Что устанавливает штатное расписание: в чем отличие от расстановки?

Позиция штатного расписания

Позиция штатного расписания представляет собой должность в конкретном подразделении организации и описывается элементом справочника Штатное расписание.

Доступность полей позиции для редактирования зависит от выбранного способа ведения штатного расписания. Если «штатка» ведется без истории изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят), то все поля можно редактировать непосредственно в карточке позиции. В противном случае работа с карточкой происходит при помощи специальных документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания, а в карточке редактирование невозможно:

В шапке формы позиции штатного расписания указаны основные поля: Организация, Подразделение, Должность. Поле Наименование формируется автоматически, при необходимости его можно отредактировать (это поле доступно для редактирования даже если штатное расписание ведется с сохранением истории изменений).

В поле График работы указан график, который по умолчанию будет подставляться в кадровые приказы при приемах и переводах на эту позицию.

Для введенных в штатное расписание позиций флажок Позиция утверждена установлен и указана дата утверждения:

Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается при выводе позиции из штатного расписания, при этом обязательно устанавливается и дата закрытия. В действующих или новых позициях этот флажок снят:

В поле Колич. ед. отражается количество штатных единиц данной позиции:

В нижней части формы на вкладке Оплата труда заданы условия оплаты по данной позиции (плановые начисления и значения постоянных показателей для их расчета). Они по умолчанию подставляются в кадровые документы при выборе данной позиции:

На вкладке Дополнительно следует указать Трудовую функцию для позиции штатного расписания.

Выбранная Трудовая функция будет автоматически подставляться в кадровые документы Прием на работу и Кадровый перевод при выборе позиции. Трудовая функция в кадровых документах необходима для заполнения Кода ОКЗ в отчете СЗВ-ТД.

Также на вкладке Дополнительно можно указать текстовые справочные поля — Условия приема на работу, характер работы, и Краткое описание.

В таблице в правой части формы указываются данные о положенных для данной позиции ежегодных отпусках. Сведения об отпусках также подставляются в кадровые документы при выборе позиции:

Количество единиц в штатном расписании – что это?

Количество единиц в штатном расписании
Сокращение единицы в штатном расписании

Количество единиц в штатном расписании

Штатное расписание — это документ, в котором отражена основная информация о трудящихся компании:

сколько и каких должностей существует;
каковы оклады и особенности оплаты труда.

В ст. 15, 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) делается привязка трудовой функции работника к штатному расписанию. Она определяется как деятельность по должности в соответствии с расписанием. Должностная единица, предусмотренная штатным расписанием, и есть единица штата.

Рекомендованная унифицированная форма штатного расписания Т-3, утв. постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1, предусматривает графу «Количество штатных единиц».

Согласно постановлению, принимая во внимание возможность работы по совместительству, при заполнении количества единиц в штатном расписании указываются и неполные штатные единицы: 0,25; 0,5; 2,75 и т. д

В этой связи штатные единицы — это не количество работников, которое дробным не бывает, а объем работы по данной должности.

ВАЖНО! Роструд отмечает, что работники-совместители, которые выполняют работу по неполной ставке, обладают всеми гарантиями по оплате труда, установленными трудовым законодательством. В частности, заработная плата им также должна выплачиваться 2 раза в месяц (письмо от 30.11.2009 № 3528-6-1)

Сокращение единицы в штатном расписании

При рассмотрении вопроса о сокращении единицы в штатном расписании важно разграничить понятия сокращения численности и сокращения штата:

сокращение численности — уменьшение числа работников по одной должности (было 5, стало 3);
сокращение штата (единицы в штатном расписании) — исключение должности или подразделения из штатного расписания (например, исключение должности «инспектор» предполагает, что в организации вообще не будет сотрудников по данной единице).

Подобное разграничение поддержано судебной практикой (апелляционное определение Сахалинского облсуда от 13.01.2015 по делу № 33-64/2015).

При этом при сокращении работников реальность сокращения (как численности, так и штата) должна быть подтверждена внесением изменения в штатное расписание. Несоблюдение указанного условия — основание для восстановления сотрудника на работе (кассационное определение Астраханского облсуда от 29.06.2011 по делу № 33-1983/2011).

Экономическую обоснованность сокращения единицы работодатель определяет самостоятельно. Доводы уволенных работников о том, что сокращение не имело рационального объяснения, подлежат отклонению (апелляционное определение Свердловского облсуда от 01.06.2016 по делу № 33-9664/2016).

ВАЖНО! Согласно ст. 75 ТК РФ при смене собственника имущества компании сокращать численность или штат можно только после госрегистрации смены права собственности

Итак, количество единиц в штатном расписании — это показатель объема работы, выполняемой по каждой указанной в нем должности. Исходя из изложенного, количество единиц не является количеством работников и может быть определено дробными показателями, такими как 0,25; 0,5; 2,75 и т. д.

