Создаем номенклатуру дел промышленного предприятия

Как поместить документ в определенное дело (том) и посмотреть (распечатать) дело (том)

Для помещения документа в дело (том) при создании надлежит заполнить поле «Дело» снизу документа в закладке «Реквизиты». В открывшемся окне указывается том, куда следует поместить документ. Программа автоматически подсказывает его. Если снять галочку «только подходящие», выведутся все текущие тома.

В томе (деле) иногда бывает много документов, но каждый документ может быть в составе лишь одного дела. Из справочника номенклатуры, открыв конкретный том, можно просмотреть состав, а, нажав «Печать», распечатать документы из различных разделов, например: «Карта-заместитель», «Внутренняя опись», «Обложка дела» и «Лист-заверитель».

На закладке «Документов в деле» есть список документов в данном томе. Если нужно, то можно перенести документ из одного тома в другой по соответствующей кнопке.

Всё, что требуется — отметить, в какое из дел переносить документ.

Находясь в карточке тома (дела), на его основании можно создать документы «Уничтожение дел» и «Передача в архив». Когда дело передаётся в архив, нужно заранее поставить галочку, что оно закрыто.

Когда документ будет проведён, внизу дела (тома) выйдет ссылка о том, что дело закрыто некоторого числа.

Итак, контроль за номенклатурой дел требует некоторого времени и внимательности, но результат окупается с лихвой благодаря полному порядку и систематизации всех документов, что обеспечивает эффективность их использования в дальнейшем.

Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

Заказать помощь специалиста 1С

Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура. После того как документ будет официально утвержден, выписки из него направляются в структурные подразделения компании с целью последующего использования в работе.

Номенклатура составляется ежегодно, в конце последнего квартала года и вступает в действие с 1 января нового года. Согласовывать документ с архивным учреждением необходимо не реже одного раза в 5 лет. Если же структура управления организации претерпевает радикальные изменения, номенклатуру ее дел также придется пересмотреть.

Порядок оформления реестра

Чтобы составить номенклатуру дел, учитывающую перечень документов, хранящихся в каждом из подразделений организации, необходимо выполнить следующие действия:

1. Определить перечень документов, используемых в организации, и установить срок их хранения. Для этого можно использовать опросный лист, который заполняются уполномоченным представителем каждого из подразделений компании. После того как лист будет подготовлен, необходимо переработать содержащуюся в нем информацию и составить на ее основании полный список имеющихся документов. В соответствии с этим списком можно сформировать предварительный перечень дел, в которые они будут объединены.
2. Пронумеровать структурные подразделения организации. Полный список подразделений можно получить в отделе кадров. Каждому отделу присваивается свой порядковый номер, при этом очередность нумерации особого значения не имеет — главное, учесть все подразделения.
3. Создать номенклатуру каждого подразделения. На основании полученного списка дел в каждом отделе предприятия составляется собственная номенклатура. О том, как это сделать, будет рассказано далее. Кроме того, можно ознакомиться со статьей, рассказывающей о формировании номенклатуры дел в отделе кадров.
4. Составить общую номенклатуру дел всей организации. После того как все подготовительные работы будут выполнены, можно приступать к составлению общей номенклатуры. Эта процедура является довольно простой: все номенклатуры, составленные для каждого из подразделений компании, объединяются в один документ.

Состав и структура

Положения п. 3.4.9 Правил устанавливают перечень сведений, которые должен содержать готовый документ. Их необходимо свести в таблицу, которая может иметь шапку следующего вида:

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения дела, номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Таблица заполняется следующим образом:

Графа 1 — проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Он формируется так: номер структурного подразделения, использующего дело, плюс (через дефис) порядковый номер дела, под которым он зафиксирован в номенклатуре этого подразделения. При составлении индекса используются арабские цифры.

Графа 2 — указывается заголовок дела. Он должен быть четким, лаконичным и отражать в обобщенном виде содержание всех документов, входящих в состав дела. Использовать размытые формулировки типа «Разное» или «Прочие документы» запрещается. Сначала в номенклатуру включаются заголовки дел, включающих организационно-распорядительную документацию, затем — заголовки дел, содержащих текущие планы и отчетность.

Графа 3 — прописывается количество дел. Раздел заполняется по окончании года — после того как будет установлено точное количество дел (частей или томов), сформированных в процессе работы с документацией.

Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.

Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).

Образец номенклатуры дел организации на 2018 год приводим ниже. Он может быть использован при составлении документа, отвечающего нуждам конкретного предприятия и содержащего перечень дел, формируемых в ходе его функционирования.

