Как провести эффективную деловую встречу?

Фиксируйте все договорённости

Это нужно, чтобы убедиться, что все участники обсуждения будут соблюдать договорённости. Например, начнут работу над новым проектом, оптимизируют бизнес-процессы или внедрят новую систему KPI.

Фиксировать договорённости можно в три этапа.

Первый этап — подведение итогов рабочей встречи. В конце созвона озвучьте, к чему вы пришли. Убедитесь, что все участники вас слышат и согласны с вами. Сразу определите следующие шаги по достижению намеченных целей: распределите задачи и назначьте ответственных за них.

Второй этап — письменная фиксация договорённостей. После проведения встречи сформируйте письмо с итогами и отправьте его всем участникам. Также стоит отправить его коллегам, которые тоже должны быть в курсе дел, но не присутствовали на совещании.

Вот что должно быть в письме с итогами:

краткие заметки по рассмотренным темам и принятые решения;
следующие шаги, сроки реализации и имена ответственных за задачи;
все отложенные вопросы, к которым вы вернётесь позже.

Третий этап — контроль. Договоритесь со всеми участниками встречи, как вы будете отслеживать прогресс выполнения задач. Например, создадите доску в Trello, сделаете таблицу с общим доступом или заведёте отдельный чат.

Назначение встречи

Для того чтобы письмо было направлено на конкретное действие, автор должен указать место и время встречи. Назначение даты – это щекотливый момент. Автор письма о встрече для переговоров может поступить одним из трех способов:

Назначить конкретную дату.
Назначить дату, но с оговоркой, что ее можно скорректировать по совместной договоренности либо по желанию адресата.
Поставить временные рамки, в которые удобно было бы встретиться. Например, со 12.00 вторника до 18. 00 четверга. Даты при этом все же необходимо указывать.
Оставить дату и время встречи на усмотрение второй стороны.

Последний вариант является самым вежливым, но менее надежным. Ведь деловая переписка подразумевает и мотивирующий на совершение действия партнером момент. А в последнем пункте вся инициатива в вопросе назначения даты перекладывается на адресата. Если есть уверенность в том, что встреча состоится, то можно так поступить.

Парк или летняя веранда

Конечно, проведение рабочей встречи на улице не всегда может понравиться всем участникам совещания, а иногда из-за этого могут возникнуть вопросы касательно серьезности ваших рабочих намерений. Также парк или любое другое место на открытом воздухе не подойдет, если вам требуется показать много наглядных пособий или презентационных материалов. Еще одним минусом может являться отсутствие Wi-Fi, если вам требуется доступ к интернету во время переговоров.

Однако если вы знаете, что у всех участников встречи довольно дружеские отношения, то встреча на улице может быть дешевым и простым вариантом.

Town hall

Еще одно название для подобных митингов – town hall meeting. Town hall – это здание администрации в маленьком городке. Именно в нем собираются жители чтобы обсудить свои вопросы. Вот точно так же и все сотрудники компании собираются на town hall meeting. Оба этих названия – и town hall meeting, и all hands meeting используются практически одинаково, но town hall предполагает диалог, вопросы из зала руководству, в то время как all hands – это просто односторонний доклад начальства сотрудникам.

Last week on the town hall meeting CTO presented new policy on cyber security. Everybody started asking which social media it was still okay to use. На прошлом общем собрании технический директор рассказал про новые правила кибербезопасности. Все начали спрашивать какими социальными сетями все еще можно пользоваться.

Порядок действий на примере

Итак, если принято решение провести встречу на нейтральной территории, необходимо правильно подобрать место встречи. Если это ресторан, следует предварительно его посетить, чтобы ознакомиться с меню, оценить окружающую обстановку, объяснить свои требования администратору.

