Классификация и характеристика информационных потоков в логистических системах

Можно выделить два основных типа потока информации

Вертикальные

— Вертикальные — которые осуществляются между различными группами работников либо отдельными сотрудниками, занимающими должности разного уровня согласно иерархии (к примеру, между начальником и рядовым сотрудником). При этом, вертикальные информационные потоки делятся на нисходящие (которые двигаются от начальства к рядовым сотрудникам по иерархии) и восходящие (их движение направлено от рядовых сотрудников к руководящему составу). У каждого данного типа есть свои психологические тонкости.

Нисходящие информационные потоки бывают двух видов: формальные и неформальные. Если говорить об их эффективности, следует понимать, что чем больше передаточных пунктов приходится проходить информации, тем быстрее она меняется, при этом теряет определенный процент достоверности. Происходит процесс искажения данных. На практике менеджер должен понимать, что каждый передаточный пункт искажает половину поступающей информации.

Что такое информационные потоки в логистике

Определение

Информационные потоки в логистике — это инструмент, который регулирует управление процессами движения и складирования продукции для своевременной доставки товаров в необходимом количестве, качестве и комплектации при минимальных затратах и оптимальных маршрутизации и сервисе.

Понятие «информационный поток» включает совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между логистической системой и внешней средой массовых сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Основные свойства информационной логистики:

Осторожно! Если преподаватель обнаружит плагиат в работе, не избежать крупных проблем (вплоть до отчисления). Если нет возможности написать самому, закажите тут

создание и организация потоков данных;
сопровождение материальных ценностей во время их перемещения;
обеспечение гибкой связи между снабжением, производством и сбытом.

Способы существования информационных потоков — бумажные и, в случае автоматизации процессов, электронные документы.

Для того чтобы необходимые сведения перемещались по направлению к системе управления и от нее своевременно, без задержек происходящих бизнес-процессов, информационная логистика выполняет определенные функции:

сбор сведений;
анализ и классификация фактов;
перемещение и распределение информации;
хранение и накопление материалов;
фильтрование потока для выбора сообщений конкретному уровню управления;
объединение и разъединение информации;
выполнение элементарных преобразований;
управление потоками данных.

Вся полученная и переданная информация используется для реализации управленческих функций:

планирование;
учет;
экономический анализ;
регулирование.

Сетевые технологии

Ряд экспертов называет основным критерием качества функционирования корпоративной информационной системы задействование сетевых технологий. Что здесь имеется в виду?

Дело в том, что движение информационных потоков в идеале, как считают эксперты, должно происходить по принципу многовекторности. То есть, чем меньше закрытых (а также, однонаправленных) каналов — тем лучше. Чем больше компетентных людей участвует в формировании данных и обмене ими, тем эффективнее бизнес. С технологической точки зрения самым оптимальным каналом их взаимодействия будет сеть. На практике это может быть корпоративный веб-сайт. Необязательно при этом публичный — доступ со стороны пользователей интернета можно полностью или частично ограничить.

Сетевые технологии, безусловно, полезны также и с точки зрения выстраивания взаимоотношений между компанией и внешними игроками, которые, к слову, также могут быть генераторами сведений. Внешние информационные потоки, исходящие, к примеру, в виде обращений покупателей или коммерческих предложений от других организаций, во многих случаях являют собой данные, имеющие прикладную значимость.

Например, получив от клиентов некую совокупность запросов о выпуске товаров с характеристиками, которые пока не свойственны для выпускаемой продукции, менеджмент фирмы может принять решение запустить эти изделия в производство. Поскольку их хочет видеть на прилавке покупатель, сообщивший о своих пожеланиях посредством предусмотренного компанией информационного канала. Умение общаться с клиентами также можно причислить к конкурентным преимуществам в бизнесе.

Особенности передачи информации

Пути, по которым движутся оба потока, могут не совпадать. На циркулирующие сведения влияют:

источник их возникновения;
направление движения;
интенсивность потока;
скорость приема и передачи.

Чтобы сформировать качественные информационные системы, необходимо исследовать потоки в разрезе конкретных показателей.