Структура номенклатуры и порядок заполнения

Номенклатура дел обязана соответствовать ряду условий:

Во-первых: номенклатура должна работать абсолютно со всей документацией, проходящей через организацию или имеющей к ней какое-либо отношение – как полученной внутри организации, так и со всей внешней документацией.

Во-вторых: наименования дел в номенклатуре всегда должны быть сформулированы в краткой и ёмкой форме и в полной мере отвечать информационному содержанию располагающейся в этом деле документации.

В-третьих: заголовки дел в номенклатуре оформляются при наличии нескольких важных факторов:

• указание типа документа (указ, договор, контракт, протокол);
• информация о документе, составленная и изложенная в краткой форме;
• срок (промежуток времени), к которому принадлежит данная документация и дела, относящиеся к ней;
• номер статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел;
• в случае, когда документы являются копиями – обязательно указать об этом при составлении заголовка.

В-четвертых: в названии дела, включающего в себя переписку, следует в краткой форме указать основных действующих лиц и причину переписки (какой вопрос обсуждается).

В ходе ведения дел их заглавия в номенклатуре могут корректироваться, дополняться и редактироваться.

Образец стандартной номенклатуры дел, предназначенных для ВУЗов:

1. Вопросы общего характера.
2. Управление.
2.1. Указы министерства.
2.2. Указы ректора ВУЗа.
2.3. Сведения о деятельности ВУЗа.
3. Учебная деятельность ВУЗа.
3.1. Учебные проектные работы ВУЗа.
3.1.1. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на год.
3.1.2. Учебные проекты ВУЗа с расчетом на семестр.
3.2. Распорядок занятий.
3.3. Вопросы на экзаменах.
4. Бухгалтерия.
4.1. Бухгалтерская (финансовая) отчетность ВУЗа за год.
4.2. Деловая переписка с банком.
5. Хозяйственно-административная деятельность.
5.1. Проект ремонтных работ аудиторий ВУЗа.
5.2. Деловая переписка с поставщиками строительных материалов.
5.3. Деловая переписка по закупке внутреннего оснащения для аудиторий.

Разделы и тома номенклатуры дел

Теперь про тома и разделы. Их можно создавать соответствующими кнопками — тома через просто «Создать», а разделы — «Создать раздел».

Через программу «1С:Документооборот» соответственно структуре организации возможно автоматическое заполнение разделов. Чтобы его выполнить, указав организацию и нажав на «Ещё», следует перейти к команде «Заполнение разделов по структуре компании».

 Будет показана существующая структура фирмы и по нажатию «Создать разделы» помеченные подразделения скопируются в «Номенклатуру дел» в качестве разделов.

Итак, видно, как подобный справочник ведётся по организациям.

Ещё предлагается перечень номенклатурных дел соответственно пожеланиям пользователя.

Скажем, в разделе «Секретарь» уместно разместить «Приказы», «Деловую переписку» и т. п., в «Отделе кадров» — «Договора с сотрудниками», «Личные дела», «Поручения», в «Юридической службе» — дела по отдельным документам и договорам.

В карточке дела отмечается индекс, заголовок, год, раздел, нужные категория и срок хранения и др.

В «Настройках» можно отметить, какие виды документов, по каким вариантам деятельности или контрагентам хранятся в деле.

Так организовывается структура номенклатуры дел, которую заверяет руководитель, а потом ведёт уполномоченный сотрудник.

Такая номенклатура создаётся на годовой срок, возможен автоматический перенос на новый год.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В ОБЩИХ ЧЕРТАХ

Для бесперебойной работы службы делопроизводства на предприятии (а в дальнейшем для создания и формирования архива) обязательно следует разработать номенклатуру дел для всех структурных подразделений организации.

ТИПЫ И ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Типы номенклатуры дел. Номенклатура дел может быть:

• структурного типа;

• производственно-отраслевого;

• функционального.

Номенклатура дел структурного типа – номенклатура, в которой названия разделов повторяют названия структурных подразделений предприятия. То есть названия разделов номенклатуры дел, структуры и штатного расписания совпадают. Разделам присваивают те же индексы, что и в структуре и штатном расписании (Пример 1).

Номенклатуру дел структурного типа составить проще, чем номенклатуры других типов. Однако при любом изменении структуры или штатного расписания ее нужно пересматривать и корректировать.

Номенклатура дел производственно-отраслевого типа – номенклатура, в которой названия разделов дублируют наименования направлений (видов) деятельности предприятия (Пример 2).

Номенклатура дел функционального типа. В номенклатуре дел такого типа наименования разделов совпадают с функциями, которые реализуются в организации (Пример 3).