Обращаем внимание на следующее:

Обслуживание и еда должны быть безупречны.
Отсутствие шумной музыки и лишней публики (предпочтение отдается дорогим ресторанам не только ради статуса, здесь спокойнее).
Неприемлемы специфические виды кухни (экзотическая, национальные), отдайте предпочтение классике.
За столом должно быть достаточно свободного места и для посуды, и для деловых бумаг.
Считается, что неприметный стол у стены уместнее стола, мимо которого ежеминутно мелькают официанты и посетители.

Если с партнером вы уже знакомы, можно назначить встречу лично по телефону. Если же партнер потенциальный, следует начать с отправки письма с вежливым приглашением и указанием предмета обсуждения.

Мотивационные встречи

Мотивационные встречи (иногда называемые сессиями по построению команды) специально предназначены для того, чтобы заручиться поддержкой группы или коллектива работников в процессе изменений. Такие встречи проводятся, чтобы поднять энергию и волю участников для достижения конкретной цели. Они также играют важную роль в укреплении отношений между менеджерами компании и сотрудниками, помимо продвижения корпоративной культуры. Как организатор мотивационной встречи, вы должны апеллировать к ним как эмоционально, так и логически. На такой встрече диалог имеет решающее значение, и люди должны чувствовать, что их услышали, прежде чем они захотят принять и даже реализовать то, что задумано компанией.

Позы, жесты и мимика — этикет делового общения

Немаловажным фактором делового внешнего вида являются позы, мимика и жесты. Ещё в прошлом веке ученые установили, что около 20% информации при личном общении люди воспринимают из слов, а около 80% — невербально.

Именно поэтому важно наблюдать себя со стороны. Это поможет избежать неприятных ситуаций

Первое время можно тренироваться перед зеркалом. Для этого необходимо одеться в деловой костюм и посмотреть на себя со стороны

Особое внимание стоит обратить на следующие аспекты:

Положение головы;
Осанка;
Где находятся руки, когда вы стоите, и как выглядят жесты при разговоре или публичном выступлении;
Положение ног и стоп;
Насколько плавны и уверенны движения.

Ещё лучше записать себя на видеокамеру. Видео даст даже более точное представление, чем зеркало. Если самостоятельно не получается скорректировать то, что не нравится, можно записаться на специальные курсы или посмотреть обучающее видео. Также полезную практическую информацию можно найти в книгах Аллана Пиза.

Рекомендации по жестам и мимике:

Голову держите ровно;
Наклоняйте её слегка вперёд во время рукопожатия;
Используйте активное слушание — слегка кивайте, когда собеседники говорит;
Спину держите ровно, лопатки сведите назад и опустите плечи;
Руки держите перед собой и слегка дополняйте жестами слова;
Ноги желательно ставить на ширине плеч для устойчивой опоры, стопы поворачивать в сторону собеседника;
Все движения совершайте плавно и уверенно, не суетитесь;
Сохраняйте спокойное выражение лица, в меру улыбаясь своему собеседнику;
Смотрите в глаза, но не пристально, потому что пристальный взгляд выражает либо флирт между мужчиной и женщиной, либо агрессию между однополыми собеседниками.

Отдельно стоит остановиться на рукопожатии. В деловом мире это единственное допустимое прикосновение к другому человеку. Никакие объятия, похлопывания по плечу и поглаживания за локоть неприемлемы. Рукопожатие должно быть таким, чтобы не сдавливать чрезмерно руку другого человека, но и чтобы ваша рука не была совершенно расслабленной.

Допустимы одно или два покачивающих движения по вертикали. Недопустимо трясти руку человека. Нежелательно использовать рукопожатие одновременно двумя руками, это перебор. Если ладони вспотели или вы только что зашли в помещение с улицы, где руки замёрзли, то лучше постараться сделать их сухими и тёплыми.

Жесты, которых следует избегать:

Пожимание плечами создаёт впечатление неуверенности в своих словах;
Потирание шеи, носа, щёк, подбородка выдаёт волнение и может свидетельствовать о лжи;
Скрещенные руки на груди — закрытая поза, нежелание слушать собеседника;
Рука на локте часто соответствует состояниям страха и дискомфорта;
Подпирание головы рукой выдает скуку.