Пример

Необходимо обеспечить рабочее место вычислительной техникой. Количественных сведений об объемах проходящей через него информации и скорости обработки поступающих сведений нет. Для общего представления о потоках требуется их предварительная оценка с использованием устойчивых характеристик модели.

Источники. Исходные данные создают сами участники логистических цепей или смежные организации.
Направление. Движение зависит от характера взаимоотношений корреспондирующих сторон: прямые требования к исполнению, косвенная передача данных для ознакомления с вопросом, горизонтальные связи между участниками одного уровня, вертикальное взаимодействие руководителей с подчиненными.
Объем. Метод определения базируется на подсчете количества документов, страниц в потоке либо на величинах измерения компьютерных систем.
Периодичность. Значение имеет, как часто формируются передаваемые данные.

Применение информационных потоков на производстве

Рассмотрим, посредством каких механизмов задействуются информационные потоки на предприятии. Как правило, компании стараются выстраивать их в системных проекциях. Основой для формирования которых выступают информационные ресурсы (имеющие как внутрикорпоративное, так и внешнее происхождение).

Типичная модель информационных потоков в компании, как мы уже сказали выше, отражает заинтересованность руководства предприятия в повышении качества менеджмента. Ее выстраивание подразумевает решение следующих основных задач:

внедрение систем управления на производственных линиях;
анализ качества источников информации, ее сбор, оценка значимости и перспектив задействования в бизнесе;
моделирование механизмов непосредственного влияния информации на производственные процессы;
создание и обновление корпоративной базы знаний;

Конкретный алгоритм выстраивания модели зависит, как правило, от отраслевой специфики компании. В некоторых сегментах обмен информацией как внутри корпорации, так и с внешним рынком может быть затруднен в силу секретности или же технологических затруднений в компилировании данных в файлы и последующей их передаче адресату.

Общепринятых критериев классификации, которые бы позволили однозначно назвать виды информационных потоков, в современной российской маркетинговой школе пока не выработано. Слишком много проблемных аспектов, отражающих изучение данных. Однако в среде экспертов достаточно распространена модель, подразделяющая потоки на типы в зависимости от характера информации. Так, они могут быть:

финансовыми;
технологическими;
маркетинговыми;

Это, безусловно, далеко не исчерпывающая классификация информационных потоков. Конечно, перечень можно продолжать. Конкретные примеры информационных потоков могут быть самыми разными

Важно только не перепутать их в силу созвучия с отраслевыми явлениями. Например, подразумевающие расчеты в наличной и безналичной форме каналы финансовые и информационные потоки, отражающие сведения, статистические или аналитические, о перемещениях денежных средств — это не одно и то же

Однако первые могут вполне качественно дополняться вторыми.

Что они собой представляют и какими бывают

В логистике информационный поток тесно связан с материальным: циркулирующие в логистических системах материалы позволяют управлять и контролировать совершаемые операции.

Виды информационных потоков в логистике в зависимости от направленности связей могут быть:

Горизонтальными, если формирование и передача потоковых сообщений происходит внутри хозяйственных связей одного уровня управления, между партнерами.
Вертикальными, в случае движения документального потока по направлению от руководства в структурные подразделения системы.

В зависимости от места прохождения потоков средства управления бывают двух типов:

Внешние, когда сведения направлены во внешнюю по отношению к системе среду.
Внутренние, когда сведения циркулируют внутри организационной системы.

В зависимости от направления движения классифицируются на:

Входные в случае передачи материалов в саму систему или одну из ее составных частей.
Выходные в случае передачи материалов за пределы системы или одну из ее составных частей.

В зависимости от степени конфиденциальности перенаправляемых документов подразделяются на:

Обычные.
Представляющие коммерческую тайну.
Содержащие государственную тайну.

В зависимости от области охвата различают:

Местные.
Иногородние.
Дальние.
Международные.

Степень синхронизации информационных и материальных потоков в логистике разнится: данные могут опережать, следовать одновременно с ценностями или после них, могут быть направлены в одну сторону или в противоположные. В зависимости от этих обстоятельств меняются и параметры содержания.

