службой.

Сегодня можно облегчить и автоматизировать бухгалтерский учёт с помощью онлайн-сервисов, на которых вся отчётность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется онлайн обратно.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Передача документов

Работники, которые занимаются заключением договоров, очень хорошо знают, что такое опись документов. Образец ее легко можно составить самому.

Главное, чтобы в этой бумаге содержалась вся необходимая информация:

• В левом верхнем углу пишется название отправителя, или ставится штамп предприятия.
• Справа указываются данные адресата (наименование компании и Ф.И.О. ее руководителя).
• Ниже по центру пишется название. К примеру, это будет «Опись передаваемых документов к договору», номер и дату которого тоже надо обязательно указывать.
• Далее произвольным образом составляется таблица, в которой должно быть не менее 4 столбцов (номер по порядку, наименование документа, его номер и дата, количество экземпляров, количество листов).
• После этого делается итоговая запись о том, сколько документов передано по данной описи. Необходимо также подсчитать общее количество листов вложения.
• В самом низу страницы делается пометка о том, кто передал и принял эти бумаги с указанием даты, фамилии и должности.

Это самая обычная опись документов, образец которой хорошо знаком любому делопроизводителю как почтовая форма номер 107. Готовые бланки можно заранее взять в любом отделении связи, чтобы не спеша заполнить и проверить их еще на рабочем месте.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Как оформить опись документов личного дела

Документ может быть оформлен как от руки (при помощи линейки, карандаша и ручки), так и напечатан на компьютере (наиболее удобно, т.к. можно распечатать сразу необходимое количество копий). Его можно заполнять на чистом листе А4 формата или же на фирменном бланке предприятия (роли не играет). Обычно делается один экземпляр документа для каждого дела, но если сотрудник попросит предоставить ему копию, отказать ему представитель работодателя не имеет права.

Опись может состоять из одного или нескольких листов (при большом количестве документов). Если она содержит много страниц, они должны быть пронумерованы.

При заполнении документа следует избегать неточностей и ошибок, а тем более внесения в него заведомо недостоверных или ложных сведений – при обнаружении таковых фактов это может привести к дисциплинарному наказанию ответственного сотрудника.

Документ можно хранить разными способами, например, приклеить к обратной стороне титульного листа папки личного дела, либо просто вложить в папку (если опись имеет много листов).

Cоставление описи документов

Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление описи дел — чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве. Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.

Особенности описи документов постоянного хранения

При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах. После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание». Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.

Грамотность составление описи

Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу. Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист. Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат — вот визитная карточка нашей работы.