Виды номенклатуры дел. Номенклатуры дел различаются также и по видам:

•типовая;

•примерная;

•индивидуальная.

Типовая и примерная номенклатура разрабатывается органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций, предприятий, дочерних филиалов и т.д.

Индивидуальная номенклатура дел – это перечень заголовков дел в определенной последовательности, утвержденных к заведению в делопроизводстве одного конкретного структурного подразделения, и сводной – предприятия в целом. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел всех структурных подразделений предприятия.

ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатуры дел, являются:

1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015).

2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень НТД).

3. Перечень 2010.

4. Ведомственный и другие перечни документов с указанием сроков хранения.

РАБОТА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ (ЭК) ПРЕДПРИЯТИЯ

Часто в процессе деятельности предприятия образуются документы, которые отсутствуют в вышеперечисленных перечнях и, соответственно, установленных сроков хранения не имеют. В этом случае может помочь ЭК предприятия, которая изучает документы и на основаниях критериев их ценности устанавливает сроки хранения.

ЭК создается на предприятии для проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности. Состоит комиссия из наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

В состав ЭК предприятия, как правило, включают руководителя секретариата (канцелярии), архива (либо работника, на которого возложены обязанности архивиста), отдела кадров, бухгалтерии, отдела охраны труда, производственных структурных подразделений (например, цехов) и др.

Основными задачами ЭК являются:

•организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства;

•определение сроков хранения при составлении номенклатуры дел и их формировании;

•рассмотрение и согласование описей дел, актов о выделении к уничтожению дел и других актов;

•подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

1 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010).

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

Работу необходимо проводить на основании нормативно-методических документов. Составлением номенклатуры дел должна заниматься служба делопроизводства, это может быть общий отдел, секретариат или канцелярия и т.п.

Для начала следует определиться с составом образующихся в организации документов. Необходимо изучить устав компании и ее структуру; положения, касающиеся ее структурных подразделений и прочую документацию, которая регламентирует деятельность организации. Также необходимо будет изучить отчетные и плановые документы компании, а помимо этого будет полезным знакомство с номенклатурой дел за предыдущий период.

Принято считать, что сводную номенклатуру дел предприятия составляют на основании номенклатур структурных подразделений, которые сначала согласовываются с ведомственным архивом. В связи с отсутствием времени и надлежащей квалификации сотрудники отделов практически не имеют возможности для составления такого документа. Именно поэтому большую часть работы поручают специалисту, ответственному за создание сводного документа. Идеальным вариантом будет представление в службу делопроизводства списков с названиями всех дел от каждого структурного подразделения.

Необходимо, чтобы в документе нашли отражение все документируемые участки. Зачастую сотрудники отделов возражают против создания номенклатуры, утверждая, что все необходимые документы и так находятся у них под рукой. Однако в соответствии с правилами необходимо, чтобы заголовки всех заводимых дел были внесены в номенклатуру. Исполненные же документы должны быть сформированы в дела в соответствии с общей системой.

Как уже было сказано, наиболее сложной частью работы при создании номенклатуры является правильная формулировка заголовков дел, их систематизация и проставление сроков хранения, а кроме того необходимо будет сделать ссылки на соответствующие статьи в перечне документов. Мы поговорим об этом подробнее в другой публикации, когда будем рассматривать конкретные примеры составления номенклатуры дел в организации.

Сводную номенклатуру дел необходимо оформлять на общем бланке компании, причем основная часть имеет вид таблицы с названиями граф в соответствии с регламентом.

Далее в соответствии с нормативными требованиями следует провести утверждение данного документа. Основные этапы утверждения номенклатуры таковы:

• должностное лицо, ответственное за архив организации, должно завизировать документ;
• затем руководитель службы делопроизводства должен подписать его;
• далее документ необходимо согласовать с экспертной комиссией организации, для чего потребуется составлениепротокола заседания экспертной комиссии,
• затем номенклатуру следует направить на рассмотрение в экспертно-проверочную комиссию подходящего архивного учреждения, что происходит как минимум раз в пять лет, однако данный этап может быть пропущен, если предприятие не осуществляет передачу документации на государственное хранение;
• далее руководитель предприятия утверждает номенклатуру дел, что отражается в соответствующем грифе на самом документе или же представляет собой приказ об утверждении номенклатуры дел).

Типичной ошибкой многих является перемена местами двух последних этапов. Следует быть внимательными, чтобы не допускать ее. Дело заключается в том, что государственный архив вправе требовать внесения изменений в номенклатуру дел. Поэтому после утверждения документа уже поздно проводить согласования с кем-либо.