Опережающий информационный поток движется в прямом направлении и представляет собой предварительное сообщение о прибытии груза, может содержать сведения о заказе.
Одновременно в документах, направляемых в прямом направлении, предоставляется информация о количественных и качественных характеристиках товара.
После материального потока во встречном направлении следуют справки и акты о результатах передачи груза, подтверждения, претензии.

О контроллинге

Ряд экспертов вкладывают в термин «контроллинг» дополнительный смысл. В частности, есть мнение, что это деятельность, связанная не только с анализом качества информации, но также и интерпретации ее, выявления аспектов, влияющих на прикладную значимость сведений. Кроме того, есть специалисты, сводящие значение термина «контролллинг» только лишь к деятельности финансово-хозяйственных структур предприятия. То есть, по их мнению, вся информация, что есть в обороте внутри фирмы, должна, в конечном счете, использоваться в целях оптимизации прибыли и расходов. Любая схема информационных потоков в соответствии с этой концепцией должна анализироваться на предмет влияния на рентабельность бизнеса.

Есть эксперты, несколько сужающие функции специалистов, занимающихся контроллингом. В их теории эта деятельность должна ограничиваться только лишь сбором информации от разных генераторов и распределением ее в компетентные отделы. В некоторых случаях контроллерами может формироваться оптимальная, по их оценке, структура информационного потока, формат его преподнесения. Анализом же ее и интерпретацией, полагают эксперты, должны заниматься структуры, специализирующиеся на том или ином направлении работы предприятия.

То есть, условно говоря, статистика, отражающая расход краски при выпуске игрушек, должна передаваться отвечающим за соответствующий производственный этап специалистам. Финансовые данные — в бухгалтерию, и т.д. Контроллинг подразумевает только статистическую функцию. Исследование информационных потоков выполняют компетентные структуры компании.

Практическая значимость информационных потоков

В числе областей, в которых информационные потоки имеют наибольшую практическую значимость — это менеджмент предприятий.

Для того чтобы повышать эффективность выпуска товаров, а также их качество, осваивать производство новых типов и внедрять продвинутые технологии, руководители компаний задействуют широкий спектр научных и прикладных методов.

Информационные потоки в организации в значительной мере способствуют проведению качественной работы управленцев по всем отмеченным направлениям.

Исследуя их, компании могут успешно решать проблемы, связанные с эксплуатаций имеющихся производственных ресурсов.

Задействование потоков как конкурентного инструмента

Если в компании внедрена корректно функционирующая система информационных потоков, то это может стать значимым конкурентным преимуществом фирмы. В каких аспектах?

Прежде всего в управлении технологическими процессами. Когда ответственные сотрудники компании соответствующим образом снабжаются нужной информацией, это позволяет им эффективнее оптимизировать те или иные этапы производства. Получаемые специалистами сведения позволяют выявлять наиболее значимые с точки зрения рентабельности бизнеса технологии, а также внедрять те, что с высокой вероятностью могут таковыми стать.

Другое преимущество, которое дает анализ информационных потоков — повышение качества менеджмента на уровне кадров.

Владея необходимыми данными, корпоративные структуры управления персоналом имеют в руках инструмент, позволяющий организовать работу внутрикорпоративных структур эффективнее.

Еще один конкурентный фактор, который компания может получить, используя в своей работе информационные потоки, заключается в лучшем распределении финансовых и материальных ресурсов.

Владея необходимыми сведениями, менеджеры будут знать, в каких объемах и куда следует направлять денежные потоки и сырье более интенсивно, а куда — менее.

Все три отмеченных фактора делают фирму более сильной в потенциальном противостоянии с конкурентами. Информационные потоки дают возможность, прежде всего, обогнать игроков рынка за счет более качественного выстраивания коммуникации между внутрикорпоративными структурами. Как результат — эффективнее производство, выше рентабельность, конкурентнее цены, а значит, растущая привлекательность в глазах покупателей или клиентов в своем сегменте.