Сокращение персонала может быть обусловлено как сокращением численности работников, так и сокращением штата. Под сокращением численности подразумевается изменение числа работников, выполняющих соответствующую трудовую функцию, а сокращение штата — полностью исключение должности или даже структурного подразделения из штатного расписания.

По какой форме составляется штатное расписание в 2019 году

Для предприятий, которые финансируются из бюджета существует две, утвержденные Минфином формы – обычна и типовая. Для коммерческих предприятий нет обязательной формы.

Официальные формы включают информацию о наименованиях и структурах должностей и отделов, количестве сотрудников, размере заработной платы и бюджете на оплату труда сотрудникам за месяц.

Несмотря на то что коммерческим предприятиям не обязательно использовать, предусмотренные законом формы, не стоит забывать, что штатное расписание является официальным документом, а значит должен как минимум соответствовать стандартам оформления документации.

«Работаем в штатном режиме…»

– Можете назвать цифры, которые бы наглядно продемонстрировали масштаб работы ветстанции?

– Например, за первое полугодие специалистами ветстанции в Рязанском районе только вакцинаций было проведено 28 364, и 46 386 еще предстоит сделать.

– В последнее время работа районной ветстанции проходит, так сказать, в штатном режиме или были напряженные моменты?

– Без напряженных моментов, конечно, не обходится. Так, в сентябре прошлого года в личном подворье был выявлен вирус АЧС у заболевшего животного. Работу по уничтожению животных и мероприятия по локализации заболевания пришлось вести в авральном режиме. В угрожаемой зоне – Заборьевском и Полянском сельских поселениях – отчуждалось все поголовье свиней, порядка 40 голов было уничтожено. Совместно с сотрудниками администрации района и полиции ветврачи дежурили в круглосуточном режиме, следили, чтобы люди не вывозили свиней из отчуждаемой зоны. Очаг заболевания был быстро купирован и не допущено его распространения.

В одном из сел района был выявлен случай бешенства домашнего животного – кошка укусила жителя села. Была проведена поголовная вакцинация домашних животных в этом населенном пункте. Хотя мы постоянно проводим работу по вакцинации домашних животных, выезжаем в деревни и села, проблема бешенства не исчезнет до тех пор, пока не будет взята под контроль популяция лис, которая увеличивается в последние годы. Также источником распространения заболевания являются безнадзорные животные.

Постоянно существует угроза возникновения бруцеллеза или нодулярного дерматита. Не так давно эти болезни были зарегистрированы в Сараевском районе. Этому способствуют бесконтрольные перевозки животных, особенно из южных регионов страны. Дагестан, Калмыкия, Астраханская область – это территории, где распространение бруцеллеза уже приняло угрожающие размеры.

– Можете ли вы сказать, что жители области с пониманием относятся к требованиям ветработников?

– Да, безусловно. Например, когда мы ликвидировали очаг АЧС, все прошло достаточно спокойно, без эксцессов. Более того, граждане, при обнаружении трупов животных, проявляя гражданскую ответственность, спешили сообщить об этом. Мы, в свою очередь, через средства массовой информации – районную газету, сайт администрации Рязанского района – доводим до населения необходимые сведения, раздаем памятки и листовки о необходимости проведения вакцинации домашних животных.

– Не секрет, что сегодня немало бизнесменов, которые, заботясь в первую очередь о собственной прибыли, используют заведомо некачественную продукцию…

– Да, такое случается. К сожалению, нормативная база в области ветеринарии сегодня недостаточна. Нередко нам приходится применять правовые акты

70-80-х годов прошлого века, а они не всегда соответствуют современным реалиям. Кроме того, если бы существовали более суровые меры наказания, наверное, многие задумались бы, стоит ли идти против закона. Надеюсь, что со временем вся нормативная база будет приведена в полный порядок.

– Как вы оцениваете профессиональный уровень своего коллектива?

– Наш коллектив состоит из 38 специалистов. Преимущественно это люди до 35 лет, а это возраст, когда еще свежи теоретические знания и уже имеется профессиональный опыт, есть желание активно, с полной самоотдачей работать. Только общими усилиями нам удается выполнять все возложенные на нас обязанности. В адрес коллектива можно выразить только слова благодарности за добросовестное отношение к своим обязанностям, самоотверженный труд и понимание степени ответственности перед обществом.

В день нашего профессионального праздника всем своим коллегам хочу пожелать эпизоотического благополучия на рязанской земле и в стране в целом, добра, любви и счастья – а это, как известно, когда с удовольствием идешь на работу и с радостью – домой.

Наталья Абрамова

Для чего составляется штатное расписание

В ТК штатное расписание упоминается два раза:

в ч. 1 ст. 15 ТК, в которой имеется определение трудовых отношений;
в ч. 2 ст. 57 ТК, в которой указывается понятие трудовой функции сотрудника.