Кофейня или ресторан

Пожалуй, наиболее распространенными местами для каких-либо рабочих встреч являются близлежащие кафе и рестораны, которые удобны по местоположению всем участникам встречи. Обычно рабочие встречи назначают где-нибудь в центре города, так как одному человеку из-за удаленности местоположения другого может быть неудобно добираться до места назначения. В этих местах, как правило, есть доступ к Wi-Fi, что позволяет легко получить доступ в интернет и открыть важную информацию на ноутбуке. Кроме того, нахождение в окружении других людей может помочь сделать ситуацию менее личной и облегчить серьезный разговор. Иногда общение с незнакомым человеком может вызвать у некоторых людей дискомфорт, а встреча в кафе и ресторане обычно помогает наладить дружеские отношения для продуктивной работы.

Stand-up meeting

Стоячий митинг, или, скорее, “митинг на ногах” – это когда участники общаются стоя, обычно в небольшом кругу. Чаще всего в таком формате проходят утренние “летучки”, где сотрудники делятся с коллегами сделанным за вчера и планами на сегодня. Почему же они не присядут, ведь “в ногах правды нет”? Потому, что задача stand-up meeting – очень кратко проинформировать всех о текущем состоянии дел – и все. Он должен пройти быстро (5-10 минут), не отвлекать от основной работы и не перерастать в обсуждение конкретных вопросов.

Let’s start our stand up meeting. Everyone, please let everybody know what you did yesterday and what you will be working on today. Итак, начинаем. Пожалуйста, пусть каждый расскажет, что сделал вчера и чем планирует заниматься сегодня.

Четко определите, чего хотите достичь

Егор Гурьев, СЕО и основатель Playkey

Можно долго говорить об этикете и лайфхаках при переговорах, но, на мой взгляд, есть несколько базовых четких и понятных правил, которые влияют на результат встречи.

Первое — вы должны ясно понимать цель переговоров, чего вы хотите достичь.
Второе — зафиксируйте цель перед переговорами, например: «После встречи в этот же день мы подпишем контракт с такими-то условиями, и деньги поступят на счет компании в такой-то срок». Даже если вы не уверены, что это возможно, задавайте именно такую планку и стремитесь к ней.

Пример хорошего результата встречи:

Вам перечислили деньги
Обе стороны подписали контакт
Вам дали контакт человека, принимающего решения

Пример плохого результата:

Собеседник закончил на фразе «я подумаю»
Вас попросили прислать презентацию/дополнительную информацию

В переговорах есть три ключевых этапа, которые привлекают к вам внимание делового партнера и которые должны уложиться в первые три минуты после начала встречи:

Этап 1. Четкая презентация себя и своего проекта. «Привет! Мы в Playkey решаем проблему тех любителей компьютерных игр, кому играть сейчас не позволяет домашний слабый компьютер. А таких в мире, по нашим данным, около миллиарда».

Этап 2

Объяснение собеседнику, почему обратились именно к нему — обязательно обратите внимание на значимость оппонента. « Мы обратились к вам, потому что вы работаете в лидирующей компании с такими-то результатами и сделали вот это в таком-то направлении»

Этап 3. Офер. «Мы предлагаем вам зарабатывать на Х миллионов больше каждый месяц таким-то образом».

Все. Дальше следуют уже другие нюансы выстраивания презентации.

Дальнейшее обсуждение должно строиться только вокруг вашего офера и взаимного интереса сторон. Такой сценарий даст максимальный эффект при минимальных временных затратах.

Не получается — пробуйте еще и еще. Все приходит с опытом. Есть классическое правило 10 000 часов, описанное еще Малькольмом Гладуэллом в книге «Гении и аутсайдеры. Почему одним все, а другим ничего?». Формула звучит так: любой человек может стать гуру в своем деле, если потратит на него 10 000 часов. Начните с первого уже сейчас.