2.3. Маркетинговые информационные системы

На успешно функционирующих предприятиях маркетинговая информация собирается,
анализируется и распределяется в рамках маркетинговой информационной системы
(МИС), являющейся частью информационной системы управления предприятием.

МИС — это совокупность персонала, оборудования, процедур и методов, предназначенная
для сбора, обработки, анализа и распределения своевременной и достоверной информации,
необходимой для подготовки и принятия маркетинговых решений .

Понятие маркетинговой информационной системы иллюстрирует рис.9.

Рис. 9. Маркетинговая информационная система

Подсистема внутренней отчетности является основой МИС. В ней отражаются сведения
о заказах, продажах, ценах, запасах, дебиторской и кредиторской задолженностях
и т.п. Анализ внутренней информации позволяет менеджеру по маркетингу выявить
перспективные возможности и насущные проблемы предприятия.

В то время как подсистема внутренней отчетности содержит и предоставляет данные
о том, что уже произошло, подсистема системы маркетингового наблюдения предоставляет
сведения о ситуации на рынке в данный момент.

Маркетинговое наблюдение определяется как постоянная деятельность по сбору
текущей информации об изменении внешней среды маркетинга, необходимой как для
разработки, так и для корректировки маркетинговых планов.

Маркетинговые исследования в отличие от маркетингового наблюдения предполагают
подготовку и проведение различных обследований, анализ полученных данных по
конкретной маркетинговой задаче, стоящей перед предприятием. Другими словами,
маркетинговые исследования проводятся периодически, а не постоянно, по мере
появления определенных проблем.

В МИС также входит подсистема обеспечения маркетинговых решений, которая представляет
собой взаимосвязанный набор систем данных, инструментов и методик, с помощью
которого предприятие анализирует и интерпретирует внутреннею и внешнюю информацию.

Основные преимущества использования МИС:
— организованный сбор информации;
— широкий охват информации;
— предупреждение кризисов в деятельности фирмы;
— координация планов маркетинга;
— скорость анализа;
— представление результатов в количественном виде.

Однако МИС дорого стоят, велики необходимые первоначальные затраты. Использование
МИС в стратегическом маркетинге для мониторинга конкурентной среды и принятия
соответствующих решений иллюстрируется рис.10 .

Рис.10. Использование МИС для принятия маркетинговых решений

Особенности и конструкция ИФД

Построение диаграммы информационных потоков требует знания различных источников информации и связей между ними. Источниками и целями информационного потока являются одно из следующих: субъект, вариант использования, узел, артефакт, класс, компонент, порт, свойство, интерфейс, пакет, узел действия, раздел действия или спецификация экземпляра.[нужна цитата ]

Пунктирная линия с открытой стрелкой, указывающей от источника к цели, используется для представления информационного потока. Ключевое слово «поток» может быть написано выше или ниже пунктирной линии. Информационные элементы представляют собой абстракцию данных и действуют как соединители информационного потока, представляя поток передачи информации от источника к цели. Информационные элементы не содержат каких-либо подробностей передаваемой информации, поскольку они не имеют характерных черт.

Программное обеспечение для построения диаграмм может использоваться для создания IFD. Примеры программного обеспечения для построения диаграмм: Microsoft Visio за Windows или же OmniGraffle за OS X.

Успешные IFD должны выявлять пробелы, которые нуждаются в улучшении, отображать неэффективность информации, выявлять и выделять риски для информации, такие как конфиденциальность данных и небезопасные системы, отображать неподходящие носители, которые используются, а также они должны обеспечивать ясность в отношении того, кто и какую информацию должен получать, когда, где и как.

Пример ситуации

Пример: клиент размещает заказ.

Покупателю необходимо сделать заказ. Клиент сначала отправляет заказ в отдел продаж. Детали заказа клиента затем вводятся в централизованную базу данных, к которой может получить доступ только склад (для составления заказа). Товар передается в отдел отправки с приложением накладной для доставки. При доставке заказчик получает товар и накладную (которые обрабатываются сотрудником отдела отправки). Отдел продаж создает счет-фактуру, который разносится клиенту. Затем бухгалтерия оценивает копию счета из централизованной базы данных. Затем клиент должен провести платеж в бухгалтерию.