Соответственно, если работодатель планирует оформить трудовые отношения хотя бы с одним сотрудником, ему сначала нужно утвердить штатное расписание. Без него нет возможности корректно оформить трудовые отношения.

Важно! Раньше название должности или работы, специальности, профессии требовалось указывать в трудовой книжке сотрудника так, как это указано в штатном расписании (п. 3.1 инструкции, регламентированной Постановлением минтруда от 10.10.2003 г

№ 69). Ныне действующий порядок ведения трудовых книжек не содержит подобного требования.

Часто штатное расписание нужно предъявить при проверках трудовой инспекцией. Однако это не означает, что документ можно сформировать «задним числом» при включении работодателя в план проверок. Штатное расписание могут запросить также инспекторы ФСС при определении корректности начисления страхвзносов (п. 91 Методических указаний, регламентированных Постановлением ФСС от 07.04.2008 г. № 81).

Такое же право имеется и у ПФР при проверке индивидуальных сведений (п. 2 приложения № 1 к Методическим рекомендациям, регламентированным Постановлением ПФР от 30.01.2002 г. № 11п). Запросить штатное расписание могут и инспекторы ИФНС, если решат, что данный документ касается деятельности проверяемого налогоплательщика (п. 1 ст. 93.1 НК, Письмо Минфина от 09.10.2012 г. № 03-02-07/1-246).

Штатное расписание нужно сформировать также потому, что оно используется в спорах при увольнении из-за сокращения численности или штата. На основании этого документа можно подтвердить, что в структуре компании действительно были изменения, а потому сокращение не было фиктивным.

Завершение сокращения

Заключительные три этапа:

Издание приказа об увольнении по форме Т-3. Основание — приказ о сокращении штата.
Соответствующая запись в трудовой книжке работника по п. 2. ч. 1 статьи 81 ТК.
Начисление полагающихся выплат: выходного пособия, а также среднего заработка в течение 2 месяцев поиска новой работы. Дополнительная компенсация тем трудящимся, которые решили уволиться, не дожидаясь окончания 2-месячного срока.

Таким образом, количество штатных единиц — это число сотрудников, занятых на определенной должности

Кадровому работнику также важно знать основные аспекты ввода и сокращения этих единиц

Правила составления расписания и подсчет штатных единиц

В крупнейших хозяйствующих структурах процедура формирования этого кадрового документа является достаточно сложным моментом, требует основательного подхода

Важно четко понимать иерархию подчинения каждого сотрудника не только внутри подразделения, но и в целом

По этой причине, заполнение правильнее начинать со схематичного изображения подчинения сотрудника каждой должности. В дальнейшем, это значительно упростит подсчёт необходимого количества.

От масштаба деятельности и размера организации также прямым образом зависит то, кто из сотрудников будет его составлять и вносить возможные последующие изменения. Документ утверждается только директором компании. Составляться может, как и им лично, так и работниками бухгалтерии или отдела кадров.

Составлять и утверждать первоначальный вариант этого документа следует в момент начала деятельности организации, а дальше уже вносить необходимые правки, дополнения и корректировки на основании соответствующих расчётов и потребностей, по приказу на изменение.

Документы для скачивания (бесплатно)

Штатное расписание (бланк)

Порядок подсчета штатных единиц для расписания с целыми ставками

Определившись со структурой подчиненности, уже можно выделить конкретные подразделения организации (например, администрация управления, финансовая служба, транспортный отдел, служба маркетинга и прочие), а затем приступить непосредственно к подсчёту необходимого количества структурных единиц для каждого из них.

Например, если в отделе продаж 3 менеджера по продажам, трудятся полный рабочий день (5 дней в неделю по 8 часов), то количество будет равно трём. В расписании, при отсутствии дополнительных вакантных мест, это должно выглядеть следующим образом:

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц
Наименование	код
Отдел продаж	ОП	Менеджер по продажам	3

Способ указания величины оплаты труда зависит от системы начисления зарплат (оклад, сдельщина, суммированный учет рабочего времени). Если заработная плата начисляется по окладу, то в штатном нужно умножить его на количество единиц персонала. Во всех остальных случаях в разделе об оплате делается текстовая пометка и способе исчисления.

Количество единиц в штатном с неполными ставками

Размер единиц в штате базируется на потребностях организации в работниках, для выполнения необходимого объема работы, её срочности и экономической эффективности.

В связи с этим, случаются такие моменты, когда нет потребности привлекать к труду полную штатную единицу. Возможность ввести в расписание неполную единицу не запрещается. Данное понятие означает не количество работников определенной должности, а объем рабочей нагрузки (в часах, днях, неделях).