Book somebody’s time

Нормальная практика в большой компании – назначать митинги с помощью какой-нибудь программы, где видно расписание всех сотрудников. Там же вы выбираете время встречи, бронируете комнату, и “бронируете” время тех, с кем назначаете встречу. По-английски это так и будет: book somebody’s time, то есть, буквально, “забронируйте мое время” – как будто это не живой человек, а столик в ресторане или комната в гостинице. С другой стороны, что же тут удивительного – и сотрудник, и его рабочее время – ценный ресурс, нужный многим

Если нужно его внимание, бронируй его и используй с пользой

I agree, we do need to discuss it, but I don’t have time for it right now. Can you book an hour of my time on Friday, second half? Согласен, это надо обсудить, но прямо сейчас у меня на это нет времени. Можете забронировать часовую встречу со мной во второй половине пятницы?

Виды деловых мероприятий и их особенности

Среди основных разновидностей деловых встреч выделяют следующие:

конференция – участие представителей одной либо нескольких организаций в общем обсуждении результатов сотрудничества. В рамках проведения этого мероприятия на первый план выдвигаются проблемы, возникающие при воплощении бизнес-идей, и предлагаются пути их решения;
пресс-конференция – собрание представителей местных и региональных СМИ, организуемое какой-либо компанией для обнародования своей позиции, общественно значимой новости либо любого другого повода

Предполагает участие лиц, непосредственно связанных с этой новостью, либо представителей компании-организатора, которые хотят довести важное сообщение до широкой общественности
Организация конференции с участием журналистов имеет большое значение для компании, предоставляя ей возможность привлечь внимание большой аудитории к ее деятельности и оставаться на виду определенное время;

презентация – торжественное представление новой компании, проекта, товара либо продукции в кругу приглашенных лиц, которое способствует продуктивному общению с целевой аудиторией и потенциальными клиентами. В ходе проведения презентации предоставляется полезная информация об объекте мероприятия в наиболее комфортной для получателя форме;

форум – масштабная площадка, которая используется для всестороннего обсуждения широкого круга вопросов, связанных с одной из сфер деятельности компании
Проведение форумов позволяет повысить уровень доверия к фирмам-участникам, их рейтинг и решить текущие деловые вопросы в неформальной обстановке;
круглый стол – демократичное совещание, которое проводится в рамках более крупного мероприятия с целью многостороннего обсуждения вопросов, актуальных для фирм-участников, и поиска взаимовыгодного решения

Мероприятие такого формата позволяет обобщить мнения относительно обсуждаемой темы и принять решения, на основании которых могут быть заключены новые соглашения;
бизнес-игра – моделирование рабочего процесса, упрощенное воспроизведение производственных ситуаций с обучающей целью. Она представляет собой последовательность действий, которые должны выполнить участники для получения необходимого результата. Позволяет прогнозировать управленческие решения, создавая условия, максимально приближенные к реальным, и вырабатывать необходимые навыки;

тренинг – краткосрочное активное обучение, направленное на повышение квалификации персонала и результатов производственной деятельности. Требует системного подхода, затрагивающего все аспекты бизнеса либо деятельности организации. Большим спросом сегодня пользуются тренинги по деловому общению и эффективным продажам.
фокус-группа – получение мнения целевой аудитории об объектах исследования, в том числе, товарах и услугах, сервисе либо маркетинговой компании посредством интервьюирования ее отдельных представителей. Обсуждение поставленных задач осуществляется непосредственно в группе, состоящей из 7-10 человек. Стандартный опрос для проведения необходимого исследования длится порядка получаса;
семинар – групповое занятие, предназначенное для обмена удачным опытом и полезной информацией с бизнес-партнерами, обсуждения новых проектов, поиска решения каких-либо задач и получения мнения опытных участников. Такие занятия могут быть закрытыми (для определенного круга лиц) и открытыми, когда принять участие в семинаре может любой желающий.