Правила таковы, что номенклатура дел предприятия должна составляться в трех-четырех экземплярах, которые будут храниться таким образом:

• документ постоянного хранения должно храниться в службе делопроизводства;
• еще один экземпляр хранится в государственном архиве (если же отсутствует согласование с проверочной экспертной комиссией соответствующего архива, то данный экземпляр не требуется);
• третий экземпляр документа должен лежать в архиве предприятия;
• остается еще один рабочий экземпляр, который лучше всего разместить так, чтобы к нему был свободный доступ у всех сотрудников компании, или же держать в электронном виде.

Что включать в состав номенклатуры дел?

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» — для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) — также следует включать в номенклатуру дел.

Не забудьте включить в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Но если, скажем, профсоюз — это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является.

Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае могут быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них.

Порядок и требования к оформлению

В качестве разделов номенклатуры выступают названия отдельных структурных подразделений компании, которые размещаются последовательно, по степени важности для предприятия. Сначала указываются более значимые отделы производства, потом идут второстепенные органы с присвоением им номерных индексов

В других случаях разделы номенклатуры могут состоять из важных руководящих должностей организации, также перечисленных в номерном порядке (1. ген. директор, 2. зам. директора и т.д.)

Грамотное оформление дела позволяет успешно и своевременно найти необходимые документы, гарантирует их доступность, сохранность, а также существенно упорядочивает сам процесс документооборота, что немаловажно при делопроизводстве, где обычно проходит и реализуется немало документации. Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате

Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям

Оформление дел происходит по месту зарегистрированной документации – в канцелярии, либо в секретариате. Данная процедура исполняется в согласовании с наименованиями дел по предварительно сформированной номенклатуре организации либо по классификационным показателям.

В основной массе предприятий создание дел осуществляется согласно наименованиям типов документов (актов, указов, договоров и т.д.)

При создании дел следует придерживаться следующих условий:

• В делах размещается только исполненная и грамотно оформленная документация.
• Документация, затрагивающая проблемы, подходящие под общий раздел, размещается в общем же деле.
• В одном деле размещается только один образец документа (оригинал либо заверенная копия).
• Любой документ, введённый в дело, должен быть грамотно оформлен (обладать датой, росписью, печатью о выполнении и т.п.) в соответствии с Федеральными стандартами.
• Для обеспечения дополнительного удобства работы с номенклатурой, в одно и то же дело интегрируется преимущественно документация одного и того же года регистрации.
• Документация в самом деле размещается в хронологическом порядке (02.03.2006, 03.03.2006 и т. д.), в нумерологическом (№1, №2..) либо в алфавитном (по именам создателей документов, либо в алфавитном порядке по наименованиям учреждений-корреспондентов).
• Часто применяется временно-логическая концепция, при которой документация размещается в делах в процессе решения тех или иных проблем. Подобная система размещения документов по сути сходится с хронологической.
• Документация различного периода хранения распределяется в различные же дела.
• В деле не могут разместить документы, не соответствующие его наименованию, неверно составленные (отдают на доработку), черновые, напечатанные на копире.
• Дело не может включать более чем 250 листов, и по этой причине, если бумаг будет больше, их будут передавать в нескольких томах, указав на лицевой стороне номер тома.
• Контракты организации могут разделяться на две категории и храниться в различных делах. В одной категории находятся торговые договоры среди коммерческих организаций, в другой – рабочие соглашения (контракты) с сотрудниками.
• Указы по трудовой деятельности оформляются по отдельности от указов сотрудникам организации.
• Документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, оформляются в алфавитном порядке по фамилиям работников.

При создании дел с наличием корреспонденции главным условием считаются её размеры.

Предполагая увеличение объёмов переписки с деловыми партнерами, рациональным решением было бы приобретение отдельного дела для всей деловой переписки. При последующем возрастании размера переписки можно также входящую и исходящую переписку разбить согласно их типам: на бумажную корреспонденцию, на электронную почту и прочее.

Проекты и отчеты сохраняются в делах того года, к которому они принадлежат согласно его информационному наполнению, вне зависимости от периода их формирования либо регистрации.

На лицевой части нужно указать:

• наименование организации;
• индексный номер и номер тома, когда дело разделено на ряд домов;
• заглавие дела;
• год регистрации;
• количество листов;
• время хранения.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

   Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).

Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:

• индекс или номер дела,
• заголовок или название,
• количество содержащихся в нем частей или томов,
• срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
• отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).

В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален – это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры – это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.