Например, помимо условий предыдущего примера, временно приняли ещё 5 человек на неполное время (4 часа, пятидневка), то есть на неполную рабочую ставку. Количество штатных единиц, в этом случае, будет равно: 3 (по условиям примера выше) плюс 2,5, то есть всего 5,5. Это обосновано тем, что каждый работник с неполной занятостью составляет только 0,5 штатной единицы. С учетом внесенных изменений, заполнение примет вид:

Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц
Наименование	код
Отдел продаж	ОП	Менеджер по продажам	5,5

Правила составления расписания и подсчет штатных единиц

Важно четко понимать иерархию подчинения каждого сотрудника не только внутри подразделения, но и в целом

Порядок подсчета штатных единиц для расписания с целыми ставками

Количество единиц в штатном с неполными ставками

Процесс сокращения

Далее события развиваются следующим образом:

Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.

Где в законе о них говорится?

Оба рассматриваемых документа зафиксированы в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций.

Перечень документов со сроками их хранения утвержден Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 года № 558.

Штатное расписание также упоминается в Трудовом кодексе Российской Федерации в статьях 15 и , связанных с трудовыми отношениями и трудовым договором.

Штатное расписание	Штатная расстановка
Оформление и работа с документом
Наличие унифицированной формы	Постановление Госкомстата РФ №1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» устанавливает форму Т-3 для оформления штатного расписания. Хотя с 01.01.2013 года эта форма обязательной не является, большинство специалистов рекомендуют использовать именно ее для оформления документа	Унифицированной формы не существует. Обычно документ делают на основе формы Т-3, добавляя столбцы с ФИО сотрудником и конкретизируя информацию по окладам.
Утверждение документа	Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица	Не обязательно. Документ можно вести только в электронном виде для более удобной работы с кадрами и формирования кадровых отчетов. Однако, если штатная расстановка входит в фиксированный локальными актами по документообороту список документов организации, то утверждать ее будет необходимо.
Внесение изменений	Приказ руководителя организации либо уполномоченного лица. В ряде случаев (сокращение штата, изменение окладов, переименование должностей) приказ о внесении изменений необходимо оформить не менее чем за два месяца до вступления изменений в силу.	По необходимости. В случае официального ведения документа потребуется приказ.
Период действия	Может быть утверждено на любой срок, но обычно его делают на год.	До приема/увольнения сотрудника. При любом изменении в кадровом составе штатная расстановка должна быть изменена.
Хранение документа	Постоянно	75 лет при условии официального ведения
Особенности содержания
Наименование должности и количество штатных единиц	Указывают общее количество единиц по каждой должности. Например, должность «уборщик служебных помещений», ей соответствует 3 штатные единицы. Наименование должности в штатном расписании должно соответствовать наименованию должности в квалификационном справочнике.	Показывают распределение должностей по конкретным работникам с указанием их ФИО. Например, Иванова Мария Сергеевна, уборщик служебных помещений, 1 шт.ед. Петрова Галина Яновна, уборщик служебных помещений, 1/2 шт.ед. Если по определенной должности работник отсутствует, то указывают вакансию.
Тарифная ставка	В рублях указывается месячная заработная плата по тарифной ставке или окладу по каждой должности.	Вносится информация по окладу/тарифной ставке каждого сотрудника.
Надбавки	По всем должностям указываются надбавки стимулирующего или компенсационного характера, регламентированные либо законодательством РФ, либо системой оплаты организации, закрепленной соответствующими документами.	По каждому сотруднику указывается его индивидуальный перечень надбавок. У разных сотрудников, даже имеющих одинаковые должности, надбавки могут быть разными.

Для чего используется документ Начальная штатная расстановка в 1С ЗУП 3

Создается документ автоматически при «рекомендованном» переносе данных из программ 1С ЗиК 7.7 и 1С ЗУП 2.5. Он содержит информацию о начальной штатной расстановке работающих сотрудников на момент переноса данных: о том какие позиции занимают эти сотрудники, об их плановых начислениях, остатках отпусков, графике работы.

Также документ Начальная штатная расстановка может вводиться вручную для ввода начальных кадровых данных сотрудников организации при начале эксплуатации программы. Для сотрудников, на которых введена Начальная штатная расстановка ввод документа Прием на работу не требуется.

Штатное расписание: быть или не быть

Для начала разберемся, является ли штатное расписание (ШР) первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), согласно которому каждый факт хозяйственной жизни организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированные или самостоятельно разработанные) теперь принадлежит работодателю <1>.

К сведению. К фактам хозяйственной жизни относятся сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. ст. 15, 57, 66, 81 ТК РФ. Так, в ст. ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием…)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих статьях ТК РФ <2> и дающая право выбора, если это наличие (органа, документа, обстоятельства) не подтверждается.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек <3>).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни трудинспекции, ни фискальным органам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами <4> и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.