Соответствующий формат мероприятия подбирается в зависимости от целей, которые ставит перед собой заказчик, и ожидаемого результата. К примеру, если это презентация продукции, то информация может быть доведена до широкого круга участников с помощью монолога спикера, тогда как обучающая составляющая в данном случае отсутствует.

Face time

Встречаясь с кем-то, вы получаете его “face time“, то есть, буквально, “время лица” – как бы странно это ни звучало. Тут имеется в виду “личная встреча”, как противоположность решения вопросов с помощью, например, переписки по электронной почте.

Возвращаясь к деловым встречам, есть несколько интересных названий разных встреч, о которых я хочу рассказать. А сами встречи и совещания по-английски называются meetings, не путать со значением слова “митинг” в русском языке – здесь не будет ни лозунгов, ни выступлений, ни политических требований. Meeting – это просто “деловая встреча”. Итак, давайте посмотрим, какие для них есть интересные названия в английском языке.

Деловой этикет: основные правила — дресс-код

Часто явиться на серьёзную встречу без делового костюма равносильно признанию в отсутствии профессионализма и договороспособности. Это может вызвать сомнения и подозрения. Во избежание неприятных ситуаций используйте следующие правила:

Одежда для мужчин — деловой костюм черного, тёмного-синего и угольно-серого цвета.
В редких случаях это может быть стиль Casual (джинсы, пиджак, плюс рубашка или поло.
Идеально, когда одежда сшита на заказ по индивидуальным меркам
Одежда для женщин — деловой костюм чёрного, серого, коричневого цвета.
В редких случаях вместо брюк может быть юбка-карандаш.
Из украшений для мужчин используются часы и запонки;
Для женщин из украшений приемлемы цепочки, серьги и кольца, но не более двух предметов одновременно.
Лицо мужчины должно быть либо гладко выбрито, либо допустимы аккуратные стильные борода и усы.
Для женщин важен аккуратный однотонный маникюр строгих цветов или натуральные ногти.
Макияж из палитры спокойных, нейтральных цветов.
Обувь обязательно должна быть чистой, даже если до офиса или деловой встречи пришлось добираться пешком по грязным улицам. В этом помогает миниатюрная губка или автоматы для чистки обуви, расположенные в фойе.
Пирсинг и татуировки не должны быть видны.

Категорически запрещено:

Женщинам — надевать мини-юбки, платья и блузки с глубоким декольте.
Мужчинам — надевать костюм или сорочку ярких, броских цветов — красный, жёлтый, оранжевый, салатовый.

Дресс-код необходимо соблюдать настолько строго, насколько серьёзен уровень деловой встречи и ответственность за её результаты.

Совещания по принятию решений

Совещания по принятию решений — это другие распространенные типы встреч в компании, где приглашенные принимают подавляющее большинство деловых решений. В то время как небольшие решения часто принимаются на всевозможных собраниях организаций, решения, считающиеся более важными, получают свои выделенные собрания. Все участники заседания должны хорошо знать, что они собираются обсуждать (информацию), чтобы удостовериться, что решение, которое они достигли на собрании, имеет смысл. Поэтому ведущий такой встречи должен определить проблему и дать участникам достаточно времени для обработки до начала встречи.

Требования

Есть каноны деловой переписки, от которых не следует отступать во избежание неверного истолкования. Если в письме будут явные нарушения одного из пунктов, то послание может быть воспринято как оскорбление. Чем лучше составлено письмо о встрече для переговоров, тем больше шансов есть для того, чтобы эта встреча состоялась.
Итак, письмо должно:

Быть составлено правильным языком, без грамматических и синтаксических ошибок.
Иметь официально-деловой стиль изложения. Тон – исключительно доброжелательный, вне зависимости от фактически испытываемых эмоций к адресату. Также должно чувствоваться уважение и стремление к соблюдению интересов общего дела, к взаимной выгоде, сотрудничеству.
Составляться с учетом этических норм, принятых в деловых кругах.
Иметь оптимизированную структуру, содержать короткие фразы, четко выражающие определенную мысль. Логика изложения поддерживается четким внешним делением документа на составные части.
Использовать только те языковые конструкции и средства, которые понятны адресату. В письме не должно быть завуалированных фраз.