Применение информационных потоков на производстве

внедрение систем управления на производственных линиях;
анализ качества источников информации, ее сбор, оценка значимости и перспектив задействования в бизнесе;
моделирование механизмов непосредственного влияния информации на производственные процессы;
создание и обновление корпоративной базы знаний;

Характеристики информационного потока

Информационный поток в логистической системе характеризуется следующими параметрами:

источник информации
получатель информации
направление потока
периодичность поступления информации
носитель информации
скорость передачи и приема информации

Источник информации – это лицо, которое формирует сообщения, необходимые для организации логистических операций и адресованные получателю информации.

Направление информационного потока характеризует его связь с соответствующим материальным потоком.

Например, товарно-сопроводительные документы следуют вместе с грузом от отправителя получателю в одном направлении, соответственно такой информационный поток характеризуется прямым направлением. А последующее сообщение грузополучателя о получении груза, адресованное отправителю, характеризуется обратным направлением.

Периодичность информационного потока определяет частоту поступления определенной информации о процессе. Информационные потоки с установленной периодичностью являются детерминированными, такие информационные потоки можно прогнозировать и легко управлять ими. В противном случае, когда информация поступает неритмично, управляемость системой снижается, могут возникать сбои в логистических процессах

Носитель информации характеризует объект, с помощью которого передается информация о процессе, способный достаточно длительное время сохранять эту информацию. В настоящее время широко используются цифровые носители информации, в этом случае информация передается в форме цифрового кода по средствам сети интернет. Наряду с электронными документами используются и бумажные носители информации (сопроводительные документы, контракты и прочее). Эффективность бумажного документооборота существенно ниже электронного и обуславливает необходимость большого числа дополнительных перемещений носителя информации (например, доставку подписанного контракта от одного контрагента другому). В связи с этим в настоящее время на предприятиях внедряются специальные логистические информационные системы (ЛИС) и системы электронного документооборота (СЭД), которые позволяют оцифровать максимальный объем информации с высокой надежностью и сохранностью.

Практика информационного менеджмента

Посредством каких практических механизмов компании осуществляют управление информационными потоками? Как правило, в основе обмена данными и их анализа лежит взаимодействие сотрудников, отвечающих за работу в соответствующих направлениях, через внутрикорпоративные документы, сетевые и веб-ресурсы, иногда — финансового характера источники. В них, как правило, в наиболее достоверном виде (в отличие от, например, устных переговоров, переписки между сотрудниками и т.д.) излагается текущее (или планируемое) положение дел в той или иной структуре организации.

Есть особая категория лиц, участвующих в управлении корпоративной информационной системой — генераторы сведений. Им принадлежит «авторство» тех типов данных, о которых речь идет выше. Главный нюанс здесь в том, что на предприятии (особенно, если это большая компания) в ряде случаев проблематично выявить конкретных сотрудников, участвовавших в генерации тех или иных сведений. Основная причина — значительная часть документов (особенно, финансовых) проходит многоступенчатые процедуры согласования и корректировки на уровне различных ступеней менеджмента.

Работа «авторов» информационных потоков может быть как спонтанной (то есть, документы формируются как побочный основной трудовой деятельности продукт), так и осуществляемой в штатном порядке — это могут быть специалисты, чья задача — генерировать как можно больше имеющих отношение к деятельности компании данных.

Данные, извлекаемые из внутрикорпоративных документов и прочих имеющих признаки достоверности источников, загружаются в информационную систему (условимся, что она в компании уже есть). После чего сведения анализируются и принимается решение, как именно задействовать документы. Если они носят характер предписывающих (например, являются инструкциями), то менеджеры могут посчитать нужным внести в них корректировки или же, наоборот, оставить без изменений. Если это, скажем, бухгалтерские бумаги, то соответствующие выводы по ним могут быть переданы в финансовый отдел для последующего анализа и составления отчета.

В конечном итоге все сводится к тому, чтобы информационные потоки как-то задействовались. А те, что не несут практической пользы, исключались из оборота. Прикладная значимость — главный критерий информации на предприятии.