Несмотря на то, что в настоящее время большая часть переговоров проходит в электронном виде, соблюдение описанных выше рекомендаций актуальна и для них. Но деловые письма, оформленные «по старинке», на бумаге, тоже имеют свои преимущества. Их несколько.

При их использовании легче представить документальные доказательства в судебной инстанции. Взять сохраненную бумагу проще, чем копировать электронное письмо, распечатывать его, а потом – доказывать его подлинность.
Документацию нужно регистрировать в журналах учета. Это позволяет их легче находить.
Контролирующим организациям проще вести свою работу.

Этапы подготовки деловых мероприятий

Выше мы обсудили, какие общие и специфические задачи приходится решать организаторам подобных мероприятий. Рассмотрим теперь, в какие этапы укладывается их решение:

постановка целей встречи, которая позволяет определить круг участников, масштаб события и потенциальные расходы;
расчет бюджета и его согласование;
разработка плана и концепции события;
распределение задач, формирование графика подготовки;
рекламная компания, обеспечение информационной поддержки мероприятия;
основные подготовительные работы: аренда зала, приглашение участников, подбор спикеров, составление развлекательной программы и поиск артистов, обеспечение безопасности, питания и проживания гостей;
техническое оснащение площадки, где будет проходить мероприятие.

Каждый этап подготовки общественного события – это напряженная организационная и творческая работа, за которой скрывается труд одновременно нескольких специалистов. И если их усилия окажутся успешными, процент достижения бизнес-целей, ради которых планируется мероприятие, достигнет своего максимального значения.

Чтобы запланированное деловое мероприятие прошло гладко и надолго запомнилось вашим гостям, обращайтесь в агентство МаксЭвент. Мы с удовольствием возьмем на себя все заботы по организации встречи любого формата, и проведем это мероприятие на достойном уровне. Наличие собственной базы подрядчиков, современного технического оборудования и комфортных условий для торжества, позволяет нам справляться с задачами любой сложности. Оставить заявку можно на сайте либо посредством телефонного звонка.

Какие задачи включает в себя организация деловых мероприятий?

Проведению делового мероприятия предшествует решение множества задач. Среди них:

разработка креативной концепции встречи либо общественного события;
подбор и аренда площадки, технического оборудования (флип-чарта, проектора, микрофонов, презентера, плазменных панелей, техники для организации онлайн-встреч);
создание базы участников и поиск опытных модераторов;
привлечение медиа-партнеров для освещения мероприятия в СМИ;
формирование программы мероприятия и дизайнерское оформление презентаций докладчиков, выдержанных в одном стиле;
кейтеринг: обслуживание выездным персоналом, организация фуршетной части, кофе-пауз и банкетов;
обеспечение проживания участников на период проведения конференции либо другого мероприятия;
брендирование пространства помещения, разработка логотипа, флористика и оформление сценических конструкций;
изготовление рекламно-презентационной и сувенирной продукции, именных бейджей и дипломов;
фото- и видеосъемка, обработка материалов и подготовка сюжета, тиражирование.

По желанию заказчика также возможна аренда вспомогательного персонала, в том числе, администраторов, переводчиков, хостес, звукорежиссера.

Как видим, чтобы инициировать какое-либо деловое мероприятие, потребуется пройти большой путь – от создания плана встречи до оперативного выполнения мелких смежных задач. Это требует наличия организаторских способностей, опыта, усилий и времени. Именно поэтому подготовку таких событий в сфере бизнеса многие предприятия предпочитают доверять организациям, которые занимают этими вопросами на профессиональном